Die Prozesskostenrechnung unterscheidet sich von traditionellen Kalkulationsmethoden dadurch, dass Prozesse verwendet werden, deren Kosten sich aus dem Verbrauch von Ressourcen ergeben. Die Prozesskostenrechnung ist eine Möglichkeit, mit dem Variantenreichtum und der Komplexität der Produktion zu kalkulieren, und nicht nur Kosten zwischen Ressourcen und physischen Produktionsmengen zu verknüpfen. Mithilfe der Prozesskostenrechnung lassen sich die tatsächlichen Kosten des Produkts präziser ermitteln, Kostendeckungspunkte bestimmen, Artikel nach der Höhe des mit ihnen erzielten Gewinns bzw. Verlusts sortieren usw.
Der grundlegende Ansatz besteht darin, Systemprozesse mit Ressourcen und Kostenstellen zu verknüpfen. Anschließend werden die Prozesse Bestandsartikeln zugeordnet. Kosten lassen sich bestimmten Produkten zuordnen, die komplexer und variantenreicher als das produzierte Standardprodukt sind, indem diesem Produkt mindestens ein Prozess direkt hinzugefügt wird.
Statt willkürlich die Maschinenkosten zu erhöhen oder spezielle virtuelle Arbeitsplätze für komplexe Produkte zu erstellen, können Sie Prozesse mit Treibern (z. B. Anzahl der Rüstvorgänge und Rüstzeit in Stunden) den betreffenden Produkten zuweisen. Produkte, bei denen Rüstzeit, Konstruktionsaufwand oder sonstige Vorbereitungen umfangreicher ausfallen, werden dadurch mit höheren Gemeinkosten belastet als das Standardprodukt.
Im Folgenden wird der Arbeitsablauf zur Einrichtung eines Prozesskostenrechnungssystems beschrieben. Bei diesem Ablauf handelt es sich um eine Empfehlung für die Arbeit mit der Prozesskostenrechnung; selbstverständlich können Anwender je nach Bedarf einen eigenen Arbeitsablauf entwerfen.
Ressourcen werden von firmeninternen Prozessen verbraucht. Die Anzahl der Prozesse variiert zwar von Firma zu Firma, es empfiehlt sich jedoch, die 10-15 Prozesse herauszufinden, die in einem Unternehmen am häufigsten verwendet werden.
Die Kostenstellen werden gemeinsam mit budgetierten Kosten pro Zeitraum definiert. Der kleinstmögliche Zeitraum ist 1 Tag, es wird jedoch empfohlen, die Kosten für einen Zeitraum von einem Quartal, einem Halbjahr oder einem Jahr zu definieren.
Ein Prozess muss mit einer Kostenstelle verknüpft werden, damit Kosten an den letzten Kostenträger, d. h. die Artikel, weitergegeben werden können. Hierzu wird ein Faktor festgelegt, mit dem der Prozess Kosten aus der Kostenstelle verbraucht. Ein Prozess kann Kosten aus mehreren verschiedenen Kostenstellen verbrauchen.
Hier wird der Prozesskostentreibersatz berechnet. Der Prozesskostentreibersatz ist der Kostensatz für die einzelnen Prozesse. Der Kostensatz, der sich aus dem Quotienten Kostenstelle geteilt durch geschätzte Verwendung des Prozesskostentreibers ergibt, enthält die Kosten, die der Prozess an alle verknüpften Artikel weitergibt.
Beim Erstellen eines Prozesses wird eine Klasse mit der gleichen ID erstellt. Prozess und Klasse sind eindeutig aufeinander bezogen. Sie werden in der gleichen Weise behandelt, unabhängig davon, ob der Inhalt der Klasse aus Prozessen oder Elementen stammt.
Bei einem Prozesskostentreiber handelt es sich innerhalb der Prozesskostenrechnung um das Äquivalent zu einem Kostenelement. Der Unterschied zwischen beiden liegt in den Eigenschaften des Treibers sowie im zugewiesenen Betrag.
Ein Prozesskostentreiber besitzt eine Quelle innerhalb des Systems. Er ist ein quantitatives Maß für die Ausgabe eines Prozesses. Bei jeder Ausführung eines Kostentreibers werden die Kosten des entsprechenden Prozesses den Artikeln zugeordnet, mit denen dieser verknüpft ist.
Beispiele für Prozesskostentreiber sind die Anzahl der Bewegungen, die Anzahl der Entnahmen, die Anzahl der Eingänge und die Anzahl der Rüstvorgänge. Demgegenüber sind Anzahl der Rüstzeitstunden, Anzahl der Maschinenstunden und Anzahl der Arbeitsstunden Beispiele für Kostenelemente.
Ein weiterer Unterschied zwischen Prozesskostentreibern und Kostenelementen liegt darin, dass die Anzahl der Entnahmen und die Anzahl der Eingänge zwar im System verfolgbar sind, jedoch nicht vom Anwender in der Stückliste oder in Arbeitsplänen festgelegt werden. Die quantitativen Angaben dieser Prozesse muss daher im Rahmen des Kalkulationssystems festgelegt werden.
Das System unterstützt sowohl Transaktionstreiber als auch Dauertreiber. Ein Transaktionstreiber zählt die Häufigkeit der Ausführung eines Prozesses. Transaktionstreiber können verwendet werden, wenn jede Ausgabe den Prozess gleich stark beansprucht. Beispiele für Transaktionstreiber sind die Anzahl der Rüstvorgänge und die Anzahl der Entnahmen.
Die Dauertreiber stehen für die Zeitspanne, die zum Durchführen eines Prozesses erforderlich ist. Die für einen Prozess erforderliche Zeit kann von Bestandsartikel zu Bestandsartikel verschieden sein. Beispiele für Dauertreiber sind Rüstzeit in Stunden/Personal und Fertigungszeit in Stunden/Maschine.
Das System erstellt eine Reihe von Standard-Prozesskostentreibern, wenn ein Standort erstellt wird:
| Wert | Bezeichnung |
| 110 | Anzahl Entnahmen |
| 120 | Gewicht pro Einheit |
| 210 | Anzahl Rüstvorgänge/Personal |
| 220 | Anzahl Arbeitsgänge/Personal |
| 230 | Rüstzeit/Personal in Stunden |
| 240 | Fertigungszeit in Stunden/Personal |
| 310 | Anzahl Rüstvorgänge/Maschine |
| 320 | Anzahl Arbeitsgänge/Maschine |
| 330 | Rüstzeit/Maschine in Stunden |
| 340 | Maschinenlaufzeit in Stunden |
| 410 | Anzahl Kundenaufträge |
| 420 | Anzahl produzierte Einheiten |
| 430 | Anzahl Komponenten |
| 440 | Anzahl Artikel |
| 450 | Anzahl Produkte |
| 460 | Kosten produzierter Einheiten |
| 470 | Anzahl Bestellungen |
| 520 | Anzahl der Eingänge |