Bestellung oder Bestelländerungen genehmigen
Erläuterung
Bestellungen oder Kaufänderungsaufträge, die Genehmigungsschritte (Positionen) aus einer Vorlage
für ein Genehmigungsverfahren abgerufen haben, werden gesperrt, d. h. sie können erst behandelt
werden, wenn sie von mindestens einem Genehmiger genehmigt wurden. Sie können auch durch einen Genehmiger
genehmigt werden, der Mitglied einer Genehmigungsgruppe ist, der einer Projektrolle zugewiesen ist, der eine
Position darstellt oder ein Einkäufer ist. Wenn ein Genehmiger einer Position zugewiesen ist, kann der
Organisationscode verwendet werden, um die Genehmigung auf Genehmiger zu beschränken, die dieser bestimmten
Position innerhalb des ausgewählten Organisationscodes zugewiesen sind.
Die Bestellgenehmigung kann sowohl auf der Registerkarte Bestellung/Genehmigung als auch auf der
Seite Bestellgenehmigung durchgeführt werden. Der Bestelländerungsauftrag kann auf der
Registerkarte Änderungsauftrag Bestellung/Genehmigung sowie auf der Seite
Bestellgenehmigung genehmigt werden. Ein Genehmiger kann nur die Positionen genehmigen, für die
er verantwortlich ist.
Es besteht die Möglichkeit, die Genehmigung auf denselben Seiten zu stornieren, in denen bereits die
Genehmigung erfolgte. Eine vorher erteilte Genehmigung kann für Bestellungen im Status Geplant,
Freigegeben oder Bestätigt und für Änderungsaufträge für Bestellungen im
Status Freigegeben oder Genehmigt widerrufen werden.
Voraussetzungen
- Die Vorlage für das Genehmigungsverfahren muss entweder manuell über die Option Vorlage für
Genehmigungsverfahren auswählen im Menü Funktionen der Seite Bestellung
abgerufen worden sein oder automatisch bei der Freigabe der Bestellung oder mithilfe der Abrufregel für
die Genehmigung im Menü Funktionen der Seite Bestellung. Für einen
Bestelländerungsauftrag wird die Vorlage für das Genehmigungsverfahren bei Auswahl der Option
Vorlage für Genehmigungsverfahren auswählen im Menü Funktionen der Seite
Bestelländerungsauftrag abgerufen oder automatisch, wenn der Status auf
„Freigeben“ gesetzt wird.
- Um Bestellungen oder Änderungsaufträge genehmigen zu können, müssen Sie auf der Seite
Einkaufsgenehmigung/Basisdaten/Genehmiger eingetragen und mit Ihrer Anwender-ID am System
angemeldet sein.
- Um Bestellungen oder Änderungsaufträge im Auftrag einer bestimmten Genehmigungsgruppe genehmigen zu
können, müssen Sie als Mitglied dieser Genehmigungsgruppe im Fenster Basisdaten für
Einkaufsgenehmigung/Genehmigungsgruppen eingegeben worden sein.
- Um Bestellungen oder Änderungsaufträge im Namen einer spezifischen Projektrolle genehmigen zu
können, müssen Sie dieser Projektrolle in den Registerkarten
Projektdetails/Rollenzuweisungen oder Projektinfo/Rollenzuweisung zugewiesen
sein.
- Um Bestellungen oder Änderungsaufträge im Namen einer spezifischen Position genehmigen zu
können, müssen Sie dieser Position in der Registerkarte
Mitarbeiterstamm/Beschäftigung/Zuordnungen zugewiesen sein.
- Um Bestellungen oder Änderungsaufträge im Namen des Einkäufers genehmigen zu können,
müssen Sie diesem Einkäufer auf der Bestellung oder dem Änderungsauftrag auf der Seite
Bestellung oder Bestelländerungsauftrag zugewiesen worden sein.
- Um einen Schritt im Auftrag eines anderen Genehmigers genehmigen zu können, müssen Sie als
Stellvertreter für diesen Genehmiger auf der Seite Stellvertreter definiert worden sein.
Auswirkungen
- Für jede genehmigte Position erstellt das System automatisch den Namen des Genehmigers und das
Genehmigungsdatum.
- Eine Bestellung kann nach Genehmigung aller Positionen freigegeben werden.
- Bei einem Bestelländerungsauftrag wird der Status nach Genehmigung aller Positionen in Genehmigt
geändert, und es ist möglich, die Änderungen vom Änderungsauftrag in der Bestellung zu
bearbeiten.