Datenerfassung für Lieferantenrechnungen

Einführung

Diese firmenspezifische Funktion, Datenerfassung für Lieferantenrechnungen dient der automatischen Extraktion von Rechnungsdaten aus Lieferantenrechnungen, die per E-Mail eingehen. Benutzer können Rechnungen auch manuell in IFS Cloud hochladen, wo das System die Daten mithilfe von KI erfasst.

Die Funktionalität nutzt eine Kombination aus optischer Zeichenerkennung (OCR) und künstlicher Intelligenz (KI), um Rechnungsdetails zu verarbeiten. Es unterstützt PDF-Dateien und gängige Bildformate wie JPG, JPEG und PNG.

Voraussetzungen

  1. Parameter aktivieren

    Der Benutzer muss den Parameter Datenerfassung mit KI aktivieren, um diese Funktion nutzen zu können. Dieser Parameter befindet sich auf der Seite Firma > Unterseite Rechnung > Registerkarte Allgemein , unter dem Abschnitt Parameter für die Erfassung von Daten aus Lieferantenrechnungen.

  2. E-Mail einrichten

    Wenn Rechnungen per E-Mail abgerufen werden sollen, muss die E-Mail-Adresse, an die Lieferantenrechnungen gesendet werden sollen, im Feld E-Mail im Abschnitt Parameter für die Erfassung von Daten aus Lieferantenrechnungen (Seite Firma > Unterseite Rechnung > Registerkarte Allgemein) eingegeben werden.

    Ab IFS Cloud 26R1 können mehrere Unternehmen ein gemeinsames E-Mail-Postfach für den Rechnungseingang nutzen. Das System identifiziert und ruft jedes Rechnungsdokument anhand der definierten unternehmensspezifischen Informationen dem richtigen Unternehmen zu.

  3. Steuercodes

    Die Steuercodes, die sich auf Externe Lieferantenrechnungen beziehen, müssen auf der Seite Externe Lieferantenrechnung Steuerschlüssel definiert werden.

  4. Unterstützte Formate

    Rechnungen müssen im PDF-, JPG-, JPEG- oder PNG-Format vorliegen.

  5. Technische Empfehlungen

    • Laden Sie nur Dokumente hoch, die Rechnungen enthalten.
    • Wenn eine Datei mehrere Rechnungen enthält, teilen Sie sie vor dem Hochladen in einzelne Dokumente auf.
    • Enthält ein Dokument einer Rechnung auch nicht zusammenhängende Textinformationen, werden diese Details nicht erfasst, aber es werden dennoch Verarbeitungs-Token verbraucht. Um eine unnötige Nutzung zu vermeiden, müssen Sie vor dem Hochladen nicht relevante Inhalte entfernen.

Schritte

  1. Lieferantenrechnungen anzeigen

    Per E-Mail abgerufen

    Nach Eingabe einer E-Mail Adresse werden die an diese Adresse gesendeten Rechnungen automatisch abgerufen und auf der Seite Datenerfassung für Lieferantenrechnungen mit angezeigt:

    • Status: Eingegangen
    • Quelle: E-Mail

    Diese Funktion verwendet die Standardinstanz MAIL_READER1 auf der Seite Leser. Der Connector unterstützt das Verknüpfen mit dem bevorzugten Mailserver unter Verwendung von Basisauthentifizierung, Client-Anmeldeinformationen oder Autorisierungscode.

    Manueller Upload

    Benutzer können Rechnungen im PDF-, JPG-, JPEG- oder PNG-Format mit dem Befehl Rechnungsdatei hinzufügen auf der Seite Datenerfassung für Lieferantenrechnungen hochladen.

    • Wenn ein nicht unterstütztes Dateiformat hochgeladen wird, wird eine Fehlermeldung angezeigt.
    • Anzeige der hochgeladenen Rechnungen mit:
      • Status: Eingegangen
      • Quelle: Datei-Upload

    Alle Rechnungen werden vom ältesten bis zum jüngsten Eingang sortiert.

  2. Rechnungsdaten scannen und erfassen

    Rechnungen per E-Mail abrufen

    Per E-Mail empfangene Rechnungen werden automatisch mit Microsoft Azure Document Intelligence und GPT-5.2 von OpenAI auf Azure gescannt, und die extrahierten Daten werden durch die Nachverarbeitungslogik innerhalb der IFS Cloud-Geschäftslogik weiterverarbeitet. Erfasste Daten werden auf der Seite Datenerfassung für Lieferantenrechnung zusammen mit einer Vorschau der Rechnung angezeigt.

    Manuell hochgeladene Rechnungen

    Manuell hochgeladene Rechnungen werden ebenso wie per E-Mail empfangene Rechnungen mit Microsoft Azure Document Intelligence und GPT-5.2 von OpenAI auf Azure gescannt und verarbeitet. Die extrahierten Daten werden mit derselben Nachbearbeitungslogik verarbeitet und mit einer Vorschau angezeigt.

    Zu den aus dem Rechnungskopf erfassten Daten gehören:

    • Lieferant
    • Rechnungsnummer
    • Rechnungsdatum
    • Fälligkeitsdatum
    • Rechnungsempfänger
    • Bestellreferenz
    • Bruttobetrag
    • Nettobetrag
    • Steuerbetrag

    Zu den aus den Zeilen der Rechnung erfassten Daten gehören:

    • Bezeichnung
    • Maßeinheit
    • Menge
    • Steuersatz
    • Stückpreis
    • Nettobetrag
    • Steuerbetrag

    Der Abschnitt Zeileninformationen hebt etwaige Unterschiede zwischen der Summe der Positionen und den Kopfsummen hervor.

  3. Erfasste Rechnungsdaten überprüfen und verifizieren

    • E-Rechnung-Lebenszyklus verwendenkönnen eine oder mehrere Rechnungen auswählen und auf Details klicken, um sie auf der Seite Datenerfassung für Lieferantenrechnungen zu überprüfen.
    • Sowohl Kopf- als auch Positionsdaten können mit der Rechnungsvorschau abgeglichen werden. Bei Bedarf können Änderungen vorgenommen werden.
    • Rundungsdifferenzen können in das Feld Rundungsbetrag auf der Kopfebene eingegeben werden. Dieser Wert wird bei der Berechnung von Abweichungen zwischen Kopfsummen und Positionssummen berücksichtigt.
    • Wenn gültige Steuercodes definiert sind, gleicht IFS den erfassten Steuersatz mit Hilfe von AI automatisch mit dem entsprechenden Steuercode ab.
    • Wenn der Benutzer den Steuercode oder Nettobetrag manuell ändert, wird der Steuerbetrag entsprechend neu berechnet.

  4. Änderungen rückgängig machen

    • Die Befehlsschaltfläche Änderungen rückgängig machen ist nur sichtbar, wenn Änderungen an Kopf- oder Zeilendaten vorgenommen wurden.
    • Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die ursprünglich erfassten Werte wiederhergestellt.

  5. Rechnung an „Externen Lieferantenrechnungen“ übertragen

    • Nach der Prüfung können Benutzer die Rechnung in den Workflow Externe Lieferantenrechnungen übertragen, indem sie auf die Befehlsschaltfläche Überweisungsrechnung klicken.
    • Wenn es Abweichungen zwischen Positions- und Kopfsummen gibt (unter Berücksichtigung von Rundungsanpassungen), wird vor der Übertragung eine Warnmeldung angezeigt.
    • Einmal übertragen:
      • Der Status wird auf „Übertragen“ aktualisiert.
      • Eine neue Schaltfläche „Externe Lieferantenrechnungen anzeigen“ wird verfügbar, um direkt zur Seite Externe Lieferantenrechnungen zu navigieren.
    • Bei der Übertragung folgt die Rechnung dem Standard-Workflow von IFS E-Rechnung.
    • Auf der Seite Datenerfassung für Lieferantenrechnungen können Benutzer übertragene Rechnungen anzeigen, indem sie die Option Rechnungen mit dem Status „Empfangen“ anzeigen im Suchfeld deaktivieren.

Wichtige Richtlinien