Dokument einchecken
Erläuterung
Diese Aktivität dient zum Einchecken von Dokumentenrevisionen und ihren angefügten Dokumentendateien
in das Repository. Nach dem Einchecken ist die Reservierung des Dokuments automatisch aufgehoben und sie ist
für andere Anwender verfügbar.
Wenn mit der Dokumentenrevision keine Dokumentendatei verknüpft ist, kann eine Dokumentendatei an die
Dokumentenrevision angefügt werden und beide können zusammen eingecheckt werden.
Eine Ansichtskopie kann auf zwei Arten zusammen mit der Dokumentdatei eingecheckt werden:
- Wenn IFS Aurena Agent installiert ist, müssen die Ansichtskopie und das Originaldokument am selben Ort
gespeichert sein und denselben Dateinamen, aber unterschiedliche Dateierweiterungen haben. Zum Beispiel ist der
Name der Ansichtkopie mydoc.pdf, während der Name der Originaldokumentendatei mydoc.doc lautet. Wenn Sie IFS
Aurena Agent verwenden, müssen Sie die Ansichtskopie nicht manuell auswählen. Sobald Sie die
Originaldatei auswählen und die angegebenen Bedingungen erfüllt sind, wird sie automatisch zusammen mit
der Originaldatei eingecheckt.
- Ohne IFS Aurena Agent kann die Ansichtskopie in einem anderen Ordner als das Originaldokument gespeichert
werden und muss nicht denselben Dateinamen wie das Original haben. In diesem Fall müssen Sie die
Ansichtsdatei im Feld Datei zum Hochladen auswählen auswählen und den
Schalter Ansichtsdatei hochladen aktivieren.
Andere Dateien können in eine Dokumentenrevision eingecheckt werden, wenn sie den gleichen Dateinamen, aber
verschiedene Dateierweiterungen haben. Beim Einchecken eines Dokuments werden die Arten von Dokumenten, die
eingecheckt werden können, im Feld Dateien von Typ des Dialogs Datei zum Einchecken
auswählen angezeigt.
Für diese Aktivität wird IFS Aurena Agent verwendet. Einzelheiten zu den Dateivorgängen, die
Aurena Agent unterstützt, finden Sie unter Verwendung
von Aurena Agent in der Dokumentenverwaltung.
Voraussetzungen
- Bearbeitungszugriff für die Dokumentenrevision ist erforderlich.
- Eine vorhandene Dokumentenrevision muss ausgecheckt werden oder eine neue Dokumentenrevision wird ohne eine
verknüpfte Dokumentendatei erstellt.
- Der Bearbeiter muss derjenige Anwender sein, der die Dokumentenrevision zuvor ausgecheckt hat.
- Der Dateityp des einzucheckenden Dokuments muss auf der Registerkarte EDM-Grundlagen/Dateitypen
registriert werden.
Auswirkungen
- Die Dokumentendatei und die Ansichtskopiedatei (falls vorhanden) werden in das Repository eingecheckt.
- Wenn die Option Nach Einchecken einer initialen Datei, lokale Datei löschen im Fenster
Anwendereinstellungen aktiviert ist, wird die Dokumentendatei beim ersten Einchecken am Speicherort des
lokalen Auscheck-Pfads entfernt. Bei nachfolgenden Eincheckvorgängen wird die Datei immer aus dem lokalen
Checkout-Pfad entfernt.