Gelieferte Artikel werden in der Regel von Lieferanten in Rechnung gestellt. Bei Gutschriften dagegen fakturiert der Kunde selbst. Dieser Vorgang ist praktisch und bietet gewisse Vorteile, vorausgesetzt, der Kunde hat Kontrolle ber die von einem bestimmten Lieferanten bestellten Artikel und die jeweiligen Preise sowie darber, welche Artikel bereits geliefert wurden. Der Lieferant braucht keine Rechnungen zu senden, um Zahlungen fr die Lieferungen zu erhalten.
Lieferant und Kunde erhalten Vorteile durch geringere Verwaltungskosten und weniger Dokumente (besonders mit EDI). Ein Vorteil fr den Kunden ist es, keine Lieferantenrechnungen mehr zu empfangen und bearbeiten zu mssen. Wenn Differenzen beim Rechnungspreis oder bei der Liefermenge gefunden werden, setzt sich nicht der Kunde mit dem Lieferanten, sondern der Lieferant mit dem Kunden in Verbindung. Fr den Lieferanten ist es vorteilhaft, die Zeit fr das Senden von Rechnungen und die Korrektur von Fehlern einzusparen, die vom Kunden gefunden werden. Weiterhin wird der Zahlungsverzug auf ein Minimum reduziert.
In IFS Cloud ermglichen es Kundengutschriften einem Lieferanten, Gutschriften von einem Kunden zu empfangen und zu bearbeiten.
Der Gutschriftprozess des Lieferanten basiert auf der Erstellung einer Kundengutschrift, die zu fakturierende Positionen enthlt. Die zu fakturierenden Positionen werden dann durch den Lieferanten (Sie) mit der Gutschrift ausgeziffert oder dieser hinzugefgt, je nach den Informationen, die der Kunde bereitgestellt hat. Eine Kundengutschrift enthlt Informationen zum Rechnungspreis und der Menge, die bei der Erstellung der tatschlichen Kundenrechnung bercksichtigt wird. Sie erstellen dann eine Kundenrechnung auf Basis der Kundengutschrift. Diese Kundenrechnungen werden ebenso verwaltet (Buchung und Zahlung werden erwartet) wie Kundenrechnungen, die nicht ber Gutschriften erstellt werden.
Fr eingehende Gutschriftnachrichten wird auf Grundlage der Kundeninformationen eine Auszifferung vorgenommen. Dies bedeutet das Abgleichen gelieferter Kundenauftragspositionen im System mit Rechnungsdaten aus den eingehenden Gutschriften. Das Ausziffern kann auf zwei verschiedene Arten durchgefhrt werden: automatisch und manuell. Eine automatische Auszifferung kann manuell im Fensterkopf der eingehenden Gutschrift initiiert werden.
Die automatische Auszifferung muss fr den Kunden eingerichtet sein (selbst bei einer manuellen Initiierung), indem eine geeignete Prfoption und ein geeigneter Prftyp ausgewhlt werden. Die Prfoption legt fest, ob die Auszifferung auf Grundlage der Lieferscheinnummer, der Kundenbestellreferenz oder der Referenz-ID durchgefhrt werden soll. Mithilfe des Prftyps kann festgelegt werden, was nach dem Eingang einer Gutschrift erfolgen soll. Das Ausziffern einer eingehenden Gutschrift, das Erstellen der Kundenrechnung und der Buchungsvorgang knnen in unterschiedlichem Ausma automatisiert werden.
Die Einstellungen fr das automatische Erstellen und Drucken von Rechnungen auf dem Rechnungstyp von Kundenauftrgen gelten nicht fr Gutschriftanzeigen fr Kundenauftragspositionen. Es hngt ganz vom Prftyp ab, ob die oben aufgefhrten Verfahren fr Gutschriften automatisch ausgefhrt werden.
Wenn die Auszifferung erfolgreich ist, wird eine Kunden-Gutschriftanzeige mit den ausgezifferten Positionen erstellt. Je nach Ausfhrung des Auszifferungsvorgangs wird der Prftyp der Positionen auf "Automatische Auszifferung" oder "Manuelle Auszifferung" gesetzt. Wie bereits erwhnt, ist die Kundengutschrift die Grundlage fr die Erstellung der Kundenrechnung.
Anstelle Lieferungen mit eingehenden Gutschriftpositionen auszuziffern, um eine Kundengutschrift zu erstellen, kann zunchst ein Kopf fr die Kundengutschrift erstellt werden, dem dann direkt Lieferungen hinzugefgt werden. Dies erfolgt, wenn die Auswahl der zu fakturierenden Lieferungen auf den Informationen vom Kunden basiert, beispielsweise einem Telefonat oder einer E-Mail. Einer vorhandenen Kundengutschrift knnen auf Grundlage weiterer Informationen vom Kunden Lieferungen hinzugefgt werden. (Dies ist mglicherweise ntzlich, wenn der Kunde bei der eingehenden Gutschrift Gutschriftpositionen vergessen hat.)
Im Kundengutschriftverfahren knnen Abweichungen zwischen der Kundengutschrift und dem erwarteten Preis auftreten. Zudem knnen Abweichungen zwischen der Gutschriftmenge vom Kunden und der erwarteten zu fakturierenden Menge vorkommen. Abweichungsgrnde fr Gutschriftanzeigen knnen bei der Untersuchung von Abweichungen ntzlich sein. Jeder abweichenden Gutschriftposition kann ein Grund zugewiesen werden. Dieser wird manuell eingegeben und erlutert den Grund der Abweichung sowie die aufgrund der Abweichung durchgefhrten Aktionen. Die Verwendung vordefinierter Abweichungsgrnde ermglicht ein Gruppieren und Kategorisieren von Abweichungen.
Zustzliche Kosten fr eine eingehende Gutschriftposition knnen nicht mit Kundenauftragspositionen oder zustzlichen Verkaufskostenpositionen ausgeziffert werden. Zustzliche Kosten, die per Gutschrift vom Kunden eingereicht werden, mssen manuell verwaltet werden. Dies kann durch Erhhung des Gutschriftpreises unter Bercksichtigung der zustzlichen Kosten erfolgen. Alternativ knnen dem Kundenauftrag Zusatzkosten hinzugefgt werden, die mit der eingehenden Gutschriftposition ausgeziffert werden. Wenn diese Kosten mit der ausgezifferten Kundenauftragsposition verknpft werden, werden sie auf der Kundenrechnung angefhrt, die fr die Kundengutschrift erstellt wird.
Mit der Verbesserung der Zeitzone wird fr alle Datums-/Zeitattribute ein Zeichen eingefhrt, das in der Arbeitszeitzone angezeigt wird. Dieses Zeichen ist nur sichtbar, wenn Sie in den Kontoeinstellungen die OptionZeitzonenzeichen immer anzeigen aktiviert haben.