Diese Aktivität dient zum Erstellen einer Ansichtkopie für ein Dokument. Eine Ansichtskopie wird benötigt, wenn die Anwendung, mit der das ursprüngliche Dokument erstellt wurde, nicht verfügbar ist, oder wenn das Dokument gelesen werden muss, aber nicht in einem bearbeitbaren Format bereitsteht. Die meisten Ansichtskopien werden in Adobe Acrobat als PDF (Portable Document Format) erstellt.
Stellen Sie sich, dass der Dateiname für die Ansichtskopie mit dem Namen der ursprünglichen Dokumentdatei übereinstimmt, jedoch die Dateierweiterung PDF hat. Diese Methode kann mit Hilfe eines Makros automatisiert werden. Wenn eine Ansichtskopie erstellt werden soll, muss dies bei der Erstellung eines neuen Dokuments über Bearbeiten oder Einchecken für den Dokumententitel angegeben werden.
WARNUNG: Bei dem Namen der Dokumentdatei handelt es sich um einen internen Namen für IFS/Dokumentenmanagement, der nicht geändert werden darf. Eine Änderung dieses Namens führt zu Inkonsistenzen in der Datenbank und hat zur Folge, dass auf die Datei nicht mehr zugegriffen werden kann.
Nach dem Einchecken der Dokumentdatei kann das Dokument durch Klicken auf Ansichtskopie angezeigt werden.