総勘定元帳更新プロセスには、保留テーブルから総勘定元帳への伝票を更新するためのルーチンが含まれています。IFS Cloud のさまざまなモジュールで作成されたすべての伝票は、総勘定元帳に更新される前に、IFS/会計ルールの保留テーブルに収集されます。
総勘定元帳伝票の更新が開始されると、選択基準のデフォルト値 (例: 会計期間) が表示されます。選択基準は、適切であればユーザーによって変更可能です。ユーザーは、保留テーブルから個々の伝票をいくつか選択することもできます。このプロセスは、スケジュール設定することもできます。
総勘定元帳伝票の更新が実行された後、すべての伝票が更新ルーチンによって実施されたチェックに合格したことを確認する必要があります。更新ルーチンによって行われたチェックに合格しない伝票は、エラーとしてマークされ、保留テーブルに戻されます。チェックに合格したすべての伝票について、要約された更新ジャーナルまたは詳細な更新ジャーナルを印刷することも可能です。更新ジャーナルは、IFS/レポートアーカイブを介して再印刷することができます。
総勘定元帳伝票の更新を開始する前に、次の基本データ要件を確認してください。
更新プロセスでは、いくつかの異なるチェックが行われます。次のチェックは、伝票全体に対して実施され、エラーテキストは伝票ヘッダーに配置されます。
以下にリストされているチェックは、伝票明細に対して実施されるものであり、エラーテキストは伝票明細に配置されます。
更新中、各伝票明細は 1 つ以上の自動処理段階を経ることができます。各伝票明細には、完了した段階がマークされます。この情報は、詳細な更新ジャーナルおよび一覧 - 伝票明細 - GLまたは検索 - 伝票詳細 - GLで確認できます。以下の自動処理段階が更新ルーチンで行われます。
伝票サマリパラメータは、同じコード体系を持つ伝票内の伝票明細を合計するかどうかを指定するために使用されます。コード体系、通貨コード、為替レート、パートナーID、参照シリーズ、参照番号、トランザクションID、および修正はすべて同じでなければなりません。そのようなアクティビティから生成される伝票明細は、検索 - 伝票詳細 - GLの [要約済み] フィールドで「はい」とマークされます。
自動転記は、GL自動転記規則に入力された処理ルールに基づいて実施されます。作成されたトランザクションは、どのように作成されたかを示すトランザクションコードを持つ伝票に追加されます。作成された各トランザクションには、トランザクションを作成するために使用された処理ルール、トランザクションが発生した明細の番号、および処理ルールの連番もマークされます。伝票に不均衡があり、その残高が更新パラメータの [許容差異金額] フィールドに記載されている最大金額を超えている場合、伝票はエラーステータスで保留テーブルに戻されます。差異が最大金額未満の場合、転記コントロールの転記タイプ GP1「差異勘定」に指定された差異勘定に転記されます。
プロジェクトは、IFS/一般元帳およびIFS/プロジェクト管理で指定できます。プロジェクト会計などのオプションを使用するには、プロジェクト会計のための会計管理コード機能をコード体系定義で定義する必要があります。伝票に、コストと転記が資本化されるプロジェクト (資本化費用または資本化収益/費用タイプのプロジェクト) に対するコスト転記または収益転記) が含まれている場合、再転記は転記コントロールで指定された資本化口座に行われます。トランザクションは元の伝票に追加され、どのように作成されたかを示すトランザクションコードでマークされます。検索 - 伝票詳細 - GLの [プロジェクト会計] フィールドで「はい」とマークされます。
会計管理コードを使用して通貨コードを保存することができます。これは、通貨が一般元帳の残高レベルで保存され、会計通貨での残高と必要な通貨での対応する価値を取得できることを意味します。通貨会計などのオプションを使用するには、通貨残高会計のための会計管理コード機能をコード体系定義で定義する必要があります。会計管理コードに会社が使用している通貨を会計管理コード値に入力します。通貨残高会計に使用する口座も指定し、次の設定を有効にします。通貨残高オプションアカウント。
口座が外国為替会計に使用されている場合、更新はトランザクションの外国額を残高テーブルの外国額に集約します。トランザクションの通貨コードは、その後、残高テーブルおよび総勘定元帳のトランザクションにおいて外国為替会計に使用されるために会計管理コードに配置されます。残高テーブルの通貨を更新するトランザクションは、検索 - 伝票詳細 - GLの [通貨会計] フィールドで「はい」とマークされます。
IFS/固定資産がインストールされている場合、1 つの会計管理コードが固定資産ID を保存するために使用されます。固定資産の取得時には、IFS/固定資産にリンクされた取得口座への転記とともに、マニュアル伝票または仕入先請求書が入力されます。オブジェクトIDは、オブジェクトの会計管理コードで指定する必要があります。伝票は保留テーブルに配置されます。更新ルーチンは、その後、一般元帳とIFS/固定資産のオブジェクトの取得価値を更新します。
内部相殺構成が指定され、会社で使用されている場合、更新ルーチンは対応するトランザクションに消去コードをマークします。会計のフォローアップを行う際、消去コードは構造の特定のレベルでトランザクションを選択するオプションを提供します。トランザクションは、異なるコストセンター間のトランザクションなどの内部トランザクションであり、構造は会社の組織を反映することができます。内部消去構造は、次の方法で構築されます。内部相殺構成。内部消去のための会計管理コード機能をコード体系定義で定義する必要があります。
更新ルーチンは、自己部分の会計管理コードおよび対向部分の会計管理コード値から開始されます。その後、更新ルーチンは構造内の共通ノードを探します。消去コードの値が最も高い共通ノードは、階層の最も下に位置するノードです。消去コードの会計管理コードは、この構造ノードに入力された値で更新されます。二つのケースがあります:
更新ルーチンは、期間配賦情報を含む伝票明細のために期間配賦伝票を作成します。伝票ページには、マニュアル伝票に対して期間配賦情報が入力されます。各期間に対して 1 つの伝票が作成されます。伝票タイプは、伝票グループ X 「期間配賦伝票」に属するものです。相手勘定転記は、転記コントロール転記タイプ GP2 未払費用/収益で指定された口座のために作成されます。
各伝票明細にはトランザクションコードが割り当てられます。いくつかのトランザクションコードは、伝票明細が作成される機能で割り当てられます。他のトランザクションコードは、更新ルーチンによって割り当てられます。トランザクションコードは、トランザクションがどのように発生したかを示し、クエリウィンドウやレポートで確認できます。トランザクションは、以下のいずれかのコードでマークできます:
伝票が更新ルーチンでのチェックに合格しない場合、発生したエラーの種類を明確に説明するエラーテキストでマークされます。エラーは、伝票ヘッダーまたは伝票明細のいずれかに発生します。ユーザーはエラーテキストをIFS/会計ルールの伝票ページまたは [分析] ページで確認できます。