Basisdaten für Buchungsregeln eingeben

Vor der Inbetriebnahme von IFS Cloud müssen die Aktivitäten des Prozessmodells „Basisdaten für Buchungsregeln eingeben“ an die Anforderungen der Firma angepasst werden, die das System einsetzt. Die Aktivitäten des Hauptprozesses "Systembasisdaten definieren" müssen durchgeführt werden, bevor die Aktivitäten des Prozesses "Basisdaten für Buchungsregeln eingeben" geprüft/geändert werden können. Zu diesem Hauptprozess gehört auch das Anlegen einer Firma. Beim Anlegen einer Firma werden auch für andere Module von IFS Cloud Basisdaten erstellt. Es werden mehrere Buchungstypen und Kontrolltypen sowie Basisdaten für das Kontierschema, Regeln und Anwenderdaten erstellt.

Hinweis: Vor der Inbetriebnahme des Systems müssen die Voreinstellungen unbedingt überprüft und ggf. geändert werden.

Das Prozessmodell "Basisdaten für Buchungsregeln eingeben" enthält Aktivitäten für die folgenden Basisdaten:

• Anwenderinformation: Es handelt sich hierbei um Aktivitäten, die die Daten der Anwender betreffen, die mit den unterschiedlichen Komponenten von IFS arbeiten. Pro Unternehmen können mehrere Anwendergruppen bearbeitet werden. Vor der Inbetriebnahme des Systems müssen die Daten zu den Anwendergruppen eingegeben werden. Wenn eine neue Firma angelegt wird, wird automatisch eine Anwendergruppe mit der Identität AC erstellt. Damit ein Anwender mit dem System arbeiten kann, muss er mit mindestens einer Anwendergruppe verknüpft werden. Der Anwender kann mehrere Firmen gleichzeitig benutzen. Ein Anwender kann auf verschiedene Firmen zugreifen, er muss aber mit einer Standardfirma verknüpft sein. Beim Starten von IFS Rechnungswesen wird die Standardfirma automatisch angezeigt.
• Belegtypdaten: Die Belegtypdaten werden für die Erstellung von Finanztransaktionen in den verschiedenen Komponenten von IFS Cloud benötigt. Bei der Neuanlage einer Firma erstellt das System automatisch Funktionsgruppen, Belegtypen und Belegnummernserien.
• Buchungskalenderdaten: Der Buchungskalender umfasst einen Hauptkalender sowie Kalender für die einzelnen Anwendergruppen.
• Kontierschemadaten: Bevor IFS Cloud eingesetzt werden kann, müssen die Kontierschemadaten geändert oder vollständig eingegeben werden. Dazu gehören die Buchungselementdaten und -werte sowie die mit dem Kontierschema verbundenen Funktionen. Die Kontierschemadaten werden für die Erstellung von Finanztransaktionen in den verschiedenen Komponenten von IFS Cloud benötigt.
• Regeln: Alle Produkte in IFS Cloud verwenden dieselben Regeln, um Buchungstransaktionen zu erstellen und zu prüfen. Die Regeln enthalten Informationen zu Buchungssteuerung, Kontierschema-Ergänzung und Kombinationsregeln.
• Zahlungsbedingungen eingegeben worden sein. Wenn die Komponenten IFS/Kontokorrentbuchhaltung und IFS Cloud/Zahlungsverkehr installiert sind, dienen die Seiten Zahlungsbedingungen und Zahlungsbedingung zum Eingeben und Anzeigen der Zahlungsbedingungen. Zahlungsbedingungen werden bei der Eingabe von Informationen über Kunden und Lieferanten verwendet. Bei der Eingabe von Rechnungen können alle für Kunde oder Lieferant angezeigten Standardzahlungsbedingungen geändert werden. Mit jeder Zahlungsbedingung ist mindestens eine Rate verknüpft. Dies wird zum Erstellen von Ratenplänen für Rechnungen verwendet.
• Währungsinformation: Alle Produkte in IFS Cloud verwenden die Währungsinformationen in IFS Cloud/Buchungsregeln. Geben Sie auf den Seiten im Währungsabschnitt Daten zur Verwendung von Währungscodes, Währungskursen und Währungskurstypen durch die Firma ein. Ein Währungskurstyp ist eine Tabelle mit Währungen. Mithilfe des Währungskurstyps kann der Anwender einer Währung unterschiedliche Umrechnungskurse zuordnen. Beispiel: Ein Währungskurstyp ist den Lieferantenrechnungen zugewiesen und ein anderer den Kundenrechnungen.
• Informationen Steuercode. Je nach Komponente werden bei der Installation u. U. automatisch mehrere Codes erstellt. Wenn IFS Cloud/Kontokorrentbuchhaltung installiert ist, wird eine Reihe von Steuercodes erstellt. Steuercodes werden bei der Eingabe von Informationen über Kunden und Lieferanten oder bei der Eingabe von Rechnungen verwendet, bei denen der Ausweis von Steuern verbindlich ist.

Voreinstellungen in IFS/Buchungsregeln

Standarddaten werden in einer Firma für die Komponente IFS Cloud/Buchungsregeln beim Erstellen einer Firma erstellt. Diese Standarddaten hängen von der Firmenvorlage ab, die beim Erstellen der Firma verwendet wurde. Diese Daten müssen vor Aufnahme des Livebetriebs geprüft und gegebenenfalls geändert werden.