Selbstverwaltungskatalog-Informationen aktualisieren
Erläuterung
Ein Selbstverwaltungskatalog für Mitarbeiter wird verwendet, um die Produkte und Dienstleistungen zu
definieren, die den Mitarbeitern über das Selbstverwaltungs-Beschaffungsportal zur Verfügung stehen
sollen.
Bei der Erstellung eines Katalogs können Sie automatisch Produkte von einem Lieferanten durch einen
Katalogaktualisierungsauftrag hinzufügen, der auf den Aktualisierungseinstellungen für den Lieferanten
basiert. Diese Aktivität dient zum Starten oder Planen des Aktualisierungsauftrags. Beim Starten oder Planen
des Auftrags können Sie wählen, ob Sie ihn für eine komplette Katalogrevision (alle Lieferanten)
oder für einen bestimmten Lieferanten starten möchten. Um den Katalog auf dem neuesten Stand zu halten,
können Sie entweder nur neue Produkte für den Lieferanten auf der Grundlage der Einstellung
hinzufügen, die Informationen für die bestehenden Positionen im Katalog aktualisieren oder eine
vollständige Aktualisierung durchführen, d. h. sowohl neue Positionen hinzufügen als auch die
Informationen für die bestehenden Positionen aktualisieren.
Beachten Sie, dass einige Informationen, wie z. B. Beschreibungen und Preise, aus Leistungsgründen im
Selbstverwaltungskatalog gespeichert werden und daher durch diesen Auftrag auf dem neuesten Stand gehalten werden
müssen.
Voraussetzungen
Sie müssen eine Selbstverwaltungskatalog-Version im Status Geplant oder
Veröffentlicht mit Aktualisierungseinstellungen für mindestens einen Lieferanten auf der
Registerkarte Aktualisierungseinstellungen definiert haben.
Systemauswirkungen
Wenn Sie die Option Hinzufügen für den Auftrag gewählt haben:
- Die Produkte werden entsprechend den Einstellungen für den jeweiligen Lieferanten auf der Registerkarte
Aktualisierungseinstellungen hinzugefügt
.
- Wenn die Einstellung Alle Artikel ist, werden alle aktiven Datensätze für
Lieferanten für Einkaufsartikel dem Katalog für alle auf der Registerkarte Zulässige
Standorte angegebenen Standorte hinzugefügt. Beachten Sie, dass Artikel, die nur für die
Vermietung eingerichtet sind, nicht berücksichtigt werden.
- Wenn die Einstellung Hauptlieferant ist, werden alle aktiven Datensätze für
Lieferanten für Einkaufsartikel, bei denen der Lieferant als Hauptlieferant angegeben ist, dem Katalog
für alle auf der Registerkarte Zulässige Standorte angegebenen Standorte
hinzugefügt. Beachten Sie, dass Artikel, die nur für die Vermietung eingerichtet sind, nicht
berücksichtigt werden.
- Wenn die Einstellung Alle Verträge ist, werden Artikel aus allen aktiven, direkt mit
dem Lieferanten verbundenen Lieferantenverträgen, bei denen die Option In Selbstverw Katalog
einschließen aktiviert ist, dem Katalog hinzugefügt. Mit aktiven Verträgen meinen wir
Verträge im Status Aktiv oder Verhandeln, wenn der Vertrag während
der Verhandlung aktiv ist. Der Vertrag muss außerdem einen gültigen Zeitraum haben, und die
Artikelpositionen müssen sich im Status Aktiv befinden. Beachten Sie, dass die
Verknüpfung zum Lieferanten für Einkaufsartikel ebenfalls aktiv sein muss und nicht nur für
Vermietung eingerichtet sein darf. Verträge, die mit einem übergeordneten Lieferanten in einer
Lieferantenhierarchie verbunden sind, werden nicht berücksichtigt.
- Wenn die Einstellung Ausgewählte Verträge ist, werden Artikel aus den aktiven
ausgewählten Verträgen, die in den Aktualisierungseinstellungen definiert sind, dem Katalog
hinzugefügt. Mit aktiven Verträgen meinen wir Verträge im Status Aktiv oder
Verhandeln, wenn der Vertrag während der Verhandlung aktiv ist. Der Vertrag muss
außerdem einen gültigen Zeitraum haben, und die Artikelpositionen müssen sich im Status
Aktiv befinden. Beachten Sie, dass die Verknüpfung zum Lieferanten für
Einkaufsartikel ebenfalls aktiv sein muss und nicht nur für Vermietung eingerichtet sein darf.
- Wenn Sie das Feld Lieferant leer lassen, berücksichtigt der Auftrag alle in den
Aktualisierungseinstellungen definierten Lieferanten.
Wenn Sie die Option Vorhandenes aktualisieren für den Auftrag gewählt haben:
- Die Informationen zu allen Positionen für den angegebenen Lieferanten werden entsprechend den zuletzt
aktualisierten Informationen aktualisiert. Wenn Sie das Feld Lieferant leer lassen,
berücksichtigt der Auftrag alle im Katalog enthaltenen Lieferanten. Der Grund für die Speicherung der
Informationen in den Katalogen ist eine gute Leistung bei der Nutzung der Such- und Filterfunktionen im
Selbstverwaltungsportal.
- Beachten Sie, dass wir beim Löschen oder Deaktivieren von Lieferanten für Einkaufsartikel,
Verträgen oder Vertragspositionen normalerweise sofort die zugehörigen Katalogpositionen entfernen. In
einigen Fällen werden die Positionen jedoch erst aus dem Katalog entfernt, wenn Sie den Auftrag
Vorhandenes aktualisieren ausführen. Dies gilt für folgende Fälle:
- Wenn ein Vertrag fristgerecht abgelaufen ist (nicht manuell geschlossen oder gekündigt).
- Wenn ein Lieferant pro Artikel so geändert wurde, dass er nur für die Vermietung gültig
ist.
Wenn Sie die Option Volle Aktualisierung für den Auftrag gewählt haben, werden bei
der Ausführung des Auftrags sowohl neue Positionen hinzugefügt als auch vorhandene Positionen
aktualisiert.