Vorkontierung bei Projekten
Die Projekt-Vorkontierung ist eine Funktion, mit der gesteuert wird, wie Aufwendungen während der Projektausführung gebucht werden. Der Zweck besteht darin, eine Standard-Codezeichenfolge zu definieren, in der alle erforderlichen Buchungselemente in IFS/Buchungsregeln angegeben sind. Diese Codezeichenfolge wird anschließend in IFS Rechnungswesen verwendet, um projektbezogene Transaktionen vorab zu buchen.
Die Vorkontierung wird auf der Registerkarte Vorkontierungen in Projekteinrichtung definiert und kann sowohl auf Projekt- als auch auf Unterprojektebene festgelegt werden. Wenn dasselbe Kontierschema für alle Unterprojekte unter einem Projekt gelten soll, geben Sie im Feld Unterprojekt ein Sternchen (*) ein. Sie können auch eine Hierarchie erstellen, in der ein Unterprojekt das Kontierschema des Projekts mit seiner eigenen überschreibt.
Bevor die Vorkontierung definiert wird, müssen Firmen und alle erforderlichen alternativen Codebestandteile in IFS Rechnungswesen registriert werden. Nach dieser Einrichtung können Sie für jedes Buchungselement Werte eingeben, um das Kontierschema zu erstellen, die für die Vokontierung auf Projekt- oder Unterprojektebene verwendet wird. Alle mit einem Projekt verknüpften Objekte verwenden diese projektspezifischen Kontierschema-Informationen.
Wenn eine Projektaktivität manuell mit einem Objekt verknüpft wird, werden alle vorhandenen Vorkontierungen auf diesem Objekt durch die Projektvorkontierungswerte ersetzt. Wenn die Projektvorkontierung keinen Wert für ein bestimmtes Buchungselement enthält, bleibt der vorhandene Vorkontierungswert des Objekts unverändert.
Wenn die Projektverknüpfung automatisch erfolgt, übernimmt das untergeordnete Objekt die Vorkontierungswerte des übergeordneten Objekts, anstatt sie erneut aus den Projektvorkontierungsdefinitionen abzurufen.
Wenn eine Anforderung aus einem Projekt heraus initiiert wird, übernimmt die Bestellanforderung ihre Vorkontierung aus der Projektvorkontierung. Wenn die Anforderung in eine Bestellung umgewandelt wird, übernimmt die Bestellung die Vorkontierungswerte aus der Anforderung, anstatt sie erneut aus dem Projekt abzurufen.
Beispiel für Vorkontierungen
Das Diagramm zeigt, wie die Vorkontierung in einer Projekt-/Unterprojektstruktur funktioniert. Jedes Projekt und jedes Unterprojekt verfügt über eine eigene Kontierschema-Definition (*2). Wenn ein Objekt wie ein Arbeitsauftrag, ein Dokumentenpaket oder eine Bestellung mit einem Projekt verknüpft ist, fügt das System das Kontierschema des ersten passenden Unterprojekts ein. Wenn keine Übereinstimmung mit einem Unterprojekt gefunden wird, wird stattdessen das Kontierschema des Projekts (*2) verwendet. Dieser Wert wird anschließend an der entsprechenden Position in das Kontierschema des Objekts eingefügt (*4). Referenz (*3) in der Abbildung zeigt diese Position, an der der Projektwert (zum Beispiel „P1“) Teil der gesamten Buchungsstruktur wird.
In diesem Beispiel ist die ausgewählte Projektdimension „Projekt“, dargestellt durch die Dimension F. Wenn Sie auf der Registerkarte Vorkontierungen in Projekteinstellungen eine weitere Zeile für ein Unterprojekt hinzufügen und einen Wert für die Dimension G angeben, wird beim Erstellen einer Bestellung, die mit einer Aktivität dieses Unterprojekts verknüpft ist, folgende Vorerfassung angewendet:
| Code B | Code C .. Code E | Projekt | Code G | Code H .. Code J |
| M01 (Konto) | Nicht verwendet | P1 | 6 | Nicht verwendet |
Erläuterung
- Projekt – Der im Kontierschema der Vorkontierung definierte Projektdimensionswert („P1“).
- Code G – Ein in den Buchungsregeln definierter Wert, beispielsweise ein Abteilungscode (z. B. 1–10). In diesem Beispiel gehört die Bestellung zur Abteilung 6.
- Konto (Code B) – Wird durch den Buchungstyp bestimmt. Hier ist „M01“ das Konto, das für Bestellaufträge definiert ist.
Die spezifischen Spalten für Konto-, Projektdimension und Wertdimensionen werden in den Buchungsregeln definiert.
Workflow
- Definition: Die Vorkontierungsdaten werden auf der Registerkarte „Vorkontierungen“ unter Projekteinstellung definiert. Alle eingegebenen Daten können später geändert werden, mit Ausnahme der Projekt- und Unterprojekt-IDs.
- Anzeige: In Projektbasisdaten/Firmen-Vorkontierung können Sie eine schreibgeschützte Liste der Vorkontierungsdaten für alle Projekte im Unternehmen anzeigen.
- Ändern: Informationen zur Vorkontierung für ein laufendes Projekt können auf der Registerkarte Vorkontierungen in Projekteinstellungen bearbeitet werden. Alle vorgenommenen Änderungen wirken sich auf die Ergebnisse in IFS Rechnungswesen aus.
- Entfernen: Bevor Sie ein Kontierschema entfernen, stellen Sie sicher, dass die betroffenen Daten in IFS Rechnungswesen veraltet sind und dass das Kontierschema nicht in einem aktiven Projekt verwendet wird.