Alle Eingangspositionen müssen bei Eingang eingegeben werden. Dies wird unter Anlieferungen erfassen vorgenommen. Dies umfasst alle Bestellungen zu Bestandsartikeln, nicht bestandsgeführten Einkaufsartikeln sowie Artikel ohne Nummer. Eine Ausnahme hiervon sind Eingangspositionen mit dem Beschaffungscode "Kundenauftrag mit Direktlieferung". Solche Positionen werden über die Funktion „Direktlieferung“ eingegeben.
Jede Position auf der Seite „Eingang erfassen“ hat eine Auftragsnummer, eine Positionsnummer und eine Abrufnummer. Kurz: Jede Position des Bezugsauftrags wird separat angezeigt.
Der Eingang wird in verschiedenen Dialogen durchgeführt, je nachdem, ob die Artikel in Serie abgewickelt werden oder ob Seriennummern bei der Erfassung des Eingangs oder anschließend vergeben werden. Wenn Artikel mit serieller Bearbeitung verwendet werden und die Vergabe der Seriennummern zurückgestellt wurde, muss der Eingang im Dialog für Artikel ohne Seriennummer eingegeben werden. Ein Eingang kann auf mehrere Lagerplätze aufgeteilt werden.
Einige der angezeigten Daten können direkt in der Eingangsposition oder im entsprechenden Dialog geändert werden. Informationen wie z. B. die WE-Art können geändert werden. Die WE-Art ergibt sich aus dem Bezugsauftrag. Wird eine WE-Art ohne Prüfungsanforderung auf eine mit Prüfungsanforderung geändert, muss auch eine Prüfmenge festgesetzt werden.
Es ist möglich, entweder eine Position nach der anderen zu bearbeiten oder mehrere Positionen gleichzeitig auszuwählen und ihre Ankunft zu erfassen. Die angelieferte Menge wird standardmäßig mit der Menge in der Quellauftragsposition gleichgesetzt. Die Menge kann herabgesetzt und somit eine Teillieferung eingegeben werden. Wird eine Überlieferung festgestellt, kann die angelieferte Menge auch erhöht werden. Bei Eingangspositionen mit Bestandsartikeln schlägt das System einen Ziellagerplatz vor. Hierbei kann es sich für Versandaufträge mit Empfängertyp „Standort“ und Bestellungen um einen für den Bestandsartikel eingegebenen Standardlagerplatz, einen für den Standort eingegebenen Standardlagerplatz oder um den zuletzt benutzten Lagerplatz handeln. Bei Versandaufträgen mit dem Empfängertyp „Remote-Lager“ kann dies ein geeigneter Standardspeicherort sein, der im Remote-Lager eingegeben wurde, oder der zuletzt verwendete Lagerplatz für das Remote-Lager. Ist kein Standardlagerplatz eingegeben, wird der zuletzt benutzte Lagerplatz angezeigt. Ist für bestandsgeführte oder nicht bestandsgeführte Artikel auf der Eingangsposition die Option „Auftragsbasis“ in der Los-/Chargenverfolgung eingestellt, wird automatisch eine Los-/Chargennummer bei der Erfassung des Eingangs erzeugt.
Nach Beendigen der Eingangserfassung erscheinen je nach zugrunde liegender WE-Art unterschiedliche Statusmeldungen in der Eingangsposition.
Werden Eingänge mit Seriennummern eingetragen, zeigt das System im entsprechenden Dialog alle reservierten oder automatisch erzeugten Seriennummern an. Reservierte Seriennummern werden stets vorrangig zugewiesen. Seriennummern können auch manuell oder über den Seriennummerngenerator (über das Dialogfeld "Folge/Intervall eingeben") zugewiesen werden. Im Seriennummerngenerator können Präfixe und/oder Suffixe für die jeweilige Seriennummern angegeben werden. Ist die Seriennummernverfolgung aktiviert, müssen entweder beim Wareneingang oder bei der Wareneingangsabwicklung Seriennummern angegeben werden. Ein Eingang kann auf verschiedene Lagerplätze aufgeteilt werden, indem bestimmten Seriennummern unterschiedliche Bestimmungslagerplätze zugeordnet werden.
Das System verfügt über einen Artikelserienkatalog, in dem sämtliche Artikelnummern mit Seriennummer gespeichert sind. Hierbei ist zu beachten, dass Artikel mit einer reservierten Seriennummer nicht in diesen Katalog aufgenommen werden. Jede Kombination von Artikel- und Seriennummer ist in diesem Katalog gespeichert, und jede Kombination wird als Einzeleinheit behandelt. Eine Einzeleinheit ist einmalig und unverwechselbar und kann im System an einer Stelle und zur gleichen Zeit nur einmal vorkommen. Werden Artikeln in der WE-Funktion Seriennummern zugewiesen, so werden im Artikelserienkatalog Einzeleinheiten angelegt.
Zum Aktivieren der Serienverfolgung muss in IFS/Artikelkatalog sowohl „Seriennr.verfolg./Bestand“ als auch „Seriennr.verfolg. n. Lieferung“ ausgewählt werden. Auch die Seriennummernvergabe wird in dieser Funktion festgelegt. Diese bestimmt, auf welche Art und Weise die Seriennummern vergeben werden. Es gibt zwei Arten der Seriennummernvergabe:
Zum Beispiel: Präfix = ABC, Suffix = DEF
| Von Seriennr. | Bis Seriennr. |
| 110 | 115 |
| 117 | |
| 120 | 122 |
Das Ergebnis dieses Beispiels wären 10 Seriennummern: ABC110DEF, ABC111DEF, ABC112DEF, ABC113DEF, ABC114DEF, ABC115DEF, ABC117DEF, ABC120DEF, ABC121DEF, ABC122DEF.
Seriennummern können reserviert werden, indem in der Bestellposition auf „Serienreservierung“ geklickt wird. Es können Zahlenfolgen erstellt und Präfixe und Suffixe (sowohl numerische als auch alphanumerische) hinzugefügt werden.
Ist die Seriennummernverfolgung aktiviert, müssen entweder beim Wareneingang oder beim Erfassen des Eingangs Seriennummern angegeben werden. Die betreffenden Artikel haben dann im Bestand und über den gesamten Lebenszyklus eine Seriennummer.
Liegen Eingangspositionen mit nicht bestandsgeführten Artikeln und Artikel ohne Nummer und ohne Prüfanforderungen vor, ist der Eingang mit der Erfassung bereits abgeschlossen. Dies ist so, da diese Artikel nicht zu einem bestimmten Bestandslagerplatz gehören können. Liegt eine Prüfanforderung vor, müssen die Prüfergebnisse eingegeben werden, bevor der Eingang abgeschlossen ist.
Der WE-Bericht kann in Verbindung mit dem Erfassen des Eingangs gedruckt werden. Der WE-Bericht ist ein internes Dokument, das den gelieferten Waren beigefügt werden kann. Er kann auch als Prüfbericht dienen. Der Wareneingangsbericht kann jederzeit während der Wareneingangsprozedur gedruckt werden. Folgende Informationen sind im Bericht enthalten:
Es ist möglich, direkt aus der Wareneingangsseite eine neue Bestellung zu erstellen. Diese Option kann sehr nützlich sein, wenn Waren ohne Bestellung geliefert werden, so z. B. wenn ein Lieferant ein Konsignationslager auffüllt. Bei der Anlieferung der Waren liegt in diesem Fall keine entsprechende Bestellposition vor, auf der die Warenanlieferung eingetragen werden kann. Es muss also nachträglich eine solche Bestellposition erstellt werden. Nach der Erstellung einer Bestellposition werden die angelieferten Waren in der üblichen Weise eingetragen.