Wenn der Vertrag definiert und zu einem akzeptablen Grad geschätzt worden ist, sollte dem Kunden oder Interessenten eine Ausschreibung geschickt werden. Da Ausschreibungen an mehrere Kunden und Interessenten gesendet werden können, können die Ausschreibungen, je nach Kunde, an den sie gesendet werden, in manchen Fällen verschieden sein. Um dies zu erlauben, kann gewählt werden, welche Vertragsrevision in der Ausschreibung verwendet werden soll.
Zu beachten ist, dass die Ausschreibungsdokumente generell maßgeschneidert werden, und solche maßgeschneiderten Dokumente müssen manuell erstellt werden.