Einmalige Lieferanten

Einmallieferanten sind Lieferanten-IDs, mit deren Hilfe verschiedene Lieferantenadressen aufgezeichnet werden können, bei denen die Gesamteinkäufe und andere Zahlen pro Name und Adresse nicht nachverfolgt werden müssen.

Lieferantenspezifische Informationen wie Name, Adresse, Steuernummer, Kreditoren-Lieferantenkontaktdaten und elektronische Bankadresse können bei der Erstellung einer Rechnung für einen einmaligen Lieferanten eingegeben werden. Diese Informationen gelten für alle Rechnungen, die mit dieser bestimmten Einmaladress-ID verknüpft sind. In Zahlungsvorschlägen und Zahlungsaufträgen werden Rechnungen von Einmallieferanten nach Einmaladress-ID gruppiert, d. h., dass jede Einmaladresse als ein einzelner Lieferant betrachtet wird. Die Einmaladressangaben werden bei der Korrespondenz mit Einmallieferanten verwendet. Dabei werden nur Elemente mit der gleichen Einmaladress-ID in einem Dokument gruppiert.

Einmallieferanten werden nur in Rechnungswesen unterstützt. Einmaladressangaben können anhand der folgenden Prozesse eingegeben und aktualisiert werden:

1. Manuelle Lieferantenrechnung
2. Ausgehende Lieferantenrechnung
3. Externe Lieferantenrechnungen (keine Aktualisierung der bestehenden Einmaladressangaben)
4. Lieferantenanalyse/Posten
5. Details Lieferantenzahlungsvorschlag

Einmaladressangaben enthalten die folgenden Details:

1. Name/Lieferant
2. Lieferantenadresse
3. Dokument für Steuerinformationen wie der Steuernummer
4. Name des Kreditoren-Ansprechpartners beim Lieferanten, Kommunikationsmethode und Wert
5. Ausgabemedium
6. Zahlungsart
7. Elektronische Zahladresse

Jeder neuen Einmallieferanteninformation wird automatisch eine Einmaladress-ID zugewiesen, die als Lieferantenrechnungsadress-ID der Rechnung dient. Bei ausgehenden Lieferantenrechnungen dient sie auch als Lieferadress-ID. Wenn eine Zahlungsart mit der Rechnung verknüpft ist, wird die Einmaladress-ID auch als Zahlungsadress-ID verwendet. Eine vorhandene Einmaladress-ID kann erneut für eine andere Rechnung des gleichen einmaligen Lieferanten verwendet werden, wenn beispielsweise eine Rechnung korrigiert wird oder ein Differenzposten erstellt werden muss. Wenn die Einmaladressangaben geändert werden, werden die Änderungen mithilfe dieser Einmaladress-ID auf alle Rechnungen angewendet.

Alle Einmallieferanteninformationen können auch in den Basisdaten des Lieferanten angezeigt und aktualisiert werden. Eine Ausnahme hiervon bilden das Ausgabemedium und die Kommunikations-ID, wenn mehrere Kommunikations-IDs mit einer Einmaladress-ID verknüpft sind. Das Ausgabemedium und die entsprechende Kommunikations-ID können nur in den Einmaladressangaben angezeigt und geändert werden, die mit der Rechnung verknüpft sind.

Die Einmaladressangaben überschreiben die Standardwerte des Master-Lieferantendatensatzes, nachdem die Rechnung erstellt wird. Die Standardwerte aus dem Master-Datensatz werden bei der Rechnungseingabe vorgeschlagen. Verschiedene Einmallieferantenidentitäten können mit verschiedenen Standardwerten wie Standardsteuercodes oder der Standardsprache definiert werden, um die passendsten Vorschläge zu ermitteln. Informationen, die nicht auf einmalige Elemente (wie Lieferantengruppe oder Kreditoren-Ansprechpartner des Lieferanten) bezogen sind, werden immer aus dem Master-Lieferantendatensatz abgerufen und benötigen separate Einmallieferantendentitäten, falls zutreffend.

Im Folgenden wird die für einmalige Lieferanten in verschiedenen Prozessen spezifische Funktion beschrieben:

• Manuelle Lieferantenrechnungen: Einmaladressangaben können eingegeben und bei Rechnungseingabe aktualisiert werden. Eine Einmaladress-ID wird erstellt, wenn neue Einmaladressangaben gespeichert werden. Die Einmaladress-ID dient als Lieferantenrechnungsadress-ID. Der Name aus dieser Adress-ID wird als Lieferantenname der Rechnung angezeigt. Dieser Name und diese Adresse werden in Lastschriften/Gutschriften gedruckt. Die Steuernummer wird für die Steuermeldung verwendet. Wenn für die Rechnung eine Zahlungsart angegeben ist, muss die Zahlungsadress-ID mit der Einmaladress-ID identisch sein. Alle Raten müssen die gleiche Zahlungsart und Zahlungsadress-ID aufweisen. Anzahlungsanforderungen werden für Einmallieferanten nicht unterstützt.
• Ausgehende Lieferantenrechnungen: Einmaladressangaben können eingegeben und bei Rechnungseingabe aktualisiert werden. Eine Einmaladress-ID wird erstellt, wenn neue Einmaladressangaben gespeichert werden. Die Einmaladress-ID dient als Lieferantenrechnungs- und Lieferadress-ID. Der eingegebene Name, die Adresse und Steuernummer werden in dem Rechnungsausdruck gedruckt. Der Name wird als Lieferantenname der Rechnung angezeigt. Die Steuernummer wird für die Steuermeldung verwendet. Wenn für die Rechnung eine Zahlungsart angegeben ist, muss die Zahlungsadress-ID mit der Einmaladress-ID identisch sein. Alle Raten müssen die gleiche Zahlungsart und Zahlungsadress-ID aufweisen. Anzahlungsanforderungen werden für Einmallieferanten nicht unterstützt.
• Externe Lieferantenrechnungen: Ein zusätzlicher Datensatz/zusätzliche Spalten mit Einmaladressangaben können zusammen mit der externen Rechnung geladen werden. Einmaladressangaben können angezeigt und auf einer zusätzlichen Seite geändert werden, die mit einer externen Rechnung eines einmaligen Lieferanten verknüpft ist. Eine Einmaladress-ID wird erstellt, wenn die Rechnung erstellt wird. Wenn eine elektronische Zahlungsart für die Rechnung angegeben ist, wird eine elektronischen Bankadresse für einmalige Lieferanten erstellt. Die Einmaladress-ID dient als Lieferantenrechnungsadress-ID. Der Name aus dieser Adress-ID wird als Lieferantenname der Rechnung angezeigt. Die Steuernummer wird für die Steuermeldung verwendet. Alle Raten einer Einmallieferantenrechnung müssen die gleiche Zahlungsart und Zahlungsadress-ID aufweisen.
• Stammdaten Lieferant: Einmaladressangaben werden nicht kopiert, wenn ein einmaliger Lieferant kopiert wird. Der Name der Einmaladresse wird in einer weiteren Spalte in den Adressen für elektronische Zahlungen angezeigt.
• Einzelanalyse Lieferant: Die Einmaladresse und der Kreditoren-Ansprechpartner beim Lieferanten werden in weiteren Spalten der Posten angezeigt. Alle Einmaladressangaben können angezeigt und in einem bestimmten Kontextmenü für Einmallieferantenrechnungen aktualisiert werden.
• Zahlungsvorschlag: Die Option, dass eine Zahlungsart beim Laden eines Zahlungsvorschlags in die Auswahl der Zahlungsart eingegeben wird, und die Option, dass die Zahlungsart per Rate die Standardzahlungsart des Lieferanten ist, wird für einmalige Lieferanten ignoriert. Der maximale Betrag des Lieferanten wird pro Einmaladress-ID überprüft. Vorauszahlungen sind für Einmallieferanten nicht erlaubt. Einmaladressangaben können in den Zahlungsvorschlagsdetails angezeigt und geändert werden. Die Zahlungsadress-ID kann für einmalige Lieferanten nicht bearbeitet werden, wird aber automatisch auf die Einmaladress-ID eingestellt. Der Name, der in Sammelbeträgen pro Vorschlag angezeigt und in den Vorschlagsausdrucken gedruckt wird, wird aus der Einmaladresse abgerufen. Die Sortierung und die untergeordnete Gruppierung im Vorschlagsausdruck verwenden die Einmaladress-ID. Eine Warnung wird angezeigt, wenn ein Vorschlag bestätigt wird, der Posten eines Einmallieferanten ohne eine Zahlungsart und Zahlungsadress-ID enthält (wie in diesem Fall würde die Standardzahlungsart und die Zahlungsadress-ID aus dem Master-Datensatz verwendet werden).
• Zahlungsauftrag: Die Option, dass nur mit der Standardzahlungsart angegebene Raten bei der Auftragserstellung enthalten sind, wird für einmalige Lieferanten ignoriert. Der Name und die Adresse, die jeweils in Sammelbeträgen pro Vorschlag angezeigt, in die Ausgabedateien geschrieben und in Zahlungsformularen (z. B. Schecks) sowie in Ausdrucken von Zahlungsaufträgen gedruckt werden, werden aus der Einmaladresse abgerufen.
• Zahlungsavis: Der Name, die Adresse, die Lieferantenkontaktdaten und das Ausgabemedium (Ausdruck, E-Mail, Post an Fax oder XML) werden aus den Einmaladressangaben abgerufen.
• Zahlungsdatei-Protokollinformation: Der Name und die Adresse werden aus den Einmaladressangaben abgerufen.
• Lieferantenschecks: Neue Differenzposten erhalten automatisch die Adress-ID des Schecks.
• Allgemeine Zahlungen: Für neue Differenzposten muss eine vorhandene Adress-ID des einmaligen Lieferanten verknüpft werden. Vorauszahlungen sind für Einmallieferanten nicht erlaubt.
• Kasse: Für neue Differenzposten muss eine vorhandene Adress-ID des einmaligen Lieferanten verknüpft werden. Alle Posten einer Sammelzahlung (Quittung) eines Einmallieferanten müssen die gleiche Einmaladress-ID aufweisen. Der Name der Einmaladresse wird auf die Quittung gedruckt.
• Kontoauszug/Saldobestätigung: Jede Einmaladress-ID wird als separater Empfänger eines Kontoauszugs oder einer Saldobestätigung behandelt. Der Name, die Adresse und die Steuernummer werden aus den Einmaladressangaben abgerufen.
• Lieferantenkontokorrentbericht: Eine zusätzliche Zeile mit Einmaladressangaben wird automatisch für Einmallieferantenrechnungen gedruckt. Hinweis: Es gibt keine zusätzliche Gruppierung nach Einmaladress-ID im Lieferantenkontokorrentbericht.