Die Baubranche verwendet Einbehalte und Termine als eine Art von Sicherheit, um Qualität und Zeitanforderungen durchzusetzen und Fehlerkorrekturen an durchgeführten Arbeiten zu ermöglichen. Die Einbehaltsnachverfolgung ist kumulativ und wird in Prozentsätzen der Gesamtkosten der geleisteten Arbeit gemessen.
Der vorläufige Einbehalt wird in der Regel dann freigegeben, wenn bestimmte Meilensteine während der Vertragsausführung erfüllt und freigegeben werden, sobald Anträge erstellt und eingereicht werden. Der endgültige Einbehalt wird in der Regel zu einem späteren Zeitpunkt, näher am Ende der Vertragslebensdauer, zu einem zwischen Vertragspartner und Unterlieferant vereinbarten Zeitpunkt freigegeben.
Wenn der endgültige Einbehalt freigegeben wird, werden alle übrigen vorläufigen Einbehalte ebenfalls freigegeben, und es werden keine weiteren Buchungen verarbeitet.
Für einen Vertrag kann optional ein maximaler Einbehalt definiert werden, wobei ein Prozentsatz den gesamten kumulativen Einbehaltsprozentsatz definiert, der für einen Vertrag zulässig ist. Durch Hinzufügen zusätzlicher Anträge nach Erreichen des maximalen Einbehalts werden nicht automatisch weiteren Einbehalte erstellt oder freigegeben.
In bestimmten Situationen müssen zudem verschiedene Einbehaltsprozentsätze nach Positionen definiert werden. Dies können in der Regel Positionen von hohem Wert oder hohem Risiko sein, für die nicht der Standardeinbehalt des Vertrags gelten soll. Falls ein solcher Einbehaltprozentsatz für Positionen definiert wird, fällt er dennoch unter den maximalen Vertragseinbehalt, und der gesamte Einbehalt kann den maximalen, im Vertrag definierten Einbehalt nicht überschreiten.
Beim Beantragen einer Zahlung berechnet die Anwendung den Einbehalt für jede Position durch die verhältnismäßige Verteilung des gesamten, kumulierten Einbehalts über die Positionen. In Situationen, in denen sich die erforderlichen Einbehaltsbeträge für die Position von der allgemeinen, im Vertrag festgelegten Regel unterscheiden sollen, kann der berechnete Einbehaltswert manuell überschrieben werden. Von der Annahme ausgehend, dass kein Grund besteht, beim Einreichen des Antrags einen anderen Einbehaltbetrag zu beantragen, und dass der vertraglich festgelegte Einbehaltsprozentsatz beim Einreichen des Antrags verwendet wird, kann nur der bestätigte Einbehaltsbetrag überschrieben werden.