Einkaufsgenehmigung ist eine Funktion, die verwendet wird, um eine Bestellanforderungsposition, eine Bestellung und/oder ein Auftragsänderungsantrag zu genehmigen, bevor der Beschaffungsprozess fortgesetzt werden darf. Die Parameter, mit denen gesteuert wird, welche Anforderungen und Bestellungen genehmigt werden sollen, werden mithilfe der Genehmigungsregeln definiert: mit einer Genehmigungsregel für Bestellanforderungen, einer Genehmigungsregel für Bestellungen oder einer Liste genehmigter Lieferanten. Die Auftragsgenehmigungsregel gilt auch für die Auftragsänderungsantragsaufträge. Die Genehmigungsregeln werden aktiviert und die Genehmigungsarbeitsplanvorlage für die Bestellanforderungsposition wird bei der Freigabe abgerufen, d. h., die Anforderungsposition erhält den Status Freigegeben, kann jedoch nicht in eine Bestellung umgewandelt werden, bevor sie nicht genehmigt ist. Bei einer Bestellung werden die Genehmigungsregeln aktiviert, und die Genehmigungsarbeitsplanvorlage wird beim Versuch, die Bestellung freizugeben, abgerufen, d.h., die Bestellung verbleibt im Status Geplant, bis sie genehmigt ist. Sie können die Regeln auch mithilfe der Option Genehmigungsschema abrufen im Kontextmenü der Bestellung prüfen. Für einen Auftragsänderungsauftrag werden die Genehmigungsregeln geprüft, und die Genehmigungsarbeitsplanvorlage wird für den Änderungsauftrag abgerufen, wenn sie freigegeben wird, d. h. der Änderungsauftrag erhält den Status Freigegeben, aber die Bestellung darf nur mit den Änderungen aktualisiert werden, wenn der Änderungsauftrag genehmigt ist. Nach der Genehmigung der Bestellung wird die Genehmigungsregel beim Freigeben, Bestätigen, Drucken/Senden erneut abgerufen. Hinweis: Zum Zeitpunkt der Ausführung des Eingangs wird keine neue Genehmigungsregel erneut abgerufen; es gibt jedoch eine Prüfung, um zu ermitteln, ob die Bestellung genehmigt wurde. Zum Zeitpunkt des Freigebens, Bestätigens, Druckens/Sendens, werden die vorhandenen Genehmigungsdaten entfernt, wenn es keine gültigen Genehmigungsregeln gibt. Wenn eine neue Genehmigungsregel erneut abgerufen wird, muss die Bestellung erneut genehmigt werden.
Es ist wichtig, daran zu denken, dass die Genehmigungsregeln freigegeben werden müssen, um verwendet zu werden.
Die Änderungen, die sich auf den Gesamtbetrag der Zeile auswirken, können über die Option Änderg. nach Genehmig. zulassen auf der Registerkarte Firma/Logistik/Einkauf für die vollständig oder teilweise genehmigten Bestellanforderungen eingeschränkt werden. Ist die Option nicht aktiviert, können Sie keine Änderungen vornehmen, die sich auf den Gesamtbetrag der Bestellanforderungszeilen auswirken. Andere Änderungen sind jedoch weiterhin zulässig.
Die Änderungen, die sich auf den Gesamtbetrag der Zeile auswirken, können auch mit der Liste Änderg. nach Genehmig. zulassen auf der Seite Genehmigungsregel/Bestellung für vollständig oder teilweise genehmigte Bestellungen eingeschränkt werden. Mögliche Werte sind:
Preisaktualisierungen aus dem Lieferantenvertrag mit dem Job Preis bei Aufträgen aktualisieren werden durch eine separate Einstellung gesteuert und werden von der Einstellung Änderungen nach Genehmigung zulassen ignoriert.
Hinweis: "Bestellung/Genehmigung" wird umgangen, wenn der Bedarfscode der Bestellposition ein MRO-Typ ist.
Bevor Sie die Einkaufsgenehmigungsfunktion verwenden können, sollten Sie zuerst die Basisdaten eingeben. Die Personen, die berechtigt sind, Bestellanforderungen und/oder Bestellungen zu genehmigen, müssen als Genehmiger erfasst sein. Genehmiger können bei der Kontierungssteuerung als Kontrolltypen verwendet werden. Zur Organisation der Genehmiger gibt es sechs Möglichkeiten:
Genehmigungsarbeitsplanvorlagen sind mit jeder Genehmigungsregel verknüpft und bestimmen, welche Genehmiger, Genehmigungsgruppen, Projektrollen, Positionen, Einkäufer und Anforderer verantwortlich sind. Jede Vorlage richtet Schritte für die verschiedenen Genehmiger, Genehmigungsgruppen, Projektrollen, Positionen, Einkäufer und Anforderer ein. Durch die Eingabe verschiedener Schrittnummern kann die Reihenfolge der Bestellungsgenehmigung (die Person/Gruppe mit der niedrigsten Nummer muss zuerst genehmigen) festgelegt werden.
Arbeitsplanvorlage 1 (VORL-1)
| Schritt Nr. | Genehmigungstyp | Genehmiger-ID | Genehmigergruppen-ID | Projektrolle | Position |
| 10 | Gruppe | CHEF-GRP |
Arbeitsplanvorlage 2 (VORL-2)
| Schritt Nr. | Genehmigungstyp | Genehmiger-ID | Genehmigergruppen-ID | Projektrolle | Position |
| 10 | Individuell | CHEF-1 |
Arbeitsplanvorlage 3 (VORL-3)
| Schritt Nr. | Genehmigungstyp | Genehmiger-ID | Genehmigergruppen-ID | Projektrolle | Position |
| 10 | Individuell | CHEF-1 | |||
| 20 | Individuell | CHEF-2 |
Arbeitsplanvorlage 4 (VORL-4)
| Schritt Nr. | Genehmigungstyp | Genehmiger-ID | Genehmigergruppen-ID | Projektrolle | Org.Code | Position |
| 10 | Projektrolle | VI | ||||
| 20 | Position | HR | MGR | |||
| 30 | Position | % | CEO |
Wenn eine Position in einer Genehmigungsablaufsvorlage verwendet wird, kann auch angegeben werden, ob eine Position in einem bestimmten Organisationscode eine Genehmigung erteilen kann. Wenn ein Organisationscode angegeben ist, können Personen, denen die angegebene Position innerhalb des angegebenen Organisationscodes zugewiesen wurde, nur eine Genehmigung erteilen.
Die Genehmigungsgruppe CHEF-GRP besteht aus CHEF-1 und CHEF-2. Wenn VORL-1 verwendet wird, kann einer der Genehmiger der CHEF-GRP genehmigen. Sobald eine Genehmigung vorliegt, kann die Bestellposition oder Bestellung weiter verarbeitet werden.
Wenn VORL-2 verwendet wird, muss CHEF-1 allein genehmigen.
Wenn VORL-3 verwendet wird, muss CHEF-1 vor CHEF-2 genehmigen. Sowohl CHEF-1 als auch CHEF-2 müssen genehmigen. Der Status lautet „Teilweise genehmigt“, wenn lediglich ein Genehmiger die Bestellung genehmigt hat.
CHEF-3 wird dem Projektrollen-PM (Projektmanager) in Projekt P100 zugeordnet. CHEF-4 wird der Position MGR in Firma 10 innerhalb des Organisationscodes HR zugeordnet. In diesem Fall ist die Genehmigung auf die Position MGR innerhalb eines bestimmten Organisationscodes beschränkt. Der Organisationscode der Spalte kann zur Filterung verwendet werden. CHEF-5 wird der Position CEO zugewiesen. Jede Person, die die Position CEO innerhalb eines Organisationscodes innehat, kann genehmigen. Wenn VORL-4 für eine Bestellanforderungsposition oder eine Bestellung (Kopf) verwendet ist, die mit dem Projekt P100 verknüpft ist, das wiederum mit Firma 10 verknüpft ist, muss CHEF-3 vor CHEF-4 genehmigen. Als letzten Schritt kann BOSS-5 genehmigen. BOSS-3, BOSS-4 und BOSS-5 müssen in der Reihenfolge genehmigen.
Hinweis: Es ist möglich, die gleiche Schrittnummer für mehrere Positionen einzugeben. Das bedeutet, dass alle Genehmiger/Genehmigungsgruppen genehmigen müssen. Es gibt jedoch keine Beschränkungen in der Reihenfolge der Genehmigungen zwischen Schritten mit gleicher Nummer.
Genehmigungsregeln für Bestellanforderungen werden auf der Seite BA-Genehmigungsregel erstellt. Die Seite enthält verschiedene Registerkarten; die Registerkarte Allgemein enthält allgemeine Informationen, während alle anderen zusammen die Kriterien für die Genehmigungsregel angeben.
Auf der Registerkarte Allgemein wird festgelegt, welches Genehmigungsschema für die Regel verwendet wird und für welchen Bestellanforderungstyp die Regel gültig ist. Durch die Eingabe des Jokers % wird die Regel für beide Bestelltypen gültig. Darüber hinaus kann das Intervall für den Betrag angegeben werden, für das die Regel angewendet wird. Der Standardwert für den Mindestbetrag lautet Null (0). Wenn Sie keinen maximalen Betrag eingeben, ist die Regel auf sämtliche Beträge anwendbar, die größer als der im Feld Mindestbetrag angegebene Betrag sind. Neben diesen Informationen sind einige Kontrollkästchen vorhanden. Über die Option Änderg. nach Genehmig. zulassen wird entschieden, ob der Anwender Änderungen vornehmen darf, die sich auf den Gesamtbetrag der Bestellanforderungspositionen auswirken oder nicht. Mit der Option Umwandl. Ang. Anford. zul. wird entschieden, ob der Anwender eine nicht genehmigte Anforderung in eine Angebotsanfrage umwandeln darf oder nicht.
Die Option Verknüpftes Nichtprojekt-PR anwenden wird verwendet, um zu entscheiden, ob die Regel für BA-Positionen verwendet werden soll, die mit einem Projekt verknüpft sind. Wenn die Option aktiviert ist, wird die Regel für BA-Positionen mit oder ohne Projektverknüpfungen verwendet.
Die Option Alle Schritte in Genehmigung einschließen wird verwendet, um zu entscheiden, ob alle Schritte (Positionen) in der Genehmigungsarbeitsplanvorlage in der Genehmigung enthalten sein sollen. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, werden nur Schritte für Genehmiger mit ausreichenden Genehmigungsrechten für den Bestellanforderungspositionsbetrag in die Genehmigung eingeschlossen. Genehmigungslimits für die Genehmiger werden nicht berücksichtigt, wenn diese Option aktiviert ist.
Andere Optionen werden verwendet, wenn der Anwender keine der anderen möglichen Kriterien festlegen möchte. Weiter Informationen enthält die nachfolgende Beschreibung der Kriterien.
Auf der Registerkarte Anforderer wird der Anforderer festgelegt, für den die Regel angewendet wird.
Wenn Sie die Option Auf alle anwenderdefinierten Anforderer anwenden auf der Registerkarte Allgemein aktivieren, wird die Regel für alle benutzerdefinierten Anforderer verwendet.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Auf alle systemdefinierten Anforderer anwenden auf der Registerkarte Allgemein aktivieren, wird die Regel für alle systemdefinierten Anforderer verwendet.
Der Anwender kann auch die Option auf der Registerkarte Allgemein aktivieren und die systemgenerierten Anforderer auf der Registerkarte Anforderer für die gleiche Genehmigungsregel eingeben.
Auf der Registerkarte Lieferanten werden die Lieferanten festgelegt, für die die Regel angewendet wird.
Wenn die Option Anw. unabh. vom Lieferanten auf der Registerkarte Allgemein aktiviert wird, wird die Regel auf alle Lieferanten angewendet. Wenn die Option aktiviert ist, wird die Registerkarte Lieferanten deaktiviert.
Auf der Registerkarte Einkaufsgruppen werden die Einkaufsgruppen festgelegt, für die die Regel angewendet wird.
Wenn die Option Anw. unabh. von Einkaufsgruppe auf der Registerkarte Allgemein aktiviert wird, wird die Regel auf alle Positionen angewendet, unabhängig davon, ob diese eine Einkaufsgruppe angeben. Wenn die Option aktiviert ist, wird die Registerkarte Einkaufsgruppen deaktiviert.
Auf der Registerkarte Vorkontierungen werden Kombinationen von Buchungselementen angegeben, für die die Regel gilt. Beim Erstellen einer neuen Genehmigungsregel wird in jedem der zehn Buchungselemente eine Position mit dem Joker % erstellt. Dies weist darauf hin, dass die Regel auf sämtliche Bestellanforderungspositionen anzuwenden ist, unabhängig von der Vorkontierung der Buchungselemente. Die vorhandene Positon kann bearbeitet werden und bei Bedarf können weitere Positionen eingegeben werden. Der Joker % eines Buchungselements gibt an, dass die Regel für alle potenziellen Werte dieses Buchungselements gültig ist, sofern die anderen Buchungselemente dieser Position der Vorkontierung für die Bestellanforderungsposition entsprechen.
Hinweis: Die Registerkarte Vorkontierungen sollte mindestens eine Position enthalten.
Auf der Registerkarte Projektkategorie 1 können Sie Projektkategorie 1 angeben, für die die Regel verwendet werden soll.
Wenn die Option Unabh. von Projektkat. 1 übernehmen auf der Registerkarte Allgemein aktiviert wird, wird die Regel auf alle Bestellanforderungspositionen angewendet, unabhängig davon, ob diese eine Projektkategorie 1 angeben. Wenn die Option aktiviert ist, wird die Registerkarte Projektkategorie 1 deaktiviert.
Auf der Registerkarte Projektkategorie 2 können Sie Projektkategorie 2 angeben, für die die Regel verwendet werden soll.
Wenn die Option Unabh. von Projektkat. 2 übernehmen auf der Registerkarte Allgemein aktiviert wird, wird die Regel auf alle Bestellanforderungspositionen angewendet, unabhängig davon, ob diese eine Projektkategorie 2 angeben. Wenn die Option aktiviert ist, wird die Registerkarte Projektkategorie 2 deaktiviert.
Auf der Registerkarte Projekte legen Sie die Projekte fest, für die die Regel angewendet wird.
Wenn die Option Unabh. vom Projekt übernehmen auf der Registerkarte Allgemein aktiviert wird, wird die Regel auf alle Positionen angewendet, unabhängig davon, ob diese ein Projekt angeben. Wenn die Option aktiviert ist, wird die Registerkarte Projekte deaktiviert.
Auf der Registerkarte Einkäufer legen Sie die Einkäufer fest, für die die Regel anzuwenden ist. Wenn die Option Unabh. vom Käufer übernehmen auf der Registerkarte Allgemein aktiviert wird, wird die Regel auf alle Käufer angewendet. Wenn die Option aktiviert ist, wird die Registerkarte Einkäufer deaktiviert.
| REGEL-1 | REGEL-2 | REGEL-3 | REGEL-4 | |
| Standort | MUEN | MUEN | MUEN | MUEN |
| Priorität | 3 | 2 | 1 | 4 |
| Währung | USD | USD | USD | USD |
| Auftragstyp | 1 | 1 | 1 | 5 |
| Mind. Zeilenbetrag | 1000 | 10000 | 50000 | 500 |
| Max. Betrag/Positionen | ||||
| Anforderer | SCHMIDT | SCHMIDT | Auf alle benutzerdef. Anf. anwenden | SCHMIDT |
| Lieferanten | LIEF-1 | LIEF-1 | Anwenden ungeachtet des Lieferanten | Anwenden ungeachtet des Lieferanten |
| Einkaufsgruppen | Unabhängig von der Einkaufsgruppe anwenden | Unabhängig von der Einkaufsgruppe anwenden | Unabhängig von der Einkaufsgruppe anwenden | Unabhängig von der Einkaufsgruppe anwenden |
| Vorkontierungen | %*10 | %*10 | %*10 | %*10 |
| Vorlagen-ID | VORL-1 | VORL-2 | VORL-3 | VORL-1 |
Dabei handelt es sich um die Vorlagen, die oben im Beispiel für Genehmigungsarbeitsplanvorlagen beschrieben wurden.
Der Anforderer Herr Schmidt (SCHMIDT) erstellt eine Bestellanforderung mit Bestellcode 1 am Standort München (MUEN). Er gibt vier Positionen für Bestellanforderungen mit folgenden Attributen ein:
| Nr. | 1 | 2 | 3 | 4 |
| Artikel/keine Art. Nr. | ARTIKEL 1 | ARTIKEL 2 | KEINE ART.NR.-2 | ARTIKEL 1 |
| Lieferant | LIEF-1 | LIEF-2 | LIEF-2 | LIEF-1 |
| Zeilenbetrag | 20000 | 60000 | 10000 | 2000 |
Auf Basis der oben beschriebenen Genehmigungsregeln und -arbeitsplanvorlagen werden folgende Daten für die Positionen bei deren Freigabe abgerufen:
| Nr. | 1 | 2 | 3 | 4 |
| Genehmigungsregel | REGEL-2 | REGEL-3 | | REGEL-1 |
| Genehmigungsarbeitsplanvorlage | VORL-2 | VORL-3 | | VORL-1 |
| Genehmiger/Genehmigungsgruppen | CHEF-1 | CHEF-1 & CHEF-2 | | CHEF-GRP |
Das heißt, CHEF-1 muss die Positionsnummern 1 und 2 genehmigen. CHEF-2 muss die Positionsnummer 2 genehmigen. Sowohl CHEF-1 als auch CHEF-2 müssen die Positionsnummer 4 genehmigen.
Genehmigungsregeln für Bestellungen werden auf der Seite Genehmigungsregel/Bestellung erstellt. Die Seite enthält verschiedene Registerkarten; die Registerkarte Allgemein enthält allgemeine Informationen, während alle anderen zusammen die Kriterien für die Genehmigungsregel angeben.
Auf der Registerkarte Allgemein müssen Sie angeben, welche Genehmigungsarbeitsplanvorlage für die Regel verwendet werden soll. Darüber hinaus kann das Intervall für den Betrag angegeben werden, für das die Regel angewendet wird. Der Standardwert für den Mindestbetrag lautet Null (0). Wenn Sie keinen maximalen Betrag eingeben, ist die Regel auf sämtliche Beträge anwendbar, die größer als der im Feld Mindestbetrag angegebene Betrag sind. Außer diesen Informationen gibt es einige Optionen.
Die Werte in der Liste Änderg. nach Genehmig. zulassen werden verwendet, um zu entscheiden, ob Sie Änderungen vornehmen können, die sich auf den Gesamtbetrag der vollständig oder teilweise genehmigten Bestellung auswirken. Mögliche Werte sind Keine Änderungen erlaubt, Innerhalb Auftragsbetrag und Innerhalb Genehmigerlimit.
Die Option Automatische Preisaktualisierung zulassen legt fest, ob Sie die Aktualisierung von autorisierten Bestellungen mit neuen Preisen aus dem Lieferantenvertrag mit Hilfe des Jobs Preis bei Aufträgen aktualisieren zulassen. Die Aktivierung dieser Option bedeutet, dass Aktualisierungen aus den Vereinbarungen sowohl für genehmigte Aufträge als auch für Bestelländerungen zulässig sind, unabhängig von der Einstellung Änderungen nach Genehmigung zulassen.
Die Option Deltabeträge für Genehm. verwenden wird verwendet, um zu entscheiden, ob der volle Betrag oder der geänderte Betrag seit der letzten Revision in der Genehmigung der Bestellung verwendet werden soll. Dies ist nur verfügbar, wenn die Genehmigungsregel für Änderungsauftraggenehmigung gültig ist. Bei der Verwendung von Deltabeträgen in einer Regel werden nur positive Deltabeträge berücksichtigt. Wenn eine Bestelländerung einen negativen Deltabetrag aufweist, wird die Regel nicht berücksichtigt.Wenn es Änderungen im Auftrag gibt, die sich nicht auf den Deltabetrag auswirken, und dieser dadurch gleich Null ist (z. B. eine Änderung der Lieferinformationen), wird die Regel ebenfalls nicht berücksichtigt. Die Ausnahme ist: Wenn Sie auf Firmenebene die Registerkarte Firma/Lieferketteninformationen/Beschaffung eingerichtet haben und den Umschalter Bestellgenehmigung erzwingen aktivieren, wird ein Delta von Null berücksichtigt.
Die Option Zusatzkosten einschließen wird verwendet, um zu entscheiden, ob Zusatzbeträge in den zu genehmigenden Betrag eingeschlossen werden sollen.
Die Option Für Bestellungen ohne Projektverknüpfung anwenden wird verwendet, um zu entscheiden, ob die Regel für Bestellungen (Köpfe) verwendet werden soll, die mit keinem Projekt verknüpft sind. Wenn die Option aktiviert ist, wird die Regel nur für Bestellungen ohne Projektverknüpfung im Kopf verwendet.
Die Option Gültig für ursprüngliche Freigabe aktivieren, wenn die Regel für die Freigabe der ursprünglichen Bestellungsrevision verwendet werden soll. Aktivieren Sie die Option Gültig für Änderungsauftragsgenehmigung, wenn die Regel für die Genehmigung des Änderungsauftrags für die Bestellung verwendet werden soll. Eine dieser Optionen muss ausgewählt werden.
Die Option Alle Schritte in Genehmigung einschließen wird verwendet, um zu entscheiden, ob alle Schritte (Positionen) in der Genehmigungsarbeitsplanvorlage in der Genehmigung enthalten sein sollen. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, werden nur Schritte für Genehmiger mit ausreichenden Genehmigungsrechten für den Betrag der Bestellung in die Genehmigung eingeschlossen. Genehmigungslimits für die Genehmiger werden nicht berücksichtigt, wenn diese Option aktiviert ist.
Andere Optionen werden verwendet, wenn der Anwender keine der anderen möglichen Kriterien festlegen möchte. Weiter Informationen enthält die nachfolgende Beschreibung der Kriterien.
Auf der Registerkarte Einkäufer werden die Einkäufer festgelegt, für die die Regel angewendet werden soll.
Wenn die Option Unabh. vom Käufer übernehmen auf der Registerkarte Allgemein aktiviert wird, wird die Regel auf alle Käufer angewendet. Wenn die Option aktiviert ist, ist die Registerkarte Einkäufer deaktiviert.
Auf der Registerkarte Lieferanten werden die Lieferanten festgelegt, für die die Regel angewendet wird.
Wenn die Option Anw. unabh. vom Lieferanten auf der Registerkarte Allgemein aktiviert wird, wird die Regel auf alle Lieferanten angewendet. Wenn die Option aktiviert ist, ist die Registerkarte Lieferanten deaktiviert.
Auf der Registerkarte Statistikgrp./Lief. können Sie die Lieferantenstatistikgruppen angeben, für die die Regel verwendet werden soll.
Wenn Sie die Option Unabh. von Liefer.stat.gr. übernehmen auf der Registerkarte Allgemein aktivieren, wird die Regel für alle Lieferanten unabhängig von der Lieferantenstatistikgruppe, zu der sie gehören, verwendet. Wenn die Option aktiviert ist, ist die Registerkarte Lieferantenstatistikgruppe deaktiviert.
Auf der Registerkarte Disponenten werden die Disponenten festgelegt, für die die Regel angewendet wird.
Wenn die Option Unabh. vom Disponenten übernehmen auf der Registerkarte Allgemein aktiviert wird, wird die Regel auf alle Disponenten angewendet. Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, wird die Registerkarte Disponenten deaktiviert.
Auf der Registerkarte Projektkategorie 1 können Sie Projektkategorie 1 angeben, für die die Regel verwendet werden soll.
Wenn die Option Unabh. von Projektkat. 1 übernehmen auf der Registerkarte Allgemein aktiviert wird, wird die Regel auf alle Bestellungen angewendet, unabhängig davon, ob diese eine Projektkategorie 1 angeben. Wenn die Option aktiviert ist, wird die Registerkarte Projektkategorie 1 deaktiviert.
Auf der Registerkarte Projektkategorie 2 können Sie Projektkategorie 2 angeben, für die die Regel verwendet werden soll.
Wenn die Option Unabh. von Projektkat. 2 übernehmen auf der Registerkarte Allgemein aktiviert wird, wird die Regel auf alle Bestellungen angewendet, unabhängig davon, ob diese eine Projektkategorie 2 angeben. Wenn die Option aktiviert ist, wird die Registerkarte Projektkategorie 2 deaktiviert.
Auf der Registerkarte Projekte legen Sie die Projekte fest, für die die Regel angewendet wird.
Wenn die Option Unabh. vom Projekt übernehmen auf der Registerkarte Allgemein aktiviert wird, wird die Regel auf alle Bestellungen angewendet, unabhängig davon, ob diese ein Projekt angeben. Wenn die Option aktiviert ist, wird die Registerkarte Projekte deaktiviert.
| Genehmigungsregel | BEST. REGEL-1 | BEST. REGEL-2 |
| Standort | MUEN | MUEN |
| Priorität | 2 | 1 |
| Währung | USD | USD |
| Lieferant | LIEF-1 | % |
| Lieferantenstatistikgruppe | % | LSG1 |
| Mindestbetrag | 2500 | 5000 |
| Höchstbetrag | ||
| Disponent | % | % |
| Einkäufer-ID | % | % |
| Arbeitsplanvorlage | VORL-2 | VORL-3 |
Der Einkäufer LIEF-1 gehört zur Lieferantenstatistikgruppe LSG1, und die Schemata entsprechen denen aus dem oben beschriebenen Beispiel für Genehmigungsarbeitsplanvorlagen.
Liegt eine Bestellung für LIEF-1 als Lieferant vor, und beläuft sich die Gesamtauftragssumme auf 7500 DM, wird die BEST. REGEL-2 (mit VORL 3) angewendet, da die Priorität höher ist als für BEST. REGEL-1 (mit VORL 2). D. h., dass sowohl CHEF-1 als auch CHEF-2 die Bestellung genehmigen müssen.
Wenn der Betrag jedoch zwischen 2500 DM und 4999 DM liegt, muss lediglich CHEF-1 die Bestellung genehmigen.
Wenn mehrere freigegebene Genehmigungsregeln den Kriterien für die Bestellanforderungsposition oder die Bestellung entsprechen, wird die Regel mit der höchsten Priorität (mit der niedrigsten Nummer) angewendet. Es ist nicht möglich, zwei Genehmigungsregeln des gleichen Typs mit der gleichen Priorität im Status Freigegeben an einem Standort zu verwenden. Wenn die Regel jedoch geschlossen wird, kann eine neue Regel mit der gleichen Priorität freigegeben werden.
Für eine Bestellung können Sie die Option Genehmigungsregel abrufen im Menü Arbeitsgänge auswählen. Dadurch wird geprüft, ob freigegebene Genehmigungsregeln die Anforderungen erfüllen, und die zuvor angewandte Regel und die entsprechende Genehmigungsarbeitsplanvorlage werden gegebenenfalls durch die neue ersetzt. Dies überschreibt auch eine mögliche manuell ausgewählte Genehmigungsarbeitsplanvorlage.
Wenn die Option Manuelle Aktualisierung des Genehmigungsverfahrens zulassen auf der Registerkarte Firma/Logistik/Einkauf aktiviert ist, können Sie ein Genehmigungsverfahren auch dann manuell mit einer Bestellung oder einem Auftragsänderungsauftrag verknüpfen, wenn Sie eine Regel eingerichtet haben, um Genehmigungsregeln für die Bestellung oder den Auftragsänderungsauftrag abzurufen. Es ist auch möglich, ein Verfahren vor dem Anwenden der Regel auf die Bestellung manuell zu verknüpfen.
Falls Sie keine Regeln für den Standort definiert haben, ist es möglich, stattdessen manuell ein Genehmigungsverfahren auszuwählen, indem Sie die Kontextmenüoption Genehmigungsarbeitsplanvorlage auswählen auf der Seite Bestellung oder Änderungsauftrag für Bestellung verwenden. Diese Option kann in einer Startphase verwendet werden, bevor Genehmigungsregeln definiert werden, und wird vorzugsweise mit dem Aktivieren der Option Bestellung/Genehmigung beachten auf der Registerkarte Firma/Logistik/Einkauf kombiniert.
Listen mit genehmigten Lieferanten werden auf der Seite Liste genehmigter Lieferanten erstellt.
Im Unterschied zur Genehmigungsregel für Bestellanforderungen und zur Genehmigungsregel für Bestellungen hat die Liste genehmigter Lieferanten nichts mit dem Betrag der Anforderung/des Auftrags zu tun. Zweck dieser Liste ist vielmehr die Genehmigung der Qualitätssicherung, sodass sie sehr wahrscheinlich in der Abteilung für Qualitätssicherung verwaltet wird. In der Luftfahrtindustrie beispielsweise, in der die Anforderungen für Lieferanten von Flugzeugteilen sehr hoch sind, könnte diese Liste zum Rationalisieren genehmigter Käufe verwendet werden. Wenn der Lieferant genehmigt wurde, wird die Abwicklung ohne Unterbrechungen durchgeführt. Wenn der Lieferant jedoch nicht genehmigt oder das Ablaufdatum für die Genehmigung überschritten wurde, wird die Abteilung für Qualitätssicherung benachrichtigt, und ein autorisiertes Mitglied dieser Abteilung muss bestätigen, dass der Einkauf durchgeführt werden kann.
Beim Definieren einer genehmigten Lieferantenliste wird diese für die Kombination aus Standort und Einkaufsgruppe definiert. Die entsprechende Genehmigungsarbeitsplanvorlage wird mit dem Datensatz für die Kombination aus Standort und Einkaufsgruppe verknüpft. Nach Verknüpfen der Genehmigungsarbeitsplanvorlage können Lieferanten zu der Liste hinzugefügt werden. Wenn der Lieferant den Status Genehmigt aufweist und das Ablaufdatum für die Genehmigung (der Wert im Feld Genehmigt bis) nicht überschritten wurde, ist für Einkäufe bei diesem Lieferanten keine weitere Berechtigung erforderlich. In allen anderen Fällen müssen Bestellanforderungspositionen und Bestellungen, die Positionen für den Standort mit der Einkaufsgruppe enthalten, genehmigt werden, bevor sie von der Beschaffung abgewickelt werden können.
Nachdem Lieferanten der Liste hinzugefügt wurden, können sie genehmigt werden, die Genehmigung kann zurückgenommen werden oder ein Lieferant kann von der Liste genehmigter Lieferanten entfernt werden. Alle diese Ereignisse werden im Historiendatensatz gespeichert, der jederzeit von der genehmigten Lieferantenliste aus oder über die Seite „Historie“ angezeigt werden kann, die über den IFS Cloud-Navigator aufgerufen werden kann. Wenn ein Lieferant entfernt wurde und dann wieder hinzugefügt wird, steht die Historie weiterhin zur Verfügung.
Beim Verwenden eines nicht genehmigten Lieferanten für einen Einkaufsartikel, der unter eine Liste genehmigter Lieferanten bei Angebotsanfragen, Angeboten und Lieferantenverträgen fällt, erhält der Anwender eine Informationsmeldung, kann den Prozess jedoch fortsetzen. Nur bei Bestellanforderungen und Bestellungen wird die Abwicklung unterbrochen, bis der Einkauf genehmigt wurde.
Die Genehmigung einer Bestellanforderungsposition wird auf der Registerkarte Bestellanforderung/Genehmigung durchgeführt. Die Genehmigung erfolgt über das Menü Arbeitsgänge und wird für sämtliche Positionen ausgeführt, die der Genehmiger gleichzeitig genehmigen soll. Nach Genehmigung der Positionen wird der Name des Genehmigers und das Datum in die entsprechenden Spalten eingegeben. Sie können den Wert im Feld Ursprung/Genehmigungsregel prüfen, um festzustellen, ob der Einkauf durch eine Genehmigungsregel für Bestellanforderungen oder eine Liste genehmigter Lieferanten genehmigt wurde.
Die Genehmigung für eine Bestellung kann auf der Registerkarte Bestellung/Genehmigung erfolgen. Die Genehmigung erfolgt über das Menü Arbeitsgänge. Nach Genehmigung der Bestellung wird der Name des Genehmigers und das Datum in die entsprechenden Spalten eingegeben. Sie können den Wert im Feld Ursprung/Genehmigungsregel prüfen, um festzustellen, ob der Einkauf durch eine Genehmigungsregel für Bestellanforderungen oder eine Liste genehmigter Lieferanten genehmigt wurde.
Für einen Bestelländerungsauftrag erfolgt die Genehmigung auf der Registerkarte Auftragsänderungsauftrag/Genehmigung. Die Genehmigung erfolgt mit Hilfe des Menüs Funktionen. Nach Genehmigung der Bestellung wird der Name des Genehmigers und das Datum in die entsprechenden Spalten eingegeben.
Ein Genehmiger darf nur die Bestellpositionen und Bestellungen genehmigen, für die er berechtigt ist.
Eine genehmigende Person kann seine/ihre Genehmigung löschen. Dazu wird das Kontextmenü durch Drücken der rechten Maustaste auf den gleichen Seiten, die zur Genehmigung verwendet werden, aufgerufen. Wenn die Genehmigung widerrufen wird, wird die Unterschrift des Genehmigers oder der Genehmigungsgruppe und das Datum entfernt. Beachten Sie, dass jede Person, die eine Genehmigungsposition genehmigen/bestätigen kann, auch die Genehmigung dieser Position widerrufen kann. Der Widerruf hat auch eine Änderung des Status der Bestellanforderungen zur Folge.
Die Genehmigung für Bestellanforderungspositionen, die nicht in Bestellungen umgewandelt wurden, und für Bestellungen mit dem Status Geplant, Gestoppt, Freigegeben oder Bestätigt und Bestelländerungen mit dem Status Freigegeben oder Genehmigt kann widerrufen werden. Es ist unmöglich, die Genehmigung einer Bestellanforderungsposition zu widerrufen, die den Status Anfrage erstellt aufweist.
Wenn die für Genehmigungen verantwortlichen Personen nicht anwesend sind (z. B. in Urlaub oder krank), können andere Mitarbeiter die Bestellanforderungen und/oder Bestellungen ohne Genehmigung bearbeiten. Dies erfolgt über eine Kontextmenüoption auf der Registerkarte Bestellanforderung/Genehmigung für Bestellanforderungen, auf der Seite Freigabe nicht genehmigte Bestellung für Bestellungen und auf der Registerkarte Bestellung/Genehmigung für Bestellungen sowie Auftragsänderungsaufträge. Der Zugriff auf die Kontextmenüoption für Bestellanforderungen und auf die Seite für Bestellungen und Bestelländerungen wird gewährt, wenn die Sicherheit für das System eingerichtet ist.
Wenn die Person oder die Personen, die für Genehmigungen verantwortlich ist bzw. sind, nicht verfügbar ist bzw. sind, kann der Genehmigungsschritt stattdessen an eine andere Person weitergeleitet werden. Dies erfolgt über eine Kontextmenüoption auf der Registerkarte Bestellanforderung/Genehmigung für Bestellanforderungen und auf der Registerkarte Bestellung/Genehmigung für Bestellungen und Auftragsänderungsaufträge. Wenn der Genehmigungsschritt, den Sie an eine andere Person weiterleiten möchten, eine Genehmigerrolle erfordert, können Sie diesen Schritt nur an einen Genehmiger mit ausreichenden Berechtigungen weiterleiten.
Sie können eine oder mehrere Ersatzpersonen für einen Genehmiger für einen speziellen Zeitraum definieren, z. B. für einen Urlaub. Dies erfolgt über eine Kontextmenüoption für den ausgewählten Genehmiger auf der Registerkarte Basisdaten für Bestellgenehmigung/Genehmiger. Der Ersatzgenehmiger erbt die Genehmigungsberechtigungen vom Genehmiger, der ersetzt wird.
Es ist möglich für einen Genehmiger, der einen Schritt genehmigen kann, stattdessen seinen Genehmigungsschritt abzulehnen. Dazu wird das Kontextmenü durch Drücken der rechten Maustaste auf den gleichen Seiten, die zur Genehmigung verwendet werden, aufgerufen. Wenn die Genehmigung abgelehnt wird, werden alle Genehmigungspositionen entfernt, und die Bestellanforderung, die Bestellung und der Auftragsänderungsauftrag werden z. B. mit „Abgelehnt von“, „Ablehnungsdatum“, „Zurückweisungsgrund“ aktualisiert, und die Option „Ablehnen“ klicken Genehmigung abgelehnt wird aktiviert Dies ermöglicht es dem Urheber, seine abgelehnten Anforderungen und Aufträge zu überwachen. Für eine Bestellung werden die Informationen zur Ablehnung auch auf der Registerkarte Bestellung/Auftragshistorie aktualisiert.