Eine schnelle Mglichkeit, Artikel von einem Lieferanten zu kaufen und den Eingang ber den Zhler des Lieferanten durchzufhren. Dies ist eine einfachere Version der Einkaufs-/Eingangsfunktionen in der Anwendung. Dies gilt fr Anwender, die mit einer Arbeitsaufgabe arbeiten, die aus Arbeitsauftrag oder Serviceanforderung stammt.
Diese Lsung ermglicht die Integration Ihrer Hauptlieferanten und die Einbindung der Auendiensttechniker, Lieferanten und Back-Office-Verwaltungsprozesse in Beschaffung und Finanzen zu einer integrierten Wertschpfungskette.
Dies dient hauptschlich der Untersttzung von (ungeplanten) Ad-hoc-Einkaufsbedarfen gelegentlicher Anwender wie Auendiensttechniker, die mit Arbeitsaufgaben verknpft sind. Arbeitsaufgaben knnen sowohl aus Arbeitsauftrag als auch Serviceanforderung stammen.
Hinweis: Ad-hoc-Einkufe werden nicht in Lieferantenstatistiken wie Lieferantenqualitt und Lieferantenlieferungsstatistiken bercksichtigt. Sie sind auch von Einkaufsgenehmigungsregeln ausgeschlossen, whrend der Back Office-Einkauf bearbeitet wird. Es ist mglich, den Ablauf fr Lieferanten auszufhren, die fr Gutschriften aktiviert sind.
Die folgenden Elemente sind im Adhoc-Einkaufsprozess enthalten:
Nachstehend sind die Schlsselelemente ausfhrlicher beschrieben.
Um mit dem Ad-hoc-Einkaufsprozess zu beginnen, muss der Anwender einige Basisdaten in untergeordneten Registerkarten definieren, die mit der Seite Ad-hoc Einkaufs-Basisdaten verknpft sind.
Dieser mehrseitige Assistent dient zur Erfassung eines Ad-hoc-Einkaufs. Whlen Sie eine Arbeitsaufgabe und einen vorhandenen Lieferanten aus der Werteliste auf der ersten Seite aus, und wechseln Sie zur Seite Artikel hinzufgen. Arbeitsaufgaben mit gltigem Status, die zu einem Standort gehren, an dem der Anwender zugelassen ist, werden nur fr den Prozess sichtbar und akzeptiert. Es sind sowohl die mit Arbeitsauftrag und Anfrage verknpften Arbeitsaufgaben anwendbar.
Das System generiert die eindeutige Referenz und zeigt sie auf dieser Seite an. Der maximale Einkaufsbetrag wird auch auf derselben Seite angezeigt, wenn er in Ad-hoc-Einkaufs-Basisdaten definiert wurde. Mithilfe des Assistenten Artikel hinzufgen knnen Sie Bestandseinkaufsartikel oder Nicht-Bestandseinkaufsartikel auswhlen.
Verwenden Sie den Assistenten Nicht erfassten Artikel hinzufgen, um keine Artikel einzugeben. Ausgewhlte Positionen werden zusammen mit dem kumulierten Gesamtbetrag in der Hauptliste auf der Seite Artikel hinzufgen angezeigt. Abschlieend kann der Anwender den Wareneingang durchfhren und den Assistenten und damit die Ad-hoc-Einkaufsinstanz abschlieen. Sobald eine Ad-hoc-Einkaufsinstanz fertiggestellt ist, wird der Anwender zu einer bersichtsseite navigiert, die es ermglicht, den Prozess erneut auszufhren oder zur Nachverfolgung zu Ad-hoc-Einkaufsdetails zu navigieren.
Anstatt den Kauf abzuschlieen, kann der Anwender die hinzugefgten Daten im Assistenten speichern. In diesem Fall wird der Anwender auf die Seite Ad-hoc-Bestellanforderungen weitergeleitet. Von dort aus kann der Anwender weiterhin Daten in den Assistenten eingeben und den Kauf spter abschlieen.
Wenn der Lieferant eine elektronische Nachricht mit den gekauften Artikeln sendet, knnen diese Artikelinformationen in einer Ad-hoc-Bestellanforderung abgerufen werden. Speichern Sie die Kopfzeile der Ad-hoc-Bestellanforderung und geben Sie dem Lieferanten die Referenznummer der Ad-hoc-Anforderung. Rufen Sie die vom Lieferanten gesendeten Artikeleinformationen ber die Seite Eingehende Ad-hoc-Bestellanford. in diese Ad-hoc-Anforderung ab. Die Genehmigung der eingehenden Ad-hoc-Bestellanforderung kann automatisch oder manuell erfolgen.
Hinweis: Das System prft, ob die gesendeten Artikeleinformationen mit einem registrierten Artikel bereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, wird der Artikel als nicht registrierter Artikel abgerufen, vorausgesetzt, die erforderlichen Artikeleinformationen wurden bermittelt.
Sobald der Anwender die Aktivitt mit dem Ad-hoc-Einkaufsassistenten beendet hat, bernimmt das System den Back Office-Verwaltungsprozess in sequenziellen Schritten.
Hinweis: Bestandsartikeleinkufe werden beim Einkauf und Wareneingang als nicht bestandsgefhrt behandelt, wobei Einkaufstransaktionen mithilfe des Bestellpositionspreises erstellt und dann die Kosten als Ausgaben fr die Arbeitsaufgabe gemeldet werden. Alle Kosten fr die Artikelbeschaffung werden schlielich als periodische Instandhaltungskosten fr Arbeitsaufgaben gemeldet.
Diese Seite erleichtert es dem Anwender, bereits gekaufte Bestellungen und Positionen zu verfolgen. Die Aktivitt kann auch storniert werden, indem die ursprnglichen Einkufe entfernt werden. Die Listenseite enthlt Details zu eingegangenen Artikeln. Die Liste enthlt eine Kartenansicht, um eine schnelle bersicht ber alle gekauften Artikel zu erhalten.