Kundenrechnungen im Batch-Verfahren drucken

Erläuterung

Diese Aktivität dient zum Drucken oder Senden mehrerer Kundenrechnungen auf einmal. Die Kundenrechnung kann nach dem Drucken oder Senden nicht mehr geändert werden. Diese Aktivität kann verwendet werden, um eine Kundenrechnung über die Mediencodes EDI, MHS, INET_TRANS oder E-INVOICE an den Kunden zu senden und eine E-INVOICE an die Steuerbehörden zu übermitteln. Informationen zu den Vorauszahlungen und anderen Bestellrechnungen werden nur gedruckt, wenn die Option Informationen zu Vorauszahlungen auf Kundenrechnung drucken aktiviert ist. Eine Arbeitskopie der Rechnung kann auch gedruckt werden. Weitere Informationen hierzu sind unter der Aktivität „Kundenauftragsrechnung ändern“ erhältlich.

Es ist möglich, das Batch-Drucken von Kundenrechnungen als Hintergrundjob zu planen, anstatt es sofort zu starten:

Voraussetzungen

• Kundenrechnungen müssen erstellt worden sein.
• Wenn eine bestimmte Anzahl an Rechnungskopien gedruckt werden soll, muss die Anzahl entweder für die Kundengruppe, der der Kunde angehört, auf der Seite Kundengruppe festgelegt worden sein, oder speziell für den Kunden unter der Registerkarte Kunde/Rechnung/Allgemein.
• Wenn Informationen zu Anzahlungen und anderen Auftragsrechnungen auf dem Ausdruck zu sehen sein sollen, muss die Option Anzahlungsinformationen auf Kundenrechnung drucken in der Registerkarte Firma/Rechnung/Allgemein ausgewählt worden sein.

Um die Option Drucken/Senden im Bereich Druckoptionen zu verwenden

• Erstellte Rechnung(en) müssen vorhanden sein.
• Wenn der Prozesstyp mit der Rechnung verknüpft ist und die Option Nach Antwort verarbeiten aktiviert ist, muss der E-Rechnungsstatus auf Akzeptiert gesetzt sein.

Um die Option Nur drucken im Bereich Druckoptionen zu verwenden

• Erstellte Rechnungen müssen vorhanden sein, bei denen die Option Standard-Methode für den Nachrichtentyp INVOIC auf der Seite Kunde/Nachrichten-Setup nicht aktiviert ist. Wenn der Prozesstyp mit der Rechnung verknüpft ist und die Option E-Rechnungsprozess aktiviert ist, muss auch die Option Nach Antwort verarbeiten aktiviert sein.
• Wenn der Prozesstyp mit der Rechnung verknüpft ist und die Option Nach Antwort verarbeiten aktiviert ist, muss der E-Rechnungsstatus auf Akzeptiert gesetzt sein.

Um die Optionen Nur senden oder Drucken und senden im Bereich Druckoptionen zu verwenden

• müssen erstellte Rechnungen mit der Option Standard-Methode auf der Seite Einrichtung von Kunden/Nachrichten für eine Zeile mit der Nachrichtenklasse INVOIC vorhanden sein, oder die Option E-Rechnungsprozess muss aktiviert und die Option Nach Antwort verarbeiten für den mit der Rechnung verknüpften Prozesstyp deaktiviert sein.
• Wenn der Prozesstyp mit der Rechnung verknüpft ist und die Option Nach Antwort verarbeiten aktiviert ist, muss der E-Rechnungsstatus auf Akzeptiert gesetzt sein.

Um die Option E-Mail im Bereich Druckoptionen zu verwenden

• Erstellte Rechnungen müssen vorhanden sein, bei denen die Option Standard-Methode für den Nachrichtentyp INVOIC auf der Seite Kunde/Nachrichten-Setup nicht aktiviert ist. Wenn der Prozesstyp mit der Rechnung verknüpft ist und die Option E-Rechnungsprozess aktiviert ist, muss auch die Option Nach Antwort verarbeiten aktiviert sein.
• Wenn der Prozesstyp mit der Rechnung verknüpft ist und die Option Nach Antwort verarbeiten aktiviert ist, muss der E-Rechnungsstatus auf Akzeptiert gesetzt sein.
• IFS/Print Server und IFS/Connect müssen installiert sein.
• Die Print-Server-Archivierung muss aktiviert sein.
• Das Ereignis PDF_REPORT_CREATED muss definiert und aktiviert sein.
• Auf der Registerkarte Kunde/Adresse/Allgemeine Adressdaten muss die Kommunikationsmethode auf E-Mail festgelegt sein, und die E-Mail-Adresse des Empfängers muss unter dem Wert für den jeweiligen Kundennamen angegeben sein. Der gleiche Kundenname muss als Kundenkontakt auf der Registerkarte Kunde/Adresse/Verkaufsadressdaten angegeben sein.
• Im Kopf Kundenauftrag muss im Feld Referenz ein Wert eingegeben sein. Wenn ein gültiger Kundenkontakt auf der Registerkarte Kunde/Adresse/Verkaufsadresseninformationen vorhanden ist, wird dieser Wert automatisch als Referenzwert festgelegt und als E-Mail-Adresse des Empfängers verwendet.

Um die Option E-Rechnung senden im Bereich Druckoptionen zu verwenden

• müssen erstellte Rechnungen müssen mit der Option E-Rechnungsprozess und der Option Nach Antwort verarbeiten für den mit der Rechnung verknüpften Prozesstyp aktiviert sein. Der E-Rechnungsstatus muss leer sein.

Wenn im Kunden-/Nachrichten-Setup die Medienart E-INVOICE für eine Zeile mit der Nachrichtenklasse INVOIC ausgewählt ist oder die Option E-Rechnungsprozess für den mit der Rechnung verknüpften Prozesstyp aktiviert ist, sind die folgenden zusätzlichen Voraussetzungen erforderlich

• Extended Server muss installiert sein.
• Informationen müssen für die Firma auf der Registerkarte Firma/Rechnung/Dokumentenmanagement eingegeben worden sein.

Auswirkungen

• Rechnungen ohne Verarbeitungstyp sowie Rechnungen, bei denen für den verbundenen Verarbeitungstyp die Option E-Rechnungsprozess deaktiviert ist
  • Die Option Drucken/Senden sendet die Rechnungen mit der Option Standardmethode, die sich auf den Nachrichtentyp INVOIC auf der Registerkarte Kunden-/Nachrichteneinrichtung bezieht und aktiviert ist. Gesendete Rechnungen werden auf der Seite Gesendete Rechnungen abgelegt. Die anderen Rechnungen werden in das Berichtsarchiv verschoben und können gedruckt werden. Die anderen Rechnungen werden ebenfalls per E-Mail gesendet, wenn der Kunde für den Erhalt von Rechnungen per E-Mail eingerichtet ist.
  • Die Option Nur drucken berücksichtigt die Kundenrechnungen mit der Option Standardmethode, die sich auf den Nachrichtentyp INVOIC auf der Registerkarte Kunde/Nachrichteneinrichtung bezieht und nicht aktiviert ist. Diese werden in das Berichtsarchiv verschoben und können gedruckt werden. Die anderen Rechnungen werden ebenfalls per E-Mail gesendet, wenn der Kunde für den Erhalt von Rechnungen per E-Mail eingerichtet ist.
  • Die Option Nur senden sendet die Rechnungen mit der Option Standardmethode, die sich auf den Nachrichtentyp INVOIC auf der Registerkarte Kunden-/Nachrichteneinrichtung bezieht und aktiviert ist. Gesendete Rechnungen werden auf der Seite Gesendete Rechnungen abgelegt.
  • Die Option Drucken und Senden sendet die Rechnungen mit der Option Standardmethode, die sich auf den Nachrichtentyp INVOIC auf der Registerkarte Kunden-/Nachrichteneinrichtung bezieht und aktiviert ist. Gesendete Rechnungen werden auf der Seite Gesendete Rechnungen abgelegt. Die gleichen Rechnungen werden in das Berichtsarchiv verschoben und können gedruckt werden. Die anderen Rechnungen werden ebenfalls per E-Mail gesendet, wenn der Kunde für den Erhalt von Rechnungen per E-Mail eingerichtet ist.
  • Die Option E-Mail sendet E-Mails an die angegebenen Kunden unter Verwendung von IFS/Connect und der für das Ereignis PDF_REPORT_CREATED festgelegten Regeln. E-Mails werden nur an Kunden gesendet, die für den Erhalt von Rechnungen per E-Mail eingerichtet sind und bei denen der Nachrichtentyp INVOICE mit der Option Methode Standard nicht aktiviert ist.
• Rechnungen, bei denen die Option E-Rechnungsprozess aktiviert und die Option Nach Antwort verarbeiten für den verbundenen Prozesstyp deaktiviert ist
  • Die Optionen Druck./Send. und Nur Senden senden die Rechnungen an die Steuerbehörden. Versendete Rechnungen werden auf der Seite Überwachung des E-Rechnungsprozesses abgelegt. Wenn die Option Standard-Methode, die sich auf den Nachrichtentyp INVOIC auf der Registerkarte Einrichtung Kunde/Nachricht bezieht, aktiviert ist, werden Rechnungen ebenfalls an die Kundschaft gesendet. Gesendete Rechnungen werden auf der Seite Gesendete Rechnungen abgelegt. Die anderen Rechnungen werden in das Berichtsarchiv verschoben und können gedruckt werden. Die anderen Rechnungen werden ebenfalls per E-Mail gesendet, wenn der Kunde für den Erhalt von Rechnungen per E-Mail eingerichtet ist.
  • Über die Option Drucken u. Senden werden die Rechnungen an die Steuerbehörden übermittelt. Versendete Rechnungen werden auf der Seite Überwachung des E-Rechnungsprozesses angezeigt. Wenn die Option Standard-Methode, die sich auf den Nachrichtentyp INVOIC auf der Registerkarte Einrichtung Kunde/Nachricht bezieht, aktiviert ist, werden Rechnungen ebenfalls an den Kunden gesendet. Gesendete Rechnungen werden auf der Seite Gesendete Rechnungen abgelegt. Die gleichen Rechnungen werden in das Berichtsarchiv verschoben und können gedruckt werden. Die anderen Rechnungen werden ebenfalls per E-Mail gesendet, wenn der Kunde für den Erhalt von Rechnungen per E-Mail eingerichtet ist.
• Rechnungen, bei denen die Option bei denen die Option E-Rechnungsprozess aktiviert ist und für den zugehörigen Prozesstyp die Option Nach Antwort verarbeiten aktiviert ist, wobei das Feld E-Rechnungsstatus leer ist
  • Über die Option Drucken u. Senden werden die Rechnungen an die Steuerbehörden übermittelt. Versendete Rechnungen werden auf der Seite Überwachung des E-Rechnungsprozesses angezeigt. Der Rechnung wird eine endgültige Nummer zugewiesen, der Rechnungsstatus bleibt jedoch „Vorläufig“. Das Feld Status der E-Rechnung ist auf „Ausstehend“ gesetzt.
• Rechnungen, bei denen die Option bei denen die Option E-Rechnungsprozess aktiviert ist und für den zugehörigen Prozesstyp die Option Nach Antwort verarbeiten aktiviert ist, wobei das Feld E-Rechnungsstatus „Akzeptiert“ ist
  • Die Option Drucken/Senden sendet die Rechnungen mit der Option Standardmethode, die sich auf den Nachrichtentyp INVOIC auf der Registerkarte Kunden-/Nachrichteneinrichtung bezieht und aktiviert ist. Gesendete Rechnungen werden auf der Seite Gesendete Rechnungen abgelegt. Die anderen Rechnungen werden in das Berichtsarchiv verschoben und können gedruckt werden. Die anderen Rechnungen werden ebenfalls per E-Mail gesendet, wenn der Kunde für den Erhalt von Rechnungen per E-Mail eingerichtet ist.
  • Die Option Nur drucken berücksichtigt die Kundenrechnungen mit der Option Standardmethode, die sich auf den Nachrichtentyp INVOIC auf der Registerkarte Kunde/Nachrichteneinrichtung bezieht und nicht aktiviert ist. Diese werden in das Berichtsarchiv verschoben und können gedruckt werden. Die Rechnungen werden ebenfalls per E-Mail gesendet, wenn der Kunde für den Erhalt von Rechnungen per E-Mail eingerichtet ist.
  • Die Option Nur senden sendet die Rechnungen mit der Option Standardmethode, die sich auf den Nachrichtentyp INVOIC auf der Registerkarte Kunden-/Nachrichteneinrichtung bezieht und aktiviert ist. Gesendete Rechnungen werden auf der Seite Gesendete Rechnungen abgelegt.
  • Die Option Drucken und Senden sendet die Rechnungen mit der Option Standardmethode, die sich auf den Nachrichtentyp INVOIC auf der Registerkarte Kunden-/Nachrichteneinrichtung bezieht und aktiviert ist. Gesendete Rechnungen werden auf der Seite Gesendete Rechnungen abgelegt. Die gleichen Rechnungen werden in das Berichtsarchiv verschoben und können gedruckt werden. Die anderen Rechnungen werden ebenfalls per E-Mail gesendet, wenn der Kunde für den Erhalt von Rechnungen per E-Mail eingerichtet ist.
  • Die Option E-Mail sendet E-Mails an die angegebenen Kunden unter Verwendung von IFS/Connect und der für das Ereignis PDF_REPORT_CREATED festgelegten Regeln. E-Mails werden nur an Kunden gesendet, die für den Erhalt von Rechnungen per E-Mail eingerichtet sind und bei denen der Nachrichtentyp INVOICE mit der Option Methode Standard nicht aktiviert ist.
• Die Option Drucken oder E-Mail legt detaillierte Anhänge mit dem Titel „Mietrechnungsdetails für serialisierte Teile“ im Berichtsarchiv ab. Diese Anhänge enthalten umfassende Informationen zu jeder konsolidierten Position der jeweiligen Kundenrechnung. Dies ist besonders relevant, wenn Kundenrechnungspositionen für Mietpositionen mit Serienartikeln konsolidiert werden.
• Weitere Informationen zu den Auswirkungen auf das System beim Drucken der Rechnungen mithilfe der Optionen Drucken/Senden und Nur drucken sind unter der Beschreibung zur Aktivität „Kundenrechnung drucken“ erhältlich.
• Weitere Informationen zu den Auswirkungen auf das System beim Senden der Rechnungen mithilfe der Optionen Drucken/Senden, Nur senden und Drucken und senden sind unter der Beschreibung zur Aktivität „Kundenrechnung senden“ erhältlich.
• Weitere Informationen zu den Auswirkungen auf das System beim Verwenden der Option E-Mail sind unter der Beschreibung zur Aktivität „Kundenrechnung per E-Mail senden“ erhältlich.

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