Neue Dokumentendatei erstellen
Erläuterung
Eine neue elektronische Dokumentendatei kann auf zwei Arten erstellt werden:
- Zum Erstellen einer neuen Dokumentenrevision oder zum Erstellen eines auf einer Vorlage basierenden Dokuments auf die Funktion Bearbeiten klicken.
- Auf Einchecken klicken, um vorhandene Dateien an die ausgewählte Dokumentenrevision anzufügen.
Voraussetzungen
- Eine Dokumentenrevision muss vorhanden sein und darf keine angefügte Dokumentendatei aufweisen.
- Wenn Sie eine neue Dokumentrevision auf Grundlage einer Dokumentendateivorlage erstellen, muss auf der Seite EDM-Grundlagen/Dokumentendateivorlage eine Dateivorlage für die ausgewählte Kombination aus Dokumentenklasse, Sprache und Format vorhanden sein.
- Der Dateityp der ursprünglichen Dokumentendatei muss auf der Seite EDM-Grundlagen/Dateitypen erfasst sein.
- Wenn für das Dokument eine Ansichtskopie erforderlich ist, muss eine Ansichtskopiedatei mit demselben Namen wie die Originaldatei, aber mit einer anderen Dateierweiterung erstellt und am selben Speicherort wie die Originaldatei gesichert werden. Der Dateityp der Ansichtskopie muss anschließend auf der Seite EDM-Grundlagen/Dateitypen erfasst und der zugehörige Dokumententyp auf „Ansicht“ eingestellt werden.
- Wenn mehrere Dokumentendateien an die Dokumentrevision angehängt sind, müssen diese Dateien zusätzlich zur Originaldatei und zur Ansichtskopie vorbereitet werden, bevor das Original eingecheckt wird.Diese Dateien werden also eingecheckt, wenn sie vorhanden sind. Wenn sie nicht vorhanden sind, wird die Originaldatei ohnehin eingecheckt. Die Dateitypen dieser Dateien müssen auf der Registerkarte EDM-Grundlagen/Anwendung registriert und die Dokumententypen unter der ausgewählten Klasse im Fenster Dokumentenklassen-Prozessaktion konfiguriert werden.
Auswirkungen
- Mit der Dokumentenrevision wird eine Dokumentendatei verbunden. Wenn eine erweiterte EDM-Datei verwendet wird, können eine oder mehrere zusätzliche Dateien automatisch vom System eingecheckt werden. Die Dateitypen und ihre Nummern hängen von der Konfiguration in "Dok.klasse Verarbeitungsaktion" ab.
- Die Dokumentendatei und die Ansichtskopiedatei (falls vorhanden) werden in das Repository eingecheckt.
- Wenn mehrere Dokumentendateien mit der ausgewählten Dokumentenrevision verbunden werden sollen (Ansichtsdatei und andere Dateien), die Originaldatei im Datei-Explorer auswählen. Die übrigen Dateien werden dann automatisch zusammen mit der Originaldatei eingecheckt (vorausgesetzt, die Dateitypen wurden konfiguriert).