Zahlungsauftrag erstellen
Erläuterung
Diese Aktivität dient zum Erstellen eines Zahlungsauftrags aus einem bestätigten Zahlungsvorschlag.
Abhängig von der gewählten Zahlungsart und dem dazugehörigen Zahlungsformat enthält der
Zahlungsauftrag Ausgabedaten für eine Datei oder einen sonstigen Datenträger. Die besagte Ausgabedatei
kann an einem gesicherten Ort gespeichert werden, der auf der IFS Connect-Einrichtung basiert, wenn die Option
Nur im Hintergrund ausführen in Zahlungsformaten pro Firma aktiviert ist. Die
Ausgabedatei kann über Kyriba gesendet werden, wenn die Option An Dienstanbieter senden unter
Zahlungsformate pro Firma aktiviert ist. Was auf der Seite
Zahlungsformat definiert ist, wird hier standardmäßig übernommen. Der
Anwender erhält jedoch die Kontrolle über diese Option im Assistenten Neuer
Zahlungsauftrag. Der Zahlungsavis pro Lieferant kann in Abhängigkeit vom Setup auf
Lieferantenseite gedruckt werden. Es ist auch möglich, einen Zahlungsavis direkt beim Drucken des Zahlungsavis
an den Kreditoren-Ansprechpartner des jeweiligen Lieferanten zu senden. Der Zahlungsavis wird basierend auf den
Ausgabemedien an Lieferanten gesendet, die mit dem Kreditoren-Ansprechpartner verknüpft sind. Für
Zahlungsavis werden die Ausgabemedien E-Mail, Post an Fax, XML und Ausdruck
unterstützt.
Wenn Zahlungsartenpläne verwendet wurden und der Zahlungsauftrag erstellt wurde, werden der
Zahlungsvorschlag und der dazugehörige Zahlungsartenplan entfernt.
Voraussetzungen
- Der Lieferantenzahlungsvorschlag muss bestätigt worden sein.
- Wenn die Ausgabedatei in einem geschützten Ordner erstellt werden muss, sollte die Option Nur im
Hintergrund ausführen in den Zahlungsformaten pro Firma aktiviert
werden.
- Wenn die Ausgabedatei über Kyriba gesendet werden muss, sollte die Option An Dienstanbieter
senden unter Zahlungsformate pro Firma aktiviert worden sein.
- Wenn die Ausgabedatei über Kyriba gesendet werden muss, müssen die Routing-Regeln und
Routing-Adressen gemäß dem Abschnitt ISO 20022-Integrationen für ausgehende
XML-Datei des folgenden technischen Leitfadens konfiguriert worden sein.
- Die Option Zahlungsavis erstellen hätte für das erforderliche Zahlungsformat auf der Seite
Zahlungsformate pro Firma auf „Ja“ gesetzt werden sollen, um die Zahlungsavise zu
drucken.
Hinweis: Wählen Sie auf der Seite Zahlungsformate pro Firma das benötigte
Zahlungsformat aus und klicken Sie auf Zahlungsformate, wenn Sie die Option Zahlungsavis erstellen
auswählen möchten.
- Wenn Sie Zahlungsavise in Batches basierend auf dem Ausgabemedium und der Sprache erstellen möchten,
müssen Sie die Option Zahlungsavis als Einzeldruck auf der Seite Zahlungsformate auf
„Ja“ setzen.
- Öffnen Sie die Seite Lieferant und wählen Sie Bei Auftr.Erstellung oder
Abhängig von Format aus der Liste Zahlungsavis aus, wenn der Zahlungsavis mit dem
Lieferantenzahlungsauftrag gedruckt werden soll. Bei Auswahl von Bei Auftr.Erstellung wird ein
Zahlungsavis beim Erstellen eines Lieferantenzahlungsauftrags erstellt, ohne dass spezifische Bedingungen
geprüft werden. Bei Auswahl von Abhängig von Format müssen Bedingungen für das
jeweilige Zahlungsformat erfüllt sein, um einen Zahlungsavis bei der Erstellung eines
Lieferantenzahlungsauftrags zu erstellen.
- Wählen Sie den Namen des Kreditoren-Ansprechpartners und den Ausgabemedientyp im Gruppenfeld
Kreditoren-Ansprechpartner beim Lieferanten auf der Registerkarte Zahlung der Seite
Lieferant aus, wenn der Zahlungsavis direkt basierend auf den gewählten Ausgabemedien an einen
Lieferanten gesendet werden soll.
Die folgenden Voraussetzungen sollten zutreffen, um Zahlungsavise mithilfe von Ausgangsmedien zu senden:
- IFS/Print Server und IFS/Connect müssen installiert sein.
- Die Print-Server-Archivierung muss aktiviert sein.
- Das Ereignis PDF_REPORT_CREATED muss definiert und aktiviert sein.
- Zum Senden des Zahlungsavis per E-Mail müssen Sie E-Mail im Feld Kommunikationsmethode auf
der Registerkarte „Lieferant/Komm.Methode“ auswählen und die E-Mail-Adresse des
Empfängers im Feld Wert für den jeweiligen Lieferanten angeben. Der
Kreditoren-Ansprechpartner beim Lieferanten sollte mithilfe der Werteliste auf der Registerkarte
„Lieferant/Zahlung“ eingegeben werden. Und wählen Sie auch E-Mail als
Ausgabemedientyp auf der Registerkarte „Lieferant/Zahlung“ aus.
- Zum Senden des Zahlungsavis mithilfe von Post an Fax müssen Sie den Faxserver im Feld
Kommunikationsmethode auf der Registerkarte „Firma/Komm.Methode“ auswählen
und den Faxserver im Feld Wert für die jeweilige Firma angeben. Auf der Registerkarte
„Lieferant/Kommunikationsmethode“ sollte Fax als Kommunikationsmethode aktiviert werden
und die Faxnummer des Empfängers sollte im Feld Wert für den jeweiligen Lieferanten angegeben
werden. Der Kreditoren-Ansprechpartner beim Lieferanten sollte mithilfe der Werteliste auf der
Registerkarte „Lieferant/Zahlung“ eingegeben werden. Außerdem müssen Sie auf
der Registerkarte „Lieferant/Zahlung“ Post an Fax als Ausgabemedientyp
auswählen.
- Zum Senden des Zahlungsavis als XML-Datei müssen Sie auf der Registerkarte
„Lieferant/Komm.Methode“ eine Kommunikationsmethode auswählen und einen
entsprechenden Wert für die Kommunikationsmethode hinzufügen. Der Kreditoren-Ansprechpartner beim
Lieferanten sollte mithilfe der Werteliste auf der Registerkarte
„Lieferant/Zahlung“ eingegeben werden. Außerdem müssen Sie auf der
Registerkarte „Lieferant/Zahlung“ XML als Ausgabemedientyp auswählen.
Systemauswirkungen
Ein Zahlungsauftrag wird erstellt. Nach dem Erstellen eines Zahlungsauftrags wird wie folgt ein Zahlungsavis im
Fenster Berichtsarchiv erstellt:
Bei aktivierter Option Zahlungsavis als Einzeldruck auf der Seite Zahlungsformate:
- Das System sendet den Zahlungsavis basierend auf dem Wert an jeden Lieferanten/Zahlungsempfänger, der
mit dem Ausgabemedium verknüpft ist, wenn das gewählte Ausgangsmedium E-Mail oder Post an
Fax ist.
- Das System generiert eine einzelne XML-Datei für alle Lieferanten/Zahlungsempfänger mit dem
Ausgabemedientyp XML.
- Das System generiert eine einzelne PDF-Datei für alle Lieferanten/Zahlungsempfänger mit dem
Ausgabemedientyp Ausdruck.
- Alle generierten Zahlungsavise werden basierend auf dem Ausgabemedium und der Sprache des
Lieferanten/Zahlungsempfängers gruppiert und im Fenster Berichtsarchiv angezeigt.
Bei deaktivierter Option Zahlungsavis als Einzeldruck auf der Seite Zahlungsformate:
- Das System sendet den Zahlungsavis basierend auf dem Wert an jeden Lieferanten/Zahlungsempfänger, der
mit dem Ausgabemedium verknüpft ist, wenn das gewählte Ausgangsmedium E-Mail oder Post an
Fax ist.
- Das System generiert eine XML-Datei pro Lieferant/Zahlungsempfänger für alle
Lieferanten/Zahlungsempfänger mit dem Ausgabemedium XML.
- Das System generiert eine PDF-Datei pro Lieferant/Zahlungsempfänger für alle
Lieferanten/Zahlungsempfänger mit dem Ausgabemedium Ausdruck.
- Alle pro Lieferant/Zahlungsempfänger generierten Zahlungsavise werden im Fenster
Berichtsarchiv angezeigt.
Im System werden erst Zahlungen erstellt, wenn die Rechnungen und Akontozahlungen mithilfe der Aktivität
„Zahlung bestätigen“ aus dem Zahlungsauftrag entfernt werden. In einem Zahlungsauftrag enthaltene
Rechnungen können nicht für weitere Zahlungen ausgewählt werden.
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