Die Workflow-Konfiguration ermöglicht die Konfiguration des Workflows und der Aktionen entsprechend den Anforderungen der mobilen Benutzer. Die Konfiguration erfolgt in IFS Cloud Web. Es ist möglich, Aktionen und Prozesse, die in mobilen Clients verfügbar sind, zu aktivieren oder deaktivieren, Aktionen (z. B. Rückgaben oder Bilder) auszublenden oder Aktionen als erforderlich zu definieren (d. h. Datensätze müssen erstellt werden, bevor die Arbeitszuordnung abgeschlossen werden kann).
Um festzulegen, wann ein bestimmter Workflow angewendet werden soll, verwenden Sie die Registerkarte Filter, um die Auswahlkriterien für die Konfiguration zu definieren. Die Filterparameter können je nach ausgewähltem Konfigurationstyp variieren. Eine Workflow-Konfiguration wird nur angewendet, wenn die Workflow-Filterkriterien erfüllt sind. Zum Beispiel, wenn der Objekttyp eines Objekts „Kessel“ ist, der Arbeitstyp einer Aufgabe „Korrektiv“ ist oder wenn die Instandhaltungsabteilung einer Personenressource „Elektr. Abteilung“ ist.
Alle aktiven Konfigurationen werden beim Aktivieren des Geräts mit IFS Mobile Clients synchronisiert.
Der Konfigurationstyp gibt die Prozesse und Aktionen an, die für die Konfiguration zur Verfügung stehen.
Das für eine Konfiguration definierte Gewicht bestimmt, welche Konfiguration angewendet wird, wenn es mehrere gültige Konfigurationen gibt. Gewicht ist nur für die Konfigurationstypen Arbeitsaufgabe und Konfigurierte Arbeitsaufgabe anwendbar. Wenn es mehr als eine gültige Konfiguration gibt, gewinnt die höchste Gewichtung, d. h. der Workflow mit dem höchsten Gewichtungswert wird angewendet.
Workflow-Konfigurationen können sowohl für Technikerportale als auch für mobile Arbeitsaufträge angewendet werden. Wählen Sie die entsprechende Option im Feld Verwendet in.
Verwenden Sie die Registerkarte Filter, um die Filterkriterien für die Konfiguration zu definieren, die auf Arbeitsaufgaben im mobilen Gerät angewendet werden. Fügen Sie die vordefinierten Instandhaltungsumfrage auf der Registerkarte „eFormulare“ hinzu. Geben Sie die Instandhaltungsabteilung und den Standort der Instandhaltungsabteilung der Arbeitsaufgaben, auf die die Konfiguration angewendet werden soll, auf der Registerkarte Standorte ein.
Hinweis: Der auf der Registerkarte Filter definierte Arbeitstyp gilt nur für arbeitsauftragsbezogene Arbeitsaufgaben und wird ignoriert, wenn dieselbe Konfiguration auf Anforderungsaufgaben angewendet wird. In ähnlicher Weise gilt der auf der Registerkarte Filter definierte Aktivitätstyp nur für Anforderungsaufgaben, und der Aktivitätstyp wird ignoriert, wenn dieselbe Konfiguration auf eine Arbeitsaufgabe eines Arbeitsauftrags angewendet wird.
Die Seite Aktionen-Flow ist für den Konfigurationstyp Konfigurierte Arbeitsaufgabe aktiviert. Hier ist es möglich, einen erzwungenen Arbeitsablauf zu definieren, der einer bestimmten Abfolge von Aktionen folgt, die den Anwender durch die für diesen bestimmten Arbeitsablauf relevanten Schritte führt. eFormulare (Instandhaltungsumfragen) sind für bestimmte Aktionen wie Statusänderungen und eFormulare aktiviert. Diese Umfragen müssen mit Workflow-Typ – Konfigurierter Workflow definiert und zuerst auf der Registerkarte eFormulare registriert werden.
Es ist möglich, eine Abbruchaktion im Feld eForm-Abbruch auf der Registerkarte Aktionsablauf hinzuzufügen. Dies ermöglicht dem Anwender, den Workflow per Abbruchfrage zu umgehen oder zu beenden.
Die folgenden eForm-Abbruch-Aktionen werden unterstützt. Wenn keine beendende Aktion definiert wurde, wird der Workflow normal fortgesetzt.
Beim Arbeiten mit Material kann dem Anwender mithilfe von Sortimenten eine eingeschränkte Menge von Artikeln präsentiert werden. Für materialbezogene Aktionen auf der Registerkarte Aktionsablauf können ein oder mehrere Sortimente im Feld Sortimente definiert werden. Wenn ein Sortiment definiert ist, können nur Artikel aus diesem Sortiment für die jeweilige Aktion verwendet werden.
Die folgenden Workflow-Aktionen sind für die Konfiguration von Arbeitsaufgaben verfügbar. Alle Aktionen sind standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie Aktionen, die nicht verwendet werden. Wenn Sie möchten, dass mobile Techniker bestimmte Aktionen durchführen müssen, wählen Sie Erforderlich für diese Aktionen.
| Aktion | Beschreibung |
| Arbeitszuordnung bearbeiten | Ermöglicht die Bearbeitung von Details zu Arbeitsaufgaben |
| Mehrfacharbeitszuordnungen | Schränkt die Verarbeitung mehrerer Arbeitszuordnungen mit derselben Workflow-Konfiguration ein |
| Verknüpfte Arbeitszuordnungen | Zeigt verbundene Arbeitszuordnungen zu einer Arbeitsaufgabe an |
| Arbeitszuordnung nach Abschluss beibehalten | Ermöglicht die Beibehaltung der Arbeitszuordnung für das Gerät, bis es zur Rückgabe bereit ist |
| Autom. Zeit | Ermöglicht automatische Zeiterfassung (Reise und Arbeit) |
| Zeit Hin- und Rückfahrt | Aktiviert die Aktion „Rückreise“, wenn eine Zuordnung abgeschlossen ist, wodurch automatisch ein Zeitbericht für die Reise erstellt wird. |
| Umfragen | Aktiviert eForms-Aktion bei Zuordnung, wenn mindestens eine Umfrage mit Workflow-Typ - Arbeitszuordnung mit der angewendeten Workflow-Konfiguration verbunden ist. Wenn dies als obligatorisch eingestellt ist, müssen alle eForms mit Workflow-Typ - Arbeitszuordnung beantwortet werden, bevor die Arbeitszuordnung abgeschlossen wird. |
| Debriefing | Ermöglicht Debriefing-Aktion |
| Berichte | Ermöglicht die Anzeige des Serviceberichts oder des Arbeitsberichts aus der Arbeitszuordnung |
| Anhänge | Ermöglicht das Hinzufügen und Anzeigen von Anhängen. Wenn dies als obligatorisch eingestellt ist, muss mindestens ein Anhang mit der Aufgabe verknüpft sein, bevor die Arbeitszuordnung abgeschlossen werden kann. |
| Ereignisse | Aktiviert die Aktion „Ereignisse“. Dies ermöglicht die Anzeige von Ereignissen zu Arbeitszuordnung und Aufgaben sowie das Hinzufügen manueller Ereignisse. |
| Arbeitsauftrag | Aktiviert die Aktion Arbeitsauftrag, um Arbeitsauftragsdaten anzuzeigen |
| Werkzeuge und Anlagen | Ermöglicht die Aktion „Werkzeuge“ zur Planung, Anzeige oder Meldung der verwendeten Werkzeuge/Ausstattung. |
| Zeit | Ermöglicht die Aktion „Zeit“ zum Hinzufügen, Anzeigen oder Bearbeiten von Zeiterfassungen |
| Arbeitsschritte | Ermöglicht die Aktion „Schritte“ zum Anzeigen, Bearbeiten oder Hinzufügen von Arbeitsschritten |
| Servicebuch/Logbuch | Ermöglicht die Aktion „Servicebuch“ in der Service-App und „Logbuch“ in der Instandhaltungs-App |
| Rücksendungen | Ermöglicht die Aktion Rückgabe, um zurückgesandte Teile anzuzeigen oder die Rückgabe von Teilen zu planen |
| Bestellanforderung | Aktiviert die Aktion Bestellanforderungen |
| Messungen | Aktiviert die Aktion Messwerkzeuge |
| Material | Aktiviert die Aktion Materialien. Wenn dies als obligatorisch eingestellt ist, muss mindestens ein Artikel vor Beendigung der Arbeitszuordnung entnommen werden |
| Aufwände | Aktiviert die Aktion Ausgaben, um Ausgaben zu melden |
| Abbrechen | Aktiviert die Aktion Abbrechen |
| Reise gestatten | Aktiviert die Aktion Reisen |
| 'Fertigstellung ausstehend' zulassen | Aktiviert die Aktion Fertigstellung ausstehend für Zuordnungen im Status Gestartet |
| Neustart von "Fertigstellung ausstehend" zulassen | Ermöglicht den Befehl Start für die Zuordnungen im Status Fertigstellung ausstehend |
| Unterbrechen zulassen | Ermöglicht Zuordnungen der Aktion Reise unterbrechen m Status Unterwegs oder die Aktion Unterbrechen bei Zuordnungen im Status Gestartet |
| Übergabe zulassen | Gültig nur für Instandhaltungstechn.-Portal |
| Am Einsatzort wartend | Ermöglicht Aktion Am Einsatzort wartend nach Fahrtbeginn |
| Unvollständig | Aktiviert die Aktion Unvollständig |
| Akzeptieren zulassen | Aktiviert die Aktion Akzeptieren. Bei Deaktivierung wird die Arbeitsaufgabe automatisch vom Status Zugewiesen angenommen. |
| Technikerunterschrift | Ermöglicht die Erfassung der Technikerunterschrift im Workflow. Wenn dies als obligatorisch eingestellt ist, müssen die Felder „Ausgeführt“ unterzeichnet von und Signatur/„Ausgeführt“ vor Beendigung der Arbeitszuordnung ausgefüllt werden |
| Assistent - Rückmeldung Aufgabe | Aktiviert den Assistenten „Rückmeldung“ Wenn deaktiviert, wird die Zuordnung bei Abschluss direkt auf Abgeschlossen gesetzt. Wenn dies als obligatorisch eingestellt ist, müssen die Felder Fehlertyp, Ursache, Ausgeführte Aktion und Fehlerklasse ausgefüllt werden, um mit dem Assistenten fortzufahren |
| Mobiler Bericht nach Kundenunterschrift | Ermöglicht die Anzeige des Serviceberichts oder des Arbeitsberichts vor dem Hinzufügen der Kundenunterschrift |
| Kundenunterschrift | Ermöglicht die Erfassung der Kundenunterschrift im Workflow. Wenn dies als obligatorisch eingestellt ist, müssen die Felder Kundenunterschrift von und Kundenunterschrift vor Beendigung der Arbeitszuordnung ausgefüllt werden |
| Mobiler Bericht nach Technikerunterschrift | Ermöglicht die Anzeige des Serviceberichts oder des Arbeitsberichts nach dem Hinzufügen der Technikerunterschrift |
| Neue Aufgabe | Aktiviert die Aktion „Zusätzliche Arbeit“ |
| Neue Arbeitszuordnung | Ermöglicht die Erstellung einer neuen Arbeitszuordnung, wenn eine Arbeitszuordnung auf „Unvollständig“ gesetzt wird, um mit der verbleibenden Arbeit fortzufahren. Wenn dies als obligatorisch eingestellt ist, muss eine neue Arbeitszuordnung erstellt werden, wenn die Zuordnung auf Unvollständig gesetzt wird. |
| Neuer Arbeitsauftrag / Anforderungsumfang | Ermöglicht die Erstellung eines neuen Arbeitsauftrags oder eines neuen Anforderungsumfangs |
| Materialausgabe | Aktiviert die folgenden Aktionen. Entnahmeaktion unter Erforderliches Material und Reserviertes Material Aktion Empfangen und entnehmen unter Reservierte Artikel empfangen Aktionen Alle reservierten entnehmen, Scannen und entnehmen und Schnellentnahme (Ersatzteile und Lagerbestand) sind nicht betroffen. Wenn diese Aktion auf Nicht verwendet gesetzt wird, erhält der Anwender eine Aufforderung, die Aktionen Alle reservierten Materialien entnehmen, Scannen und entnehmen und Material direkt entnehmen ebenfalls auf Nicht verwendet zu setzen. |
| Gesamtes reserviertes Material entnehmen | Aktiviert die Aktion Alle reservierten entnehmen. Dies gibt alle reservierten Materialien zu einer Arbeitsaufgabe aus |
| Scannen und entnehmen | Ermöglicht die Aktion Scannen und entnehmen für Material |
| Materialien planen | Ermöglicht das Hinzufügen neuen Materialbedarfs zu Arbeitsaufgaben |
| Direkte Materialentnahme | Ermöglicht die Aktionen Schnellentnahme – Lagerbestand und Schnellentnahme – Ersatzteile, um die direkte Entnahme von Artikeln zu ermöglichen. |
| Zukünftige Hin- und Rückfahrt zulassen | Aktiviert die Aktion Hin- und Rückfahrt hinzufügen während des Abschlusses einer Zuweisung. Dies ermöglicht die Meldung zukünftiger Hin- und Rückfahrten. |
| Reservierung für Material aufheben | Aktiviert die Aktion Umgang mit unbenutzten Artikeln für reserviertes Material. Für Artikel, die nicht für den Auftrag benötigt werden, kann die Reservierung aufgehoben werden oder sie können in den eigenen Bestand oder in ein Zentrallager (je nach Standort) eingelagert werden. |
| Highlight zum Verteiler hinzufügen | Ermöglicht die Aktion Für Verteiler hervorheben für Arbeitszuordnungen, um die Aufmerksamkeit eines Verteilers auf eine bestimmte Arbeitszuordnung zu lenken. |
| Erwartete Ankunftszeit aktualisieren | Aktiviert die Aktion Erwartete Ankunftszeit aktualisieren für eine Arbeitszuordnung. |
Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen die gewünschten Aktionen, die Sie für eine Gruppe von Ressourcen aktivieren möchten. Wenn eForms ausgefüllt werden müssen, fügen Sie sie auf der Registerkarte eForms hinzu. Geben Sie auf der Registerkarte Zugriff die Ressourcen an, für die diese Konfiguration gelten soll.
Die folgenden Workflow-Aktionen können für Ressourcen aktiviert oder deaktiviert werden. Deaktivieren Sie Aktionen, die nicht verwendet werden. Geben Sie auf der Registerkarte Zugriff die Gruppe von Registerkarte ein, auf die die Konfiguration angewendet werden soll. Lassen Sie das Feld Instandhaltungsabteilungleer, um eine Konfiguration für alle Ressourcen in einem bestimmten Organisationsstandort gültig zu machen.
| Aktion | Beschreibung |
| Neuen Arbeitsauftrag / Serviceanforderung hinzufügen zulassen | Aktiviert die Aktion Neue Arbeit auf der Startseite, bei Objekten, Arbeitszuweisungen und Aufgabenschritten. |
| Erstellen/Aktualisieren von Kartenpositionen zulassen | Aktiviert die Aktion Kartenposition erstellen oder Kartenposition aktualisieren für Aufgaben und Objekte. |
| Erstellen/Anzeigen von Angebotsanfragen zulassen | Aktiviert die Kacheln Neue Angebotsanfragen und Angebotsanfragen auf der Startseite und die Aktionen auf der Seite „Objekte“. Dies ermöglicht das Erstellen neuer Angebotsanfragen und das Anzeigen von Angebotsanfragen, die vom Techniker erstellt wurden. |
| Zähleraustausch zulassen | Aktiviert die Aktion Zähleraustausch für Objekte mit definierten Messpunkten und Parametern. |
| Zählerüberlauf zulassen | Aktiviert die Aktion Zählerüberlauf für Objekte mit definierten Messpunkten und Parametern. |
| Berichte keine Abwesenheitskategorien in Sonst. Zuordnungen zulassen | Ermöglicht dem Anwender die Meldung der Kategorie „Sonst. Zuordnung“ mit der Eigenschaft „Abwesenheit“ auf „Nein“ gesetzt. |
| Arbeit Pool zulassen | Aktiviert die Kachel Arbeit Pool auf dem Startbildschirm, damit Aufgaben aus dem Pool angenommen werden können. |
| Reservierte Artikel empf. zulassen | Aktiviert die Aktion Reservierte Artikel empfangen. |
| Übergabe von Artikeln aus meinem Bestand zulassen | Aktiviert die Aktion Umzug ins Hauptlager für Mein Bestand. Dadurch können nicht reservierte Artikel direkt ins Hauptlager (Zentrallager) gebracht werden. |
| Serviceangebot Freigabe zulassen | Aktiviert die Aktion Freigeben und zurücksenden für Serviceangebote. |
| Rücksendung nicht reservierter Artikel vom Servicestandort zulassen | Aktiviert die Aktion Rückgabe vom Serviceort im Material. Dies ermöglicht die Rückgabe unbenutzter Artikel, die am Serviceort zurückgelassen wurden. |
| Serviceverkäufe zulassen | Aktiviert die Verarbeitung der Option Umfangsüberprüfung planen und zeigt das Menüelement Umfangsüberprüfung an |
| Bestandstransfer - Umlagerungen hinzuf. zulassen | Aktiviert die Aktion Umlagerung hinzufügen in „Lagerbestände transferieren“ |
| Bestandstransfer – Eingeh. Bestände zulassen | Aktiviert Aktionen für Eingehende Bestände – Unterwegs und Eingehende Bestände – Direkt in „Lagerbestände transferieren“. |
| Bestandstransfer - Gepl. eingehende Umlagerungen zulassen | Aktiviert die Aktion Geplante eingehende Umlagerungen. |
| Bestandstransfer - Ungepl. eingehende Bestände zulassen | Aktiviert die Aktion Ungeplante eingehende Bestände in „Lagerbestände transferieren“. |
| Bestandstransfer - Ungepl. ausgehende Bestände zulassen | Aktiviert die Aktion Ungeplante ausgehende Bestände in „Lagerbestände transferieren“. |
| Übermittlung Bestandsmengenbestätigung durchsetzen | Aktiviert die Umschaltfunktion für die Bestätigung bei der Bestätigung von gezählten Artikelpositionen. Der Techniker muss bestätigen, dass die gezählten Artikelmengen korrekt sind, bevor er bestätigen kann. |
| Artikelprüfung durchsetzen | Wenn aktiviert, werden die Teilenummern bei der Rückgabe überprüft |
| Schichtbeginnprüfung ignorieren | Ignoriert die Validierung, um die Anmeldung des Anwenders für die Schicht vor Arbeitsbeginn zu erzwingen. |
| Selbstzuweisung aus dem Pool beschränken, während Sie offline sind | Hindert den Techniker daran, Aufgaben aus dem Arbeitsaufgaben-Pool anzunehmen oder zu starten, während er offline ist |
| Aufmerksamkeit einstellen zulassen | Aktiviert die Aktion Aufmerksamkeit ein/aus aus dem Hauptmenü, um einen Alarm an den/die Verteiler zu senden. |
Geben Sie auf der Registerkarte Filter die Filterkriterien für die Objekte ein. Die entsprechenden eForms können auf der Registerkarte eForms hinzugefügt werden.
eForms können bei der Erstellung neuer Arbeitsaufträge oder Arbeitsaufgaben für bestehende Arbeitsaufträge ausgelöst werden. Geben Sie die Filterkriterien auf der Registerkarte Filter und die eForms, die ausgelöst werden sollen, auf der Registerkarte eForms ein. Geben Sie auf der Registerkarte Standorte den Standort und die Instandhaltungsabteilung der Arbeitsaufträge oder Arbeitsaufgaben ein.
eForms können ausgelöst werden, wenn neue Serviceanforderungen und neue Bereiche für bestehende Anfragen hinzugefügt werden. eForms können auch ausgelöst werden, wenn zusätzliche Arbeiten (d.h. Arbeitsaufgaben) zu bestehenden Serviceanforderungen erstellt werden. Geben Sie die Filterkriterien auf der Registerkarte Filter und die eForms, die ausgelöst werden sollen, auf der Registerkarte eForms ein. Geben Sie auf der Registerkarte Serviceabteilung die Serviceorganisation von Serviceanforderungen, neuen Umfängen oder Arbeitsaufgaben ein.