Serviceprojekte in IFS Cloud dienen der Verwaltung von serviceorientierten Aufgaben, die projektähnlich aufgebaut sind, jedoch nicht den vollständigen Aufwand einer herkömmlichen Projektverwaltung erfordern. Sie eignen sich für die Bearbeitung gruppierter Serviceumfänge wie Installationen, Überholungen, Upgrades oder wiederkehrende Servicepakete, die eine Koordination über Zeit, Ressourcen und Finanzen hinweg erfordern.
Ein Serviceprojekt fungiert als paralleler Header, der Services und Leistungsumfänge zusammenfasst, die aus einer oder mehreren Angebotsanfragen und Anforderungen stammen. Die Services und Aufgaben werden weiterhin innerhalb ihrer jeweiligen Angebote oder Anfragen verwaltet, während das Serviceprojekt einen zentralen Koordinationspunkt für Übersicht, Planung und Überwachung bietet. Dieser Ansatz ermöglicht eine übergreifende Sicht auf Angebote und Anfragen, ohne die vollständige IFS Projects‑Funktionalität aufzurufen.
Serviceprojekte unterstützen die Planung auf mehreren Ebenen, einschließlich des Serviceprojektkopfs, von Angeboten, Anfragen sowie einzelnen Services oder Leistungsumfängen. Sowohl angeforderte als auch geplante Termine können festgelegt werden, sodass Organisationen zwischen den Kundenerwartungen und den internen Lieferplänen unterscheiden können.
Während der Angebotsphase können Ressourcenanforderungen als vorläufig definiert und anhand der verfügbaren Kapazität nach Ressourcengruppe oder Qualifikation bewertet werden. Diese vorläufigen Anforderungen sind in den Kapazitätsansichten sichtbar und unterstützen frühe Machbarkeitsbewertungen, ohne dass benannte Ressourcen zugewiesen werden müssen. Nach der Kundenzustimmung werden vorläufige Bedarfe in bestätigte Bedarfe umgewandelt, um einen kontrollierten Übergang von der Planung zur Ausführung sicherzustellen. Die Zuweisung benannter Ressourcen erfolgt näher am Ausführungszeitpunkt, sodass Planende die Flexibilität mit der Liefersicherheit in Einklang bringen können.
Finanz- und Betriebsdaten werden von Aufgaben zu Services und anschließend auf die Ebene des Serviceprojekts zusammengeführt. Dies bietet eine konsolidierte Übersicht über die geplanten und tatsächlichen Kosten, Erlöse und Margen für alle zugehörigen Arbeiten. Das Serviceprojekt ermöglicht außerdem die Überwachung des Fortschritts, von Ausnahmen und des gesamten Lieferstatus für die gruppierten Serviceumfänge.
Serviceprojekte sind vollständig in die bestehenden Anfrage- und Angebotsprozesse in IFS Cloud integriert. Services können über eine Angebotsanfrage mit einem Serviceprojekt verknüpft werden oder direkt über eine Anfrage, wenn kein Angebot erforderlich ist. Wenn ein Angebot angenommen wird, erzeugt das System die entsprechenden Anforderungsstrukturen und behält dabei die Verknüpfung mit dem Serviceprojekt bei, um die Kontinuität zwischen Planungs- und Ausführungsphasen sicherzustellen. Diese Integration stellt sicher, dass Organisationen Serviceprojekte schrittweise einführen können, indem sie ihre bestehenden Service-Management-Workflows um erweiterte Funktionen für Planung, Koordination und Transparenz ergänzen, ohne etablierte Prozesse zu beeinträchtigen.
Der Status eines Serviceprojekts spiegelt den gesamten Ausführungszustand der verbundenen Services wider und wird hauptsächlich durch den Status der zugrunde liegenden Anforderungen bestimmt. Ein Serviceprojekt wird zunächst im Status Neu erstellt, während die Arbeiten vorbereitet werden. Wenn die Ausführung in mindestens einem verbundenen Anforderungsbereich startet, wechselt das Serviceprojekt zu Gestartet. Sobald alle verbundenen Anforderungsbereiche abgeschlossen sind und keine offenen Angebote mehr vorhanden sind, wird das Serviceprojekt auf Abgeschlossen gesetzt und kann anschließend Geschlossen werden, wenn alle zugehörigen Anforderungen vollständig abgeschlossen sind.
Ein Serviceprojekt kann Storniert werden, bevor die Ausführung abgeschlossen ist, sofern keine Rechnungsentwürfe erstellt wurden. Wenn der Serviceauftrag storniert wird, wird das Serviceprojekt von den zugehörigen Geltungsbereichen getrennt. Diese Statusverwaltung stellt sicher, dass das Serviceprojekt stets den konsolidierten und korrekten Zustand der zusammengefassten Servicearbeiten widerspiegelt.