Externe Kosten im Anforderungsauftrag melden
Erläuterung
Diese Aktivität dient dazu, externe Kosten zu erfassen, die mit einer Anforderungsaufgabe
verbunden sind. Externe Kosten umfassen in der Regel Dienstleistungen oder Arbeiten, die von Drittanbietenden,
Subunternehmen oder Liefernden ausgeführt werden. Die Erfassung dieser Kosten stellt eine präzise
finanzielle Nachverfolgung, Kostenanalyse und gegebenenfalls Rechnungsstellung sicher.
Diese Aktivität wird in der Regel ausgeführt, wenn:
- Externe Dienstleistungen wurden beauftragt, um die
Anforderungsaufgabe abzuschließen.
- Kosten von Lieferanten oder Subunternehmern müssen
zu Buchhaltungs- und Abrechnungszwecken erfasst werden.
Externe Kosten können der jeweiligen Anforderungsaufgabe zugeordnet und nach Kostenart kategorisiert
werden. Details wie Lieferantenname, Betrag, Währung und Beschreibung können eingegeben werden.
Unterstützende Dokumente wie Rechnungen können ebenfalls zur Überprüfung und Einhaltung
angehängt werden.
Voraussetzungen
- Die Anforderungsaufgabe muss sich in einem Status
befinden, der eine externe Kostenmeldung zulässt (zum Beispiel Freigegeben oder
höher).
- Die Ressource muss über Zugriffsrechte
verfügen, um externe Kosten im jeweiligen Prozess zu melden.
- Externe Kostenarten und Buchungsregeln müssen im
System definiert werden.
Auswirkungen
- Die gemeldeten externen Kosten werden der
Anforderungsaufgabe zugeordnet und in die Gesamtkostenberechnung einbezogen.
- Finanztransaktionen werden auf Grundlage der externen
Kostendetails und der zugehörigen Buchungsregeln erstellt.
- Die Gesamtkosten der Aufgabe werden für
Berichterstattung und Analyse aktualisiert.
- Falls zutreffend, wird die externe Kostenposition in
die Kundenabrechnung und die Projektkostenverfolgung einbezogen.