Dokumentrevision genehmigen
Erläuterung
Diese Aktivität dient zur Erteilung einer endgültigen Genehmigung in der Dokumentenrevision. Wenn
Genehmigungsschritte für dieses Dokument definiert wurden, müssen alle Schritte im Genehmigungsablauf
abgeschlossen und genehmigt werden, bevor dem Dokument der Status Genehmigt zugewiesen werden kann. Sobald
die Genehmigung erfolgt ist, ist das Dokument fertig und kann veröffentlicht werden.
Das Genehmigen einer großen Anzahl von Dokumenten erfolgt im Hintergrund, wenn ein angegebener Grenzwert
überschritten ist. Wenn die Anzahl der Dokumente unter dem angegebenen Grenzwert liegt, können Sie
auswählen, ob der Vorgang im Hintergrund durchgeführt werden soll. Die Mindestanzahl von Dokumenten,
für die das System automatisch einen Hintergrundjob erstellt, hängt von den Informationen ab, die
für den Standardwert LIMIT_NORMAL_STATE_CHANGES in den Basisdaten angegeben wurden. Ein Hintergrundjob kann
maximal nur 1000 Dokumente verarbeiten. Demzufolge hängt die Anzahl von Hintergrundjobs von der Anzahl
der ausgewählten Dokumente ab. Beispiel: Wenn 1050 Dokumente auf einmal genehmigt werden sollen, werden
bei der Genehmigung (automatisch) zwei Hintergrundjobs erstellt.
Voraussetzungen
- Der Status der Dokumentrevision muss entweder Vorläufig oder Genehmigung läuft
lauten, damit der Unterbefehl Genehmigen aktiviert werden kann.
- Beim Verwenden eines Hintergrundjobs zum Genehmigen von Dokumentrevisionen kann ein Ereignis konfiguriert
werden, dem Genehmiger E-Mails zu senden, wenn eines oder mehrere Dokumente nicht genehmigt wurden.
Wenn Dokumente im Hintergrund genehmigt werden und die folgenden Voraussetzungen für ein Dokument nicht
erfüllt sind, wird dieses spezifische Dokument ignoriert. Die übrigen Dokumente werden jedoch
genehmigt.
- Wenn der Status Vorläufig ist, darf die Dokumentenrevision keine Genehmigungsschritte
enthalten.
- Wenn der Status Freigabe in Bearbeitung ist, müssen alle Schritte genehmigt werden.
- Wenn es sich um ein Strukturdokument handelt, müssen alle Unterdokumente genehmigt werden.
- Der Anwender muss Zugriffsrechte für das Dokument haben.
- Wenn das Dokument eine Dateireferenz hat, muss der Dateistatus Eingecheckt lauten.
- Wenn der Dokumententitel eine Ansichtsdatei erfordert, muss das Dokument über eine Ansichtsdateireferenz
verfügen.
- Keine der Dateien (z. B. Original, Ansichtskopie, Kommentar, erweiterte Dateien), die in ein Dokument
eingecheckt wurden, sollte sein leer (0kb).
- Sie können einen Security Checkpoint-Dialog konfigurieren, der angezeigt wird, wenn eine
Dokumentrevision in den Status Genehmigt versetzt wird, indem Sie
SET_APPROVED_SEC_CHKPT auf Y setzen. Diese Konfiguration kann zentral für
alle Dokumentenklassen auf der Seite Dokumentenverwaltung > Basisdaten >
Dokumentvorgabewerte angewendet werden. Wenn Sie sie nur auf bestimmte Dokumentenklassen anwenden
möchten, können Sie dies auf der Registerkarte Dokumentklassenverwaltung >
Dokumentvorgabewerte erledigen.
- Damit der Security Checkpoint-Prozess erfolgreich aktiviert werden kann, muss eine globale Konfiguration
vorgenommen werden. Siehe Security
Checkpoints für Genehmigungsprozess konfigurieren, um Security Checkpoints global zu aktivieren.
Hinweis: Wenn Sie B2B-Dokumentenklassen haben, können Sie diesen Standardwert nicht
zentral für alle Dokumentenklassen festlegen. In diesem Fall können Sie die Einstellung für jede
Dokumentenklasse in der Dokumentenklassenverwaltung überschreiben.
Auswirkungen
- An der genehmigten Dokumentendatei dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden.
- Wenn ein Hintergrundjob zum Genehmigen von Dokumentenrevisionen verwendet wird und ein Ereignis konfiguriert
wurde, um dem Genehmiger E-Mails zu senden, und beliebige Dokumente nicht genehmigt wurden, erhält der
Genehmiger eine E-Mail.
- Wenn SET_APPROVED_SEC_CHKPT auf Y gesetzt ist, öffnet sich ein
Dialogfeld zur Sicherheitsprüfung, in das die Benutzer ihre Anmeldeinformationen eingeben können.