Freigabeschritt genehmigen

Erläuterung

Diese Aktivität dient der Genehmigung des ausgewählten Schritts im Genehmigungsprozess für ein Dokument. Das kann auf den Seiten Eigene Dokumentgenehmigungen und Dokumentendetails erfolgen. Jedem Genehmigungsschritt können eine oder mehrere eingetragene Personen oder Gruppen angehören, die den Schritt genehmigen oder ablehnen. Dies bedeutet, dass parallele Genehmigungsabläufe möglich sind, bei denen mehrere Personengruppen gleichzeitig ein Objekt genehmigen können. Die Schritte müssen der Reihe nach freigegeben werden. Ein Schritt kann nicht freigegeben oder abgelehnt werden, wenn ein früherer Schritt auf die Genehmigung wartet (oder wenn der frühere Schritt abgelehnt wurde).

Diese Seite Eigene Dokumentgenehmigungen dient zur Anzeige von Genehmigungsschritten für ein Dokument, das vom angemeldeten Anwender genehmigt werden kann, sofern es ihm direkt oder einer Personengruppe, der er angehört, zugeordnet ist. Genehmigungsschritte können genehmigt oder abgelehnt werden. Um das ausgewählte Dokument im Fenster Dokumentdetails zu öffnen, klicken Sie auf Details. Die Dokumente werden in zwei Gruppen angezeigt. Die Gruppe Nicht bearbeitet zeigt die Genehmigungsschritte der Dokumente an, die auf Ihre Genehmigung warten. Die Gruppe Abgelehnt zeigt die Dokumentgenehmigungen an, die Sie abgelehnt haben.

Voraussetzungen

• Die Dokumentenrevision muss den Status "Freigabe in Bearbeitung" haben.
• Der Genehmigungsprozess darf keine Schritte mit dem Genehmigungsstatus "Abgelehnt" enthalten.
• Um einen Schritt genehmigen zu können, muss der Benutzer die in der Spalte Personen-ID eingetragene Person oder ein Mitglied der in der Spalte Gruppen-ID eingetragenen Gruppe sein. Darüber hinaus kann jeder als DocMan-Administrator eingerichtete Benutzer jeden Schritt in Bezug auf Dokumentrevisionen genehmigen.

Auswirkungen

• Der aktuelle Genehmigungsschritt wird auf "Genehmigt" gesetzt und der nächste Schritt ist für die Genehmigung verfügbar.
• Wenn der Anwender bzw. das Gruppenmitglied, von dem der Schritt zuletzt bearbeitet wurde, das Objekt genehmigt, werden alle Anwender des nächsten Schrittes vom Event-Server automatisch benachrichtigt, wenn das Ereignis aktiviert ist.
• Nach Abschluss des Genehmigungsablaufs für das Dokument wird der Benutzer, der das Dokument erstellt hat, automatisch durch den Ereignis-Server benachrichtigt (sofern das Ereignis aktiviert ist).
• Für die automatische Benachrichtigung müssen die Ereignisse APPROVAL_ROUTE_COMPLETE und STEP_READY_FOR_APPROVAL in der Ereignisregistrierung konfiguriert sein, muss IFS Event Server auf dem Server laufen und muss der Empfängerbenutzer beim Netzwerksystem angemeldet sein. Die Benachrichtigungsmethode ist für jedes Ereignis in der Ereignisregistrierung konfiguriert.
• Wenn die Option Security Checkpoint erforderlich für den bestimmten Schritt aktiviert wurde, muss der Anwender seine Anmeldung authentifizieren, bevor er den Schritt genehmigen kann. Wenn beim Genehmigen mehrerer Genehmigungsschritte auf der Seite Genehmigungen ein Security Checkpoint für mehr als einen der ausgewählten Dokumentschritte hinzugefügt wird, wird der Autorisierungsdialog nur einmal angezeigt.