Ad-hoc-Einkauf in MWO

Mit dem Ad-hoc-Einkauf können mobile Anwender schnell Artikel bei einem registrierten Lieferanten kaufen und den Beleg am Schalter des Lieferanten ausfüllen. Diese Funktion ist für Arbeitsaufgaben verfügbar, die aus Arbeitsaufträgen oder Serviceanfragen in IFS Service MWO stammen.

Hinweis: Diese Lösung ist nur verfügbar, wenn das mobile Gerät online ist.

Diese Funktion unterstützt in erster Linie den Ad-hoc-Einkaufsbedarf (ungeplant) von mobilen Anwendern, die Arbeitsaufgaben ausführen.

Ad-hoc-Einkaufs-Basisdaten

Die folgenden Basisdaten müssen auf der Seite Ad-hoc-Einkauf Basisdaten in IFS Cloud Web definiert werden.

• Anwender: Die Registrierung von Anwendern pro Firma für den Ad-hoc-Einkauf ist ein obligatorischen Schritt, um die Funktion „Ad-hoc-Einkauf“ in MWO Service Management zu aktivieren.
• Anwendergruppen: Das Definieren von Anwendergruppen ist optional. Anwendergruppen werden verwendet, um gemeinsame Beschränkungen für den Betrag auf der Registerkarte Maximaler Kaufbetrag anzuwenden.
• Maximaler Einkaufsbetrag: Definieren Sie ein Betragslimit pro Anwender/Anwendergruppe für Lieferanten. Dieser Schritt ist optional. Falls definiert, warnt das System den Anwender, wenn der Betrag während des Ad-hoc-Einkaufsvorgangs das Limit überschreitet.
  Hinweis: Dies ist keine harte Einschränkung.
• Ad-hoc-Präfix: Dies ist ein obligatorischer Schritt. Definieren Sie das Präfix für einen Lieferanten, um eine eindeutige Referenz für eine Ad-hoc-Einkaufsinstanz zu erzeugen. Diese Referenz dient auch als Bestellnummer für die Backoffice-Verwaltung.

Initiierung and Ausführung einer Ad-hoc-Bestellanfrage

Mobile Anwender können einen Ad-hoc-Kauf initiieren, indem sie eine Ad-hoc-Kaufanfrage in der mobilen App registrieren. Verwenden Sie dazu den Befehl Neuer Ad-hoc-Antrag, der über die Aktion Ad-hoc-Einkauf in der Arbeitsaufgabe verfügbar ist.

Wenn eine neue Anfrage initiiert wird, erstellt das System eine Einkaufsanfrage mit einem registrierten Lieferanten und erzeugt eine Auftragsreferenz mit einem Lieferantenpräfix. Diese Referenznummer wird beim eigentlichen Kauf am Schalter verwendet.

Der Anwender kann wählen, ob er die Details des gekauften Artikels sofort eingeben möchte oder ob er die Anfrage Speichern und beenden möchte, um die Details später einzugeben. In solchen Fällen wird der Status der Anfrage auf Ausstehend gesetzt, und der Anwender kann die Sitzung später fortsetzen, um die Anfrage durch Eingabe der erforderlichen Details zu vervollständigen.

Alternativ können die Details zu den eingekauften Artikeln für die anstehende Anfrage automatisch über EDI (Electronic Data Interchange) vom Lieferanten bezogen werden, oder jemand wie der Service Manager kann die Details zu den eingekauften Artikeln manuell aus dem Backend eingeben und die Anfrage abschließen.

Wenn der Gesamtbetrag der Bestellung das für den Anwender oder die Anwendergruppe definierte maximale Einkaufslimit für einen Lieferanten übersteigt, erscheint auf der Anfrage das Symbol Limit überschritten. Dies stellt jedoch keine harte Einschränkung dar.

Sobald die Ad-hoc-Bestellung abgeschlossen ist, wird die zugehörige Bestellung in IFS Cloud erstellt und abgeschlossen, und die Arbeitsaufgabe wird mit den entsprechenden Anschaffungskosten aktualisiert.

Mobile Anwender können sowohl auf ausstehende als auch auf abgeschlossene Ad-hoc-Kaufanträge über die folgenden Stellen zugreifen:

• Ad-hoc-Kauf (Aufgabe Aktion)
• Kaufabwicklung (Startbildschirm)

Darüber hinaus können mobile Anwender die Details einer abgeschlossenen Kaufanfrage in der mobilen App im Lesemodus einsehen.

In Situationen, in denen der mobile Anwender aufgrund von Zugriffsbeschränkungen usw. keine Ad-hoc-Kaufanfragen von seinem Mobiltelefon aus erstellen kann, kann ein Service Manager o. ä. die Anfrage in IFS Cloud erstellen und die Bestellreferenz bereitstellen, die der Anwender vorlegen kann, um die benötigten Artikel am Handelsschalter zu kaufen.