Diese Aktivität dient zur Eingabe grundlegender Daten für die Bearbeitung unterschiedlicher Zahlungstypen, insbesondere von Zahlungsformularen. Diese Pflichtaufgabe muss vom Systemadministrator oder einer Person mit entsprechender Berechtigung ausgeführt werden. Hinweis: Für jeden Dokumententyp sind unterschiedliche Felder verfügbar, da einige Informationen nur für bestimmte Dokumententypen zutreffen.
Basisdatenanforderungen von einigen der gebräuchlichsten Zahlungsformulare sind unten beschrieben.
Kundenscheck
Für Kundenschecks muss eine Formularserien-ID angegeben werden. Es ist möglich anzugeben, ob Buchungen auf ein Interimsfinanzkonto vorgenommen werden sollen, wenn das Zahlungsformular zum Einlösen an ein Zahlungsinstitut gesendet wird. Es muss mindestens eine der für das Zahlungsformular eingegebenen Formularserien-IDs als Standard ausgewählt werden.
Lieferantenscheck
Alle Basisdaten, die für den Kundenscheck eingegeben werden, werden auch für den Lieferantenscheck eingegeben. Außerdem müssen folgende Daten eingegeben werden: die maximale Anzahl von Posten, die auf dem Scheck gedruckt werden kann (d. h. die Anzahl der Zahlungsposten), der Zahlungscode, das mit dem Zahlungsformular verknüpfte Finanzmittelkonto, die Zahlungsart, mit der das Zahlungsformular verwendet wird, und die Scheckvorlage.
Es gibt drei mögliche Zahlungscodes:
Neu: Wenn ein Scheckformular die maximale Anzahl von Rechnungspositionen enthält, wird ein Scheck über die Summe dieser Positionen gedruckt. Falls mehr Rechnungspositionen beim gleichen Zahlungsvorgang bezahlt werden müssen, wird ein weiterer Scheck gedruckt. Das bedeutet, dass ein Zahlungsempfänger bei einem Zahlungsvorgang mehrere Schecks erhalten kann.
Entwertet: Der letzte Scheck wird über einen Betrag ausgestellt, der alle bei der Zahlung berücksichtigten Rechnungen abdeckt. Die übrigen Schecks erhalten den Status Entwertet, und auf jedem Scheckformular werden die Rechnungspositionen vermerkt.
Separat: Eine separate Mitteilung wird erstellt, wenn nur ein Scheck gedruckt wird und Rechnungen vorliegen, die die maximale Anzahl von Rechnungspositionen im Scheckformular überschreiten, aber dennoch im Scheck berücksichtigt werden.
Lieferantenscheck - Erstellen einer Positive Pay Datei
Ein „Positive Pay“ ist der Prozess der Generierung einer Datei, die an die Bank gesendet wird und aus einer Liste der freigegebenen Scheckbeträge und anderer Informationen besteht. Diese Datei wird von der Bank als eine Sicherheitsmaßnahme verwendet, um die Schecks zu überprüfen, die zur Verarbeitung eingereicht wurden. Zum Versenden von Positive Pay-Schecks sollten die folgenden Attribute aktiviert worden sein:
Datei für „Positive Pay“ erstellen: Wenn diese Option ausgewählt ist, kann eine Datei für „Positive Pay“ mithilfe eines Zahlungsauftrags oder eines externen Zahlungsdateiassistenten erstellt werden. Zum Auswählen die Option Datei für „Positive Pay“ erstellen muss eine gültige Dateivorlage für „Positive Pay“ vorhanden sein. Das Drucken einzelner Schecks mithilfe der Befehlsschaltflächenoption Lieferantenscheck drucken gestattet es Ihnen nicht, eine Datei für „Positive Pay“ zu erstellen.
Positive Pay Dateivorlage: Dieses Attribut ermöglicht es Ihnen, eine externe Dateivorlage für positive Zahlungen mithilfe der Werteliste zu aktivieren und anhand der verfügbaren externen Dateivorlagen, zu überprüfen, die für den Positive Pay Dateityp definiert sind.
Kundenwechsel
Es ist erforderlich, eine Formularserien-ID und eine Serien-ID für offene Akontozahlung einzugeben. Mindestens eine Formularserien-ID muss als Standard ausgewählt sein. Es ist möglich anzugeben, ob Buchungen auf ein Interimsfinanzkonto vorgenommen werden sollen, wenn das Zahlungsformular bei und/oder vor Fälligkeit eingelöst wurde. Wenn Wechseltypen in Basisdatenzeilen angegeben werden, muss ein Wechseltyp als der Standardwechseltyp für Kundenwechsel ausgewählt werden. (Hinweis: Wenn ein Wechseltyp für eine Basisdatenzeile angegeben wird, muss auch ein Wechseltyp für alle anderen Basisdatenzeilen angegeben werden.)
Kundenwechsel können offen gelassen werden, wenn sie vor ihrem Fälligkeitsdatum zum Einlösen an das Zahlungsinstitut gesendet werden. Die Option Wechsel bei Einlösung vor Fälligkeit offen halten steuert dies, wie unten gezeigt:
Ausgewählt: Der Wechsel ist noch offen und wird auf ein "Wechsel im Voraus eingelöst"-Konto (PP25) gebucht. Der Wechsel wird später, je nachdem, ob ein Interim-Finanzmittelkonto verwendet wird, entweder in der Wechselerfassung abgerechnet oder unter "Zahlung-Allgemein" eingelöst. Wenn diese Option ausgewählt ist, ist es auch möglich, die Option Forderungsumbuchung bei Einlösung vor Fälligkeitsdatum auszuwählen, um offene Wechsel umzubuchen.
Nicht ausgewählt: Der Wechsel wird auf die gleiche Art abgerechnet, als wäre er bei Fälligkeit zur Einlösung gesendet worden, und wird später unter "Zahlung-Allgemein" eingelöst, falls ein Interim-Finanzmittelkonto verwendet wird.
Für Kundenwechsel kann durch Auswählen der Option Indossament zulassen das Indossieren von Wechseln aktiviert werden. Das Indossieren erfolgt, um mithilfe eines von einem Kunden erhaltenen Wechsels die Schulden gegenüber den Firmenlieferanten zu begleichen.
Lieferantenwechsel
Die Basisdaten für Lieferantenwechsel sind ähnlich wie die für Lieferantenschecks. Die Sortierfolge Zahlungsavis und Verwendung eines Interimsfinanzkontos ist für Lieferantenwechsel nicht anwendbar. Außerdem kann ein Wechseltyp für jede Basisdatenzeile angegeben werden (Hinweis: Wenn ein Wechseltyp für eine Basisdatenzeile angegeben wird, muss auch ein Wechseltyp für alle anderen Basisdatenzeilen angegeben werden.) Wenn Wechseltypen eingegeben werden, muss ein Wechseltyp als der Standardwechseltyp für Lieferantenwechsel ausgewählt werden. Es ist auch möglich anzugeben, ob eine Stempelgebühr erlaubt sein soll oder nicht.
Kunden - Zahlungsquittung
Für eine Kunden-Zahlungsquittung muss eine Formularserien-ID eingegeben werden. Es ist auch möglich, ein Finanzmittelkonto und/oder eine Betriebsstätte für die Formularserien-ID in der gleichen Basisdatenzeile anzugeben. Wenn eine Zahlung zu einer Steuerrechnung führt, wählt das System automatisch eine Formularserien-ID aus, für die die Option Steuerrechnung ausgewählt ist. Wenn also für die Firma die Option Steuerrechnung verwenden auf der Registerkarte „Unternehmen/Firma/Steuerkontrolle“ ausgewählt ist, muss mindestens eine Formularserien-ID für Kundenzahlungsquittungen definiert und die Option Steuerrechnung ausgewählt sein.
Barauszahlungsbeleg und Bareinzahlungsbeleg
Die Dokumententypen Barauszahlungsbeleg und Bareinzahlungsbeleg treten in Abhängigkeit von der Art der Transaktion in Kraft, die über das Finanzmittelkonto durchgeführt wird. Für Quittungen, die von Kassenfinanzkonten gedruckt werden sollen, muss eine kontospezifische Formularserie definiert werden. Wenn eine Zahlung vom Finanzmittelkonto vorgenommen wird, ist die für den Dokumententyp Barauszahlungsbeleg definierte Formularserie in Kraft, und wenn eine Zahlung auf dem Finanzmittelkonto eingeht, tritt die für den Dokumententyp Bareinzahlungsbeleg definierte Formularserie in Kraft.
Kundenrückzahlung per Scheck
Alle Basisdaten, die für den Lieferantenscheck eingegeben werden, werden auch für den Kundenrückzahlungsscheck eingegeben. Der bedeutende Unterschied ist, dass das Feld Dokumentnummernserie der Lieferantenscheckserien-ID verwenden hier nur für diesen speziellen Zahlungsdokumenttyp sichtbar ist. Eine vorhandene Serien-ID, die mit einem Lieferantenscheck verknüpft ist, kann mit einem Kundenrückzahlungsscheck verbunden werden, um eine ungebrochene Dokumentnummernserie fortlaufend beizubehalten.
Hinweis: Das Finanzmittelkonto, die Scheckvorlagen-ID und der Zahlungscode und der Rückzahlungsschecks müssen übereinstimmen, wenn die Dokumentnummerserie verwendet wird, die mit einer Lieferantenscheckserie verknüpft ist.
Kundenrückzahlungsscheck – Positive-Pay-Scheck erstellen
Alle ausgestellten Schecks, d. h. einschließlich Kundenrückzahlungsschecks und Lieferantenschecks, werden unter der Voraussetzung in einer einzelnen Positive-Pay-Datei enthalten sein, dass die gleiche Positive-Pay-Dateivorlage verwendet wurde.
Datei für „Positive Pay“ erstellen: Wenn dieselbe Dateivorlage für „Positive Pay“ sowohl für die Lieferanten- als auch die Kundenrückzahlung aktiviert ist, wird eine Datei für „Positive Pay“ über das automatische Zahlungsverfahren seitens des Lieferanten erstellt. Das bedeutet, dass dies beim Erstellen eines Lieferantenschecks mit einem Lieferantenzahlungsauftrag erfolgt. Wenn jedoch eine andere Positive-Pay-Dateivorlage für einen bestimmten Kundenrückzahlungsscheck verwendet wurde, wird dieser Kundenrückzahlungsscheck nicht in der Positive-Pay-Datei berücksichtigt, die beim automatischen Lieferantenzahlungsverfahren erstellt wurde. In diesem Fall müssen Sie eine Positive-Pay-Datei für Rückzahlungsschecks mithilfe des Assistenten für externe Dateien erstellen.
Dateivorlage für „Positive Pay“: Mithilfe der Dateivorlage für „Positive Pay“ können Sie eine externe Dateivorlage auswählen. Sie dient zum Abgleich mit den verfügbaren externen Dateivorlagen, die für den Positive-Pay-Dateityp definiert sind.
Für diese Aktivität müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein: