Sammelrechnung erstellen
Erläuterung
Eine Sammelrechnung ist eine zusammengefasste Rechnung an einen Kunden, die mehrere Kundenaufträge umfasst. Das ist nützlich, wenn mehrere Kundenaufträge zusammen geliefert werden. Eine Sammelrechnung kann auch verwendet werden, wenn mit dem Kunden vereinbart wurde, Rechnungen in regelmäßigen Abständen zu stellen, z. B. einmal pro Monat.
Sammelrechnungen können auch dann erstellt werden, wenn die Aufträge verschiedene Lieferbedingungen, Transportarten usw. haben. Die Zusatzkosten für die Rechnung (ausschließlich der Zusatzkosten, die nur in der Kundenauftragskopfzeile ohne Auftragspositionen vorhanden sind) können in Rechnung gestellt werden, bevor der Auftrag geliefert bzw. teilweise geliefert ist, wenn sie nicht mit einer spezifischen Position in der Rechnung verbunden sind.
Wenn die Rechnung Mietpositionen enthält, lautet die Anforderung für die Rechnungserstellung, dass die Mietereignisse und Miettransaktionen erstellt worden sein müssen. Die Mietrechnungsposition basiert auf den Miettransaktionen und nicht auf der Lieferung von Waren, sodass der Status der Mietposition des Kundenauftrags Reserviert, Entnommen, Teilweise geliefert oder Geliefert lauten muss. Mietrechnungspositionen können zusammen mit Verkaufspositionen auf derselben Rechnung bearbeitet werden. Die Lieferbestätigung wird für eine Mietposition nicht verarbeitet und ist nicht erforderlich, um eine Rechnung zu erstellen. Es ist möglich, Mietrechnungspositionen für Serienartikel auf der Grundlage der Konsolidierungsparameter auf Firmen- oder Kundenebene zu konsolidieren.
Beim Erstellen einer Sammelrechnung kann ausgewählt werden, ob alle Aufträge oder nur bestimmte in die Rechnung einbezogen werden sollen. Sammelrechnungen für Positionen, die per Versand geliefert wurden, werden ebenfalls hier erstellt.
Wenn der Gesamtbruttobetrag für einen Jinsui-Kundenauftrag den angegebenen Höchstbetrag übersteigt, wird die Rechnung nicht erstellt. Um mit der Rechnungserstellung fortzufahren, können eine oder mehrere Auftragspositionen von der Rechnung ausgeschlossen werden, bis der Gesamtbruttobetrag unterhalb der Höchstgrenze liegt.
Voraussetzungen
- Die Einstellungen für den jeweiligen Kunden müssen die Verwendung von Sammelrechnungen gestatten (siehe Registerkarte Kunde/Verkauf/Allgemein).
- Bei Bedarf kann das Intervall zwischen zwei Rechnungen in Tagen angegeben werden. Dies geschieht auch in den Kundeneinstellungen. Außerdem ist es möglich, bestimmte Tage eines Monats als Abschlussdatum für die Erstellung von Sammelrechnungen festzulegen.
- Die Kundenaufträge müssen entweder den Status Teilweise geliefert oder Geliefert haben. Wenn der Kundenauftrag, der zur Erstellung einer Sammelrechnung verwendet wird, eine Lieferbestätigung erfordert, muss die Lieferung für diesen Auftrag bestätigt worden sein. Ein Auftrag mit Kosten, die mit einer Artikelposition verknüpft sind, steht für die Rechnungsstellung erst zur Verfügung, wenn die Lieferung der in der verknüpften Auftragsposition angegebene Menge bestätigt wurde.
- Die Mietpositionen des Kundenauftrags müssen erstellte Mietereignisse und Miettransaktionen aufweisen.
Systemauswirkungen
- Es wird eine Sammelrechnung erstellt, die alle oder ausgewählte Kundenaufträge einschließt, die bis zu einem bestimmten Datum an den Kunden geliefert wurden. Wenn für einen Kunden Abschlussdaten angegeben sind, werden nur die Auftragspositionen in der Sammelrechnung berücksichtigt, deren Lieferdatum am nächsten zum Abschlussdatum liegt. Im Fall eines Kundenkonsignationslagers werden die Auftragspositionen in die Sammelrechnung aufgenommen, die zeitlich am nächsten zum Abschlussdatum verbraucht wurden. Dabei ist zu beachten, dass Aufträge mit Positionen, die von der Rechnungsstellung ausgeschlossen sind, nicht in die Sammelrechnung einbezogen werden.
- Wenn Kundenauftragspositionen zu verschiedenen Terminen geliefert werden, gilt das letzte dieser Lieferdaten als spätestes Lieferdatum. Dabei ist zu beachten, dass beim Bestimmen des spätesten Termins nur Lieferdaten fakturierter Positionen berücksichtigt werden.
Bei Waren, die an das Kundenkonsignationslager geliefert werden, gilt das Lieferdatum als das Datum, an dem die Verbrauchsbenachrichtigung erfasst wird.
Wenn eine Rechnungsposition per Teilrechnungsverfahren vor der Lieferung erstellt wurde, wird für das späteste Lieferdatum „Null“ festgelegt. Wenn die Rechnung nach der Lieferung erstellt wird, wird das späteste Datum aller gelieferten Positionen angezeigt.
- Wenn Mietrechnungspositionen auf der Rechnung enthalten sind, wird der Status der Miettransaktion auf Fakturiert aktualisiert und der Rechnungsbetrag wird zur Transaktion hinzugefügt.
- Wenn die Parameter auf Firmen- oder Kundenebene so eingestellt sind, dass die Konsolidierung von Mietrechnungspositionen für Serienartikel möglich ist, werden die Mietkundenrechnungspositionen für Serienartikel auf der Grundlage der Attribute Transaktionsstartdatum, Transaktionsenddatum, Mietmodus, Transaktionstyp und Preis konsolidiert. Die fakturierte Menge (Qty) wird für jede konsolidierte Mietposition summiert. Der Assistent für Mietdetails zeigt eine detaillierte Ansicht jeder konsolidierten Kundenrechnungsposition an.
- Wenn die Kundenaufträge Projekten zugeordnet sind, für die die Option Eindeutige Projektrechnung aktiviert worden ist, werden getrennte Rechnungen für jedes einzelne Projekt erstellt. Die Projekt-ID wird in der entsprechenden Rechnung gebucht.
- Wenn es Positionen mit verschiedenen Steuerpflichttypen und Lieferländern in den Kundenaufträgen gibt, werden getrennte Rechnungen erstellt. Wenn die Firma eine Steuernummer für das Lieferland hat, wird diese Steuernummer auf der Rechnung für Positionen mit einer Steuerpflicht des Typs „Steuerpflichtig“ gedruckt. Für Positionen mit verschiedenen Steuerpflichttypen und Lieferländern wird die Steuernummer des Lieferlandes verwendet. Auch wenn eine Steuerpflicht des Typs „Befreit“ in den Auftragspositionen verwendet wird, wird die Steuernummer des Lieferlandes auf der Rechnung gedruckt.
- Wenn Kundenaufträge mit verschiedenen Preisen einschließlich Steuereinstellungen verwendet werden, werden getrennte Rechnungen erstellt.
- Wenn die Referenz-Sollrechnungspositionen Zollanmeldungsnummer ausgeben, die an die entsprechenden Rechnungskorrekturpositionen weitergegeben werden.