Es gibt mindestens so viele Mglichkeiten zum Erstellen eines Geschftsplans wie Firmen, die diese erstellen. Es gibt keine offensichtlichen richtigen oder falschen Wege, wenn der Planungsprozess festgelegt wird. Plne fr verschiedene Zwecke variieren sowohl im Detaillierungsgrad als auch in der Zeitspanne und in der Beteiligung von verschiedenen Abteilungseinheiten. Das Ziel von IFS Geschftsplanung ist es, Untersttzung fr verschiedene Anstze zu bieten und als Toolbox zu dienen. Darin kann jede Firma einzelne Teile finden, die zu der Art und Weise passen, wie die jeweilige Firma oder Unternehmensgruppe arbeitet.
Die Basisstruktur des Geschftsplans besteht aus vier Ebenen.
Es gibt zahlreiche Mglichkeiten der Betriebsplanung innerhalb oder auerhalb von IFS, die natrlich im Geschftsplan wiederverwendet werden sollten. Dies geschieht entweder mithilfe der externen Dateifunktionalitt oder einer der vorhandenen Integrationen, z.B. Abschreibungsplne und Erlsansatzprognosen.
Manuelle Transaktionen werden vorzugsweise mithilfe speziell erstellter Planungsvorlagen im Excel-Add-In IFS Business Reporter eingegeben, knnen aber auch ber die Seite ?Planungseinheit? eingegeben werden. Aus der manuell eingegebenen Transaktion knnen automatisch andere Transaktionen mithilfe der Planungsregelfunktionalitt erstellt werden.
Zustzlich zu den Integrationen, die die bereits vorhandene Planung wiederverwenden, knnen auch Transaktionen aus der Personalplanung erstellt werden, in die Informationen aus der Mitarbeiterdatei in IFS Personalwesen importiert und fr die Personalkostenplanung verwendet werden knnen.
Die Administratoren bereiten mithilfe von IFS Business Reporter verschiedene Planungsvorlagen vor. Es knnen Planungsvorlagen erstellt werden, die der Abteilung entsprechen und sowohl die Geschftsplanlogik (Planungsregeln) als auch die Excel-Logik enthalten. Zum Beispiel knnen verschiedene Vorlagen erstellt werden, um die verschiedenen Schritte und Einheiten des Geschftsplans zu untersttzen.
Zur Untersttzung allgemeinerer Berichte/Vorlagen ist es mglich, die Planungsdimensionswerteliste zu verwenden, die als Wiederholer mit der Planungseinheit verknpft ist. Das bedeutet, dass z.B. alle mit einer Werteliste verknpften Konten eine Zeile in der Vorlage haben. Es ist auch mglich, eigene Periodendefinitionen im Plan zu verwenden. Wenn Sie beispielsweise monatlich fr das erste Jahr des Plans und vierteljhrlich fr das zweite Jahr planen mchten.
Fr Planungsbezugsgren und Planungstransaktionen (Konten) gibt es zwei Informationsquellen: eine fr gltige Versionen und eine fr alle Versionen. Im Planungsprozess kann es ntzlich sein, mit allen Versionen zu arbeiten, da es dadurch mglich wird, mehr als eine Version der Planungseinheit gleichzeitig zu planen. Wenn Planungseinheitenversionen nicht verwendet werden oder wenn das Ziel ist, Berichte fr einen abgeschlossenen Plan zu entwerfen, sollten gltige Versionen verwendet werden.
Wenn ein Bericht auf Kontoebene erstellt werden soll, aber dennoch eine Rckschreibung auf einer detaillierteren Ebene (z.B. mit Kommentaren) mglich sein soll, ist dies durch Auswhlen der Option ?Auf Transaktionsebene rckschreiben? auf der Registerkarte ?Optionen? der Entwurfszeile mglich.
Als Alternative zu Business Reporter kann der Disponent Planungstransaktionen manuell auf der Seite Planungseingabe eingeben.
Viele Planungsprozesse enthalten eine groe Anzahl an Tabellenkalkulationen mit vielen Berechnungslogiken, die innerhalb der Abteilung gesendet werden. Da sie an viele Stellen verteilt ist, kann es schwierig sein, die Berechnungslogik zentral zu steuern. Auch wenn nderungen vorgenommen werden mssen, muss die gleiche nderung oft an vielen verschiedenen Stellen vorgenommen werden. Um dies zu vermeiden, wurden die Planungsregeln entwickelt.
Planungsregeln knnen entweder Transaktionsbasiert oder Saldenbasiert sein. Beide Regeltypen werden auf der Seite Planungsregel definiert.
Transaktionsbasierte Regeln werden beim Speichern ausgelst und erstellen automatisch neue Transaktionszeilen innerhalb der gleichen Planungseinheit wie die Transaktion, die die Regel auslst. (Hinweis: Um transaktionsbasierte Regeln auf Transaktionszeilen anzuwenden, die aus Erlsansatzprognosen bertragen wurden, mssen die Regeln erneut ausgefhrt werden). Beispiele fr transaktionsbasierte Regeln sind:
Saldenbasierte Regeln werden jederzeit manuell ber die Registerkarte Planungsregelausfhrung auf der Seite Geschftsplan ausgelst und basieren auf Planungssalden. Die neuen Transaktionen werden in einer separaten Zieleinheit erstellt. Beispiele fr transaktionsbasierte Regeln sind:
Geschftsplan-Bezugsgren vom Typ ?Planung? knnen im Auswahlabschnitt der Planungsregeln verwendet werden, und Bezugsgren vom Typ ?Annahme? knnen in die Berechnungslogik der Regel aufgenommen werden. Die Planungsbezugsgre kann beispielsweise die Anzahl der verkauften Objekte und die Annahmebezugsgre der Preis des Objekts sein. Wenn fr verschiedene Planungsdimensionswerte, z.B. Kostenstellen, dieselbe Planungsregel mit unterschiedlichen Periodenwerten verwendet werden soll, muss diese auf der Registerkarte ?Planungsdimensionen fr Annahmebezugsgre? auf der Seite ?Geschftsplan? definiert werden.
Der Hauptzweck dieser Version besteht darin, die bereits vorhandenen Informationen zu Mitarbeitern in Ihre Planung aufzunehmen. Die meisten Vorteile der Version entstehen fr Firmen, die die Mitarbeiterstammdaten in IFS Personalwesen verwenden. Es ist aber auch mglich, die Mitarbeiterdaten manuell einzugeben.
Die Personalplanung ermglicht eine detailliertere Planung der Personalkosten als bei einer Planungstransaktion. Sie verfgt ber eine eigene Sicherheitseinstellung, die es ermglicht, sensible Gehaltsinformationen fr einen normalen Planer auszuschlieen.
Der Personalplanungsprozess kann in vier Blcke unterteilt werden.
Die ersten beiden Blcke werden von einem Geschftsplanungsadministrator mit oder ohne Zugriff auf IFS Personalwesen ausgefhrt. Die Zuordnung der Mitarbeiter zu einem bestimmten Geschftsplan oder einer Planungseinheit erfolgt durch einen Planadministrator. Der Planer ndert dann bei Bedarf die Periodenwerte und bertrgt die Personalplanungstransaktionen in regulre Planungstransaktionen.
Der Basiswert des Planungselements kann entweder aus dem Personalwesen importiert oder manuell eingegeben werden und dient als Basis fr die Periodenwerte. Fr als berechnet definierte Personalplanungselemente werden die Periodenwerte unter Verwendung anderer Planungselementperiodenwerte, Annahmebezugsgren-Periodenwerte oder fester Periodenwerte berechnet.
Bei der Planung auf einer hheren Ebene muss ein aggregierter Planungsmitarbeiter der entsprechenden Planungseinheit zugeordnet werden. Die Planungswerte fr den Planungsmitarbeiter werden dann (als Durchschnitt oder Summe) von den nicht zusammengefassten Mitarbeitern des Plans oder der Einheit berechnet. Diese Funktion wird in der Regel zum Erstellen von Startwerten fr die Planung auf hoher Ebene verwendet, da alle Berechnungen auf Planungswerten und nicht auf bestimmten Periodenwerten basieren.
Da die Personalplanung in IFS Personalwesen integriert ist, knnen Mitarbeiter, Gehlter und der Beschftigungsgrad importiert werden. Mehrere Attribute, die mit der Mitarbeiterdatei verknpft sind, werden auch in der Personalplanung angezeigt, was dem Administrator dabei hilft, die Mitarbeiter den richtigen Einheiten innerhalb des Plans zuzuordnen. Wenn Abteilungsnderungen in IFS Personalwesen vorgenommen werden, wird dies in der Personalplanung angezeigt. Dies hilft dem Administrator, die Mitarbeiterzuordnung auf dem neuesten Stand zu halten.
Die Verwendung der Informationsquelle Geschftsplanungsmitarbeiter in Kombination mit Geschftsplanungsmitarbeiter-Transaktionen ermglicht das Hinzufgen zustzlicher Mitarbeiter zu einer Planungseinheit und das Zurckschreiben von Personalplanungs-Elementperiodenwerten.
Zustzlich zu den Transaktionsquellen, die aus der Geschftsplanungskomponente stammen, gibt es weitere Quellen, die zum Importieren/bertragen von Planungstransaktionen verwendet werden knnen.
Auf Planungseinheitenebene gibt es zwei verschiedene Status fr zwei verschiedene Zwecke:
Der Planungseinheitenstatus wird in einem prozessbasierten Plan verwendet, bei dem der Einheitenstatus je nach dem Schritt des Plans, zu dem er gehrt, unterschiedlich sein kann. Dieser Status kann vom Planungsschritt aus gesteuert werden.
Der Freigabestatus wird fr den Freigabeprozess verwendet und kann pro Einheit sowie fr Knoten in einer Planungseinheitenstruktur festgelegt werden. Der Freigabestatus kann unabhngig vom Status der Planungseinheit verwendet werden. Der Freigabestatus fr Knoten und Planungseinheiten kann mithilfe der Informationsquelle Status der Geschftsplanungsstruktur analysiert werden.
Es gibt drei Ebenen von Administratoren innerhalb der Geschftsplanung:
Die Verwendung von IFS Geschftsplanung im Vergleich zur Planung ber eine Tabellenkalkulation hat viele Vorteile. Durch die Verwendung der integrierten Werkzeuge ist es einfacher und viel zeitsparender, nderungen zu verwalten und geplante Werte zu aktualisieren.
Die Planungswerteliste ist ein effektives Werkzeug zum Definieren der zu verwendenden Planungsdimensionen. Wenn beispielsweise fr alle Planungseinheiten, die in einem bestimmten Schritt enthalten sind, die gleiche Werteliste verwendet wird und auf halbem Weg der Planung festgestellt wird, dass ein zustzliches Konto bentigt wird. Es muss lediglich das Konto zur Werteliste hinzugefgt werden, und alle Eingabeformulare werden entsprechend aktualisiert.
Transaktionsbasierte Regeln, saldenbasierte Regeln und berechnete Personalplanungselemente knnen beliebig oft neu ausgefhrt/berechnet werden. Wenn z.B. die Berechnungslogik einer Planungsregel gendert wird oder wenn ein Periodenwert fr die Annahmebezugsgre gendert wird, kann die Regel/das Element einfach erneut ausgefhrt oder neu berechnet werden, und alle Ausgabetransaktionen knnen entsprechend aktualisiert werden.
Es gibt viele bersichtsseiten, die die Verwaltung von groen Plnen mit einer groen Menge von Planungseinheiten, Planungsbenutzern und Planungsdimensionen untersttzen.
Es ist mglich, eine Mischung aus Periodensalden und kumulierten Salden innerhalb desselben Geschftsplans zu planen. Kumulierte Salden knnen fr die Bilanzplanung verwendet werden. Bei der Planung kumulierter Salden werden Periodensalden automatisch im Hintergrund berechnet. Die Zuschreibung kumulierter Betrge und die Definition von Planungsregeln, mit denen kumulierte Betrge berechnet werden, werden untersttzt.
Die Planungsdimension Planungsszenario kann zur Planung verschiedener Szenarien innerhalb desselben Plans verwendet werden. Definieren Sie beim Erstellen von Berichten, welche Szenarien bercksichtigt werden sollen (falls vorhanden). Das Szenario kann je nach Prferenz als Delta oder als alternativer Plan verwendet werden. Wenn die Planung abgeschlossen ist, ist es mglich, eine endgltige Kopie des Plans zu erstellen, mit Ausnahme der Szenarien, die nicht gltig sein sollen.
Es besteht auch die Mglichkeit, verschiedene Versionen der gleichen Planungseinheit zu planen. Dies wird in der Regel verwendet, wenn die zustndige Planungseinheit eine alternative Version der Planungseinheit bentigt, die sie austesten kann. Die Versionen sind alternative Einheiten, von denen immer eine als gltig definiert sein muss.
Es ist mglich, eine Buchungsstruktur mit der Planungseinheit zu verknpfen. Dies kann ntzlich sein, wenn auf einer hheren Ebene geplant werden soll, indem ein Buchungselementwert, der nur fr Planung gilt, mit jedem Knoten der Buchungsstruktur verknpft wird. Die gleiche Buchungsstruktur kann natrlich auch verwendet werden, wenn die Planungseingaben ber Business Reporter erfolgen.
Es wird immer wichtiger, alternative Planungsmglichkeiten fr Unternehmensgruppen zu finden, da betriebliche und rechtliche Organisationsstrukturen seltener aufeinander abgestimmt sind. Um dies zu untersttzen, ist die Geschftsplanung eng mit IFS Gruppenkonsolidierung verknpft und ermglicht die Planung auf jeder Ebene einer Gruppenkonsolidierungsstruktur.
Wenn zwischen dem Geschftsplan und einer Berichtseinheit eine Eins-zu-Eins-Beziehung besteht, erfolgt die bertragung zur Gruppenkonsolidierung in hnlicher Weise wie die Meldung einer Budgetversion.
Wenn mehr als eine Berichtseinheit im gleichen Geschftsplan geplant werden soll, kann dies einfach mithilfe der Planungsdimension ?Planungsverbund? erfolgen. Ein Planungsverbund kann auch eine Gruppe von Firmen reprsentieren, z.B. Knoten in der Konsolidierungsstruktur, je nach dem Zweck des Plans. Der Planungsverbund kann dann verwendet werden, um Salden in eine Berichtseinheit des Typs ?Planung? innerhalb der Gruppenkonsolidierung zu bertragen.
Wenn die Planungseinheiten innerhalb eines Geschftsplans unterschiedliche Buchwhrungen haben, wird empfohlen, eine Berichtswhrung fr analytische Zwecke zu verwenden.
Business Analytics mit vordefinierten Informationsquellen kann verwendet werden, um Planungsbetrge mit Ist-Werten in Transaktions-, Buch- oder Berichtswhrung zu vergleichen.